سائیڈ ایونٹ کی چیک لسٹ: 8 ہفتے پہلے سے ایک دن بعد تک

بغیر کسی سرپرائز کے سائیڈ ایونٹ منظم کرنے کے لیے پیچھے کی طرف کیلنڈر بنا کر چلیں: آٹھ ہفتے پہلے مقصد، تاریخ اور وینیو طے کریں؛ چھ سے چار ہفتے پہلے کو ہوسٹس اور اسپیکرز پکے کریں اور رجسٹریشن کھولیں؛ آخری دو ہفتوں میں سپلائرز کی تصدیق کریں اور نشستوں کا انتظام کریں؛ ایونٹ کے دن QR کوڈ سے چیک ان کریں؛ اور اگلے دن نتائج ناپیں اور شکریہ ادا کریں۔ یہ چیک لسٹ کسی بڑی کانفرنس کے گرد آدھے دن کے سائیڈ ایونٹ کے لیے بنائی گئی ہے؛ اگر آپ کا ایونٹ چھوٹا یا بڑا ہے تو اسے ڈھال لیں۔

اگر آپ کو ابھی واضح نہیں کہ سائیڈ ایونٹ کیا ہوتا ہے یا اسے کرنا فائدہ مند کیوں ہے تو کرپٹو کانفرنسز میں سائیڈ ایونٹس: یہ کیا ہیں اور ایک کیسے منظم کریں سے آغاز کریں۔

8 ہفتے پہلے: بنیادی فیصلے

مقصد اور فارمیٹ

ایونٹ کا مقصد ایک جملے میں لکھیں (ڈویلپرز کا اپنانا، پارٹنرز، مقامی کمیونٹی، برانڈ)۔
مثالی سامعین اور ہال کا ہدف سائز طے کریں۔
فارمیٹ چنیں: ٹاکس، ورکشاپ، مختصر ہیکاتھون، بند ناشتہ، نیٹ ورکنگ۔
کامیابی کے پیمانے طے کریں: حقیقی شرکاء، پروفائلز، ملاقاتیں، پراجیکٹس۔

تاریخ

مرکزی کانفرنس کا سرکاری ایجنڈا دیکھیں اور اس کے اہم لمحات سے بچیں۔
اس ہفتے پہلے سے اعلان شدہ سائیڈ ایونٹس دیکھیں۔
دن اور وقت کی پٹی چنیں؛ ایک متبادل نوٹ کریں۔

وینیو اور بجٹ

کانفرنس کے قریب یا اچھی طرح جڑے ہوئے دو یا تین ممکنہ وینیوز کی فہرست بنائیں۔
گنجائش، کنیکٹیویٹی، ساکٹس، آواز، پروجیکٹر اور رسائی کی تصدیق کریں۔
وینیو معاہدے کے ساتھ بک کریں: سیٹ اپ کے اوقات، کیٹرنگ، منسوخی۔
سادہ بجٹ بنائیں: وینیو، کیٹرنگ، تکنیکی سامان، مرچنڈائز، فوٹوگرافی، ہنگامی اخراجات۔
ہر سپلائر کے ساتھ کرنسی اور ادائیگی کا طریقہ طے کریں۔

آن لائن موجودگی

ایونٹ کی سائٹ ویٹنگ لسٹ کے ساتھ پری لانچ موڈ میں بنائیں۔
ہسپانوی میں اور، اگر مناسب ہو، انگریزی اور پرتگالی میں مختصر تعارفی متن تیار کریں۔

6 ہفتے پہلے: اتحادی اور پروگرام

کو ہوسٹس اور پارٹنرز

تکمیلی سامعین رکھنے والے ایک یا دو کو ہوسٹس کو مدعو کریں۔
تحریری طور پر طے کریں: کون کیا ادا کرتا ہے، لوگوز، ذکر، شرکاء کو کون جواب دیتا ہے، اور رجسٹریشن کا ڈیٹا کیسے استعمال ہوتا ہے۔
تشہیر کے لیے مقامی کمیونٹیز (ڈویلپر گروپس، یونیورسٹیاں) سے رابطہ کریں۔
سوچیں کہ کسی میڈیا پارٹنر یا کریئیٹرز کو شامل کرنا ہے یا نہیں؛ طے کریں کہ بارٹر ہوگا یا ادائیگی۔

اسپیکرز

مطلوبہ اسپیکرز کی فہرست بنائیں اور انہیں مدعو کریں۔
اگر کمیونٹی کی ٹاکس چاہییں تو درخواستیں کھولیں۔
تصدیق کریں کہ آپ اسپیکرز کے لیے کیا برداشت کرتے ہیں (داخلہ، آمد و رفت، کھانا)۔
اگر اسپیکرز سفر کر رہے ہیں تو بین الاقوامی اسپیکرز کے لیے ویزا اور لاجسٹکس دیکھیں۔

سیکیورٹی

وینیو سے مجاز گنجائش اور ہنگامی اخراج کی تصدیق کریں۔
پوچھیں کہ کیا وینیو انشورنس یا اجازت نامے مانگتا ہے؛ ضرورت ہو تو بروکر سے مشورہ کریں۔
ضابطہ اخلاق شائع کریں۔

5 ہفتے پہلے: رجسٹریشن کھولیں

یہاں سے رجسٹریشن اور چیک ان کا پہلو شروع ہوتا ہے، جو منظم سائیڈ ایونٹ کو افراتفری والے سے سب سے زیادہ ممتاز کرتا ہے۔

زیادہ سے زیادہ نشستوں کے ساتھ رجسٹریشن کھولیں (گنجائش کے مطابق، آپ کی خواہش کے مطابق نہیں)۔
طے کریں کہ اندراج کھلا ہوگا یا دستی منظوری سے (مثلاً صرف ڈویلپرز)۔
صرف ضروری ڈیٹا مانگیں: نام، ای میل، اور زیادہ سے زیادہ ایک یا دو مفید سوالات۔
فارم میں بتائیں کہ آپ ڈیٹا کیسے استعمال کریں گے اور کیا اسے کو ہوسٹس کے ساتھ شیئر کیا جائے گا۔
ترتیب دیں کہ ہر رجسٹرڈ شخص کو ای میل پر QR کوڈ والا ٹکٹ ملے۔
نشستیں بھر جانے پر بھیجنے کے لیے ویٹنگ لسٹ کا پیغام تیار کریں۔
ایونٹ کا اعلان X، Telegram، WhatsApp، Discord اور کو ہوسٹس کے چینلز پر کریں۔

4 ہفتے پہلے: ایجنڈا اور مواصلات

ایجنڈا حتمی کریں: اوقات، عنوانات، اسپیکرز، وقفے۔
ایجنڈا ایونٹ کی سائٹ پر شائع کریں۔
تصدیق شدہ اسپیکرز اور کو ہوسٹس شائع کریں۔
اسپیکرز سے بائیو، تصویر اور حتمی عنوان مانگیں۔
آنے والے ہفتوں کے لیے سوشل میڈیا مواد کی منصوبہ بندی کریں۔
فوٹوگرافی کا اور، اگر لاگو ہو، ریکارڈنگ کا کوٹیشن مانگیں۔

3 ہفتے پہلے: سپلائرز

کیٹرنگ کی تصدیق کریں: متوقع رجسٹرڈ افراد کے مطابق مقدار، سبزی خور آپشنز اور پابندیاں۔
تکنیکی سامان کی تصدیق کریں: مائیکروفونز، پروجیکٹر، ایڈاپٹرز، کنیکٹیویٹی۔
مرچنڈائز یا پرنٹنگ کا آرڈر دیں (بیجز، بینر، سائن بورڈز)۔
ہال کا نقشہ طے کریں: رجسٹریشن، اسٹیج، نیٹ ورکنگ زون، کیٹرنگ۔
رجسٹریشن اور مدد کے لیے رضاکاروں کو بلائیں۔

2 ہفتے پہلے: نشستوں کا انتظام

رجسٹرڈ افراد کا نشستوں سے موازنہ کریں۔ اگر طلب زیادہ ہو تو ویٹنگ لسٹ فعال کریں۔
اگر طلب کم ہو تو کو ہوسٹس اور کمیونٹیز کے ساتھ تشہیر بڑھائیں۔
رجسٹرڈ افراد کو تاریخ، وقت، پتے اور ساتھ کیا لانا ہے کے ساتھ یاد دہانی بھیجیں۔
کہیں کہ اگر وہ شرکت نہیں کر سکتے تو اپنی جگہ چھوڑ دیں۔
اسپیکرز کو عملی گائیڈ بھیجیں: پہنچنے کا وقت، ہال، سلائیڈز کا فارمیٹ، رابطہ۔

1 ہفتہ پہلے: سب کچھ پکا کریں

ہر سپلائر سے پہنچنے کے وقت اور موقع پر رابطے کی تصدیق کریں۔
ہر اسپیکر اور کو ہوسٹ سے تصدیق کریں۔
سلائیڈز وصول کریں اور انہیں آزمائیں۔
طے کریں کہ دروازے پر چیک ان کون کرے گا اور کن آلات سے۔
چند آزمائشی ٹکٹس سے QR اسکیننگ آزمائیں۔
بیک اپ طریقہ تیار کریں: اگر QR نہ پڑھا جائے تو نام یا ای میل سے دستی تلاش۔
اسٹاف کا WhatsApp یا Telegram گروپ بنائیں۔
کٹ تیار کریں: کیبلز، ایڈاپٹرز، ایکسٹینشنز، ٹیپ، چارجرز، فرسٹ ایڈ باکس۔

ایک دن پہلے

رجسٹرڈ افراد کو پتے کے ساتھ آخری یاد دہانی بھیجیں اور مشورہ دیں کہ QR ہاتھ میں رکھیں۔
اگر منسوخیاں ہوئیں تو ویٹنگ لسٹ کو نشستیں جاری کریں۔
اگر وینیو اجازت دے تو سیٹ اپ کا جائزہ لیں۔
چیک ان ٹیم کے فونز اور بیٹریاں چارج کریں۔

ایونٹ کا دن

دروازے کھلنے سے پہلے

اسٹاف اور رضاکاروں کے ساتھ پانچ منٹ کی میٹنگ: کردار، اخراج، رابطے۔
آواز، پروجیکشن اور انٹرنیٹ کا ٹیسٹ۔
چیک ان پوائنٹ واضح سائن بورڈز کے ساتھ تیار۔
پیک آور میں کم از کم دو افراد اسکین کر رہے ہوں۔

QR سے چیک ان، عملی طور پر

ایپ سے ہر شریک کا QR اسکین کریں؛ دوبارہ اسکین ہونے پر الرٹ آنا چاہیے۔
جسے اپنا QR نہ ملے: نام یا ای میل سے تلاش کریں اور داخلہ دستی طور پر درج کریں۔
طے کریں کہ بغیر رجسٹریشن آنے والے کا کیا کرنا ہے: اگر جگہ ہو تو دروازے پر ویٹنگ لسٹ، یا اگر آپ گنجائش کی حد پر ہوں تو شائستہ "نہیں"۔
گنجائش کا احترام کرنے کے لیے شرکاء کی ریئل ٹائم گنتی رکھیں۔

دوران

ہر ٹاک کے اوقات کا خیال رکھیں۔
اسپیکرز اور کو ہوسٹس کا استقبال کریں۔
سوشل میڈیا اور کو ہوسٹس کی رپورٹ کے لیے تصاویر لیں۔
ایجنڈا کی تبدیلیاں ایپ اور سوشل میڈیا پر شائع کریں۔

اختتام پر

اسٹیج سے اسپیکرز، کو ہوسٹس، وینیو اور رضاکاروں کا شکریہ ادا کریں۔
وینیو کے ساتھ مربوط انداز میں سامان سمیٹیں۔
ٹیم کی مختصر میٹنگ: کیا اچھا رہا اور کیا نہیں۔

اگلا دن

شرکاء کو شکریہ بھیجیں، سلائیڈز یا ریکارڈنگز کے ساتھ اگر ہوں۔
مختصر سروے بھیجیں۔
چیک ان کرنے والے شرکاء کی فہرست ایکسپورٹ کریں اور اسے رجسٹرڈ افراد سے ملائیں۔
اگلے ایڈیشن کے لیے اپنی حقیقی حاضری کی شرح کا حساب لگائیں۔
کو ہوسٹس کو ڈیٹا اور تصاویر کے ساتھ خلاصہ بھیجیں۔
طے شدہ کے مطابق سپلائرز اور اسپیکرز کو ادائیگی کریں۔
سیکھے گئے اسباق مشترکہ دستاویز میں درج کریں۔

اگر آپ کے پاس 8 ہفتوں سے کم ہیں

یوں مختصر کریں: پہلے ہفتے مقصد، تاریخ اور وینیو طے کریں؛ دوسرے ہفتے تصدیق شدہ کو ہوسٹس کے ساتھ رجسٹریشن کھولیں؛ تیسرے ہفتے ایجنڈا اور سپلائرز حتمی کریں۔ جس پر سمجھوتہ نہیں ہوتا، چاہے وقت کم ہو: معاہدے کے ساتھ وینیو، نشستوں کی حد کے ساتھ رجسٹریشن، چیک ان کا ٹیسٹ اور سیکیورٹی پلان۔ بڑے ایونٹس کے لیے کانفرنس منظم کرنے کی چیک لسٹ طویل مراحل کا احاطہ کرتی ہے۔

BuildAConf آپ کی کیسے مدد کرتا ہے

BuildAConf کے ساتھ آپ پری لانچ صفحے اور ویٹنگ لسٹ کے ساتھ سائیڈ ایونٹ کی سائٹ بناتے ہیں، QR کوڈ والے ٹکٹس کے ساتھ مفت رجسٹریشن کھولتے ہیں جو ای میل پر پہنچتے ہیں، اور ایپ سے QR اسکین کر کے چیک ان کرتے ہیں، جس میں دوبارہ اسکین کی اطلاع، دستی اندراج اور CSV ایکسپورٹ شامل ہیں۔ آپ شریک منتظمین شامل کر سکتے ہیں، اسپیکرز، میڈیا، انفلوئنسرز اور پارٹنرز کی درخواستیں وصول کر سکتے ہیں، اور ایجنڈا ایسی ایپ میں شائع کر سکتے ہیں جو بغیر کنکشن کے کام کرتی ہے۔ ادا شدہ ٹکٹس کی فروخت ابھی دستیاب نہیں ہے۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

سائیڈ ایونٹ منظم کرنے کے لیے مجھے کتنا وقت چاہیے؟

آدھے دن کے ایونٹ کے لیے آٹھ ہفتے آرام دہ مدت ہے۔ اس سے کم میں بھی ہو سکتا ہے، مگر کم وقت میں وینیو اور کو ہوسٹس سب سے پہلے مشکل بنتے ہیں، خاص طور پر بڑی کانفرنس کے ہفتے میں۔

چھپی ہوئی فہرست کے بجائے QR چیک ان کیوں استعمال کریں؟

یہ پیک آور میں زیادہ تیز ہے، ملتے جلتے ناموں کی غلطیوں سے بچاتا ہے، اور ایونٹ ناپنے اور کو ہوسٹس کو رپورٹ دینے کے لیے حقیقی حاضری کا ڈیٹا دیتا ہے۔

اگر گنجائش محدود ہو تو کتنے لوگوں کو رجسٹر کروں؟

رجسٹریشن کی نشستوں میں مجاز گنجائش سے زیادہ نہ جائیں۔ ویٹنگ لسٹ اور یاد دہانیاں استعمال کریں تاکہ جو نہ آ سکے وہ اپنی جگہ چھوڑ دے، اور منسوخیوں پر ویٹنگ لسٹ کو نشستیں جاری کریں۔

اگر کسی شریک کا QR نہ پڑھا جائے تو کیا کروں؟

اس شخص کو نام یا ای میل سے تلاش کریں اور اس کا داخلہ دستی طور پر درج کریں۔ اسی لیے پچھلے ہفتے آزمائشی ٹکٹس سے سسٹم کا ٹیسٹ کر لینا بہتر ہے۔