Checklist para organizar un side-event: de 8 semanas al día después

Para organizar un side-event sin sorpresas, trabaja con un calendario hacia atrás: a ocho semanas defines objetivo, fecha y sede; entre seis y cuatro semanas cierras co-hosts, speakers y abres el registro; en las dos últimas semanas confirmas proveedores y gestionas cupos; el día del evento haces check-in por código QR, y el día después mides y agradeces. Esta checklist está pensada para un side-event de medio día alrededor de una conferencia grande; adáptala si tu evento es más chico o más grande.

Si todavía no tienes claro qué es un side-event o por qué conviene hacerlo, empieza por side-events en conferencias cripto: qué son y cómo organizar uno.

8 semanas antes: decisiones de base

Objetivo y formato

Escribir en una frase el objetivo del evento (adopción de desarrolladores, partners, comunidad local, marca).
Definir el público ideal y el tamaño objetivo de la sala.
Elegir formato: charlas, taller, hackathon corto, desayuno cerrado, networking.
Definir métricas de éxito: asistentes reales, perfiles, reuniones, proyectos.

Fecha

Revisar la agenda oficial de la conferencia principal y evitar sus momentos clave.
Revisar side-events ya anunciados esa semana.
Elegir día y franja horaria; anotar una alternativa.

Sede y presupuesto

Listar dos o tres sedes posibles cerca de la conferencia o bien conectadas.
Verificar capacidad, conectividad, enchufes, sonido, proyector y accesibilidad.
Reservar la sede con contrato: horarios de montaje, catering, cancelación.
Hacer un presupuesto simple: sede, catering, equipo técnico, merch, fotografía, imprevistos.
Definir moneda y forma de pago con cada proveedor.

Presencia online

Crear el sitio del evento en modo pre-lanzamiento con lista de espera.
Preparar un texto corto de presentación en español y, si corresponde, en inglés y portugués.

6 semanas antes: aliados y programa

Co-hosts y partners

Invitar a uno o dos co-hosts con audiencia complementaria.
Dejar por escrito: quién paga qué, logos, menciones, quién responde a asistentes y cómo se usan los datos de registro.
Contactar comunidades locales (grupos de desarrolladores, universidades) para difusión.
Pensar si sumar un medio aliado o creadores; definir si es canje o pago.

Speakers

Hacer la lista de speakers deseados e invitarlos.
Abrir postulaciones si quieres charlas de la comunidad.
Confirmar qué cubres a speakers (entrada, traslado, comida).
Si hay speakers que viajan, revisar visas y logística para speakers internacionales.

Seguridad

Confirmar con la sede el aforo autorizado y las salidas de emergencia.
Preguntar si la sede exige seguro o permisos; consultar con un corredor si hace falta.
Publicar un código de conducta.

5 semanas antes: abrir el registro

Aquí empieza el ángulo de registro y check-in, que es lo que más diferencia a un side-event ordenado de uno caótico.

Abrir el registro con cupo máximo (según el aforo, no según tus deseos).
Decidir si la inscripción es abierta o con aprobación manual (por ejemplo, solo desarrolladores).
Pedir solo los datos necesarios: nombre, email y, como mucho, una o dos preguntas útiles.
Informar en el formulario cómo usarás los datos y si se compartirán con co-hosts.
Configurar que cada inscrito reciba su entrada con código QR por email.
Preparar el mensaje de lista de espera para cuando se llene.
Anunciar el evento en X, Telegram, WhatsApp, Discord y por los canales de co-hosts.

4 semanas antes: agenda y comunicación

Cerrar la agenda: horarios, títulos, speakers, pausas.
Publicar la agenda en el sitio del evento.
Publicar speakers y co-hosts confirmados.
Pedir a speakers bio, foto y título final.
Planificar contenido de redes para las próximas semanas.
Pedir cotización de fotografía y, si aplica, grabación.

3 semanas antes: proveedores

Confirmar catering: cantidades según inscritos esperados, opciones vegetarianas y restricciones.
Confirmar equipo técnico: micrófonos, proyector, adaptadores, conectividad.
Encargar merch o impresiones (credenciales, banner, señalética).
Definir el plano de la sala: registro, escenario, zona de networking, catering.
Convocar voluntarios para registro y apoyo.

2 semanas antes: gestión de cupos

Revisar inscritos frente al cupo. Si sobra demanda, activar lista de espera.
Si falta demanda, reforzar difusión con co-hosts y comunidades.
Enviar a los inscritos un recordatorio con fecha, hora, dirección y qué llevar.
Pedir que liberen su lugar si no van a asistir.
Enviar a speakers la guía práctica: hora de llegada, sala, formato de slides, contacto.

1 semana antes: confirmar todo

Confirmar con cada proveedor hora de llegada y contacto en sitio.
Confirmar con cada speaker y co-host.
Recibir slides y probarlas.
Definir quién hace check-in en la puerta y con qué dispositivos.
Probar el escaneo de QR con un par de entradas de prueba.
Preparar un método de respaldo: búsqueda manual por nombre o email si un QR no se lee.
Crear el grupo de WhatsApp o Telegram del staff.
Preparar el kit: cables, adaptadores, extensiones, cinta, cargadores, botiquín.

El día anterior

Enviar el último recordatorio a inscritos con la dirección y la recomendación de tener el QR a mano.
Liberar cupos a la lista de espera si hubo cancelaciones.
Revisar el montaje si la sede lo permite.
Cargar teléfonos y baterías del equipo de check-in.

El día del evento

Antes de abrir puertas

Reunión de cinco minutos con staff y voluntarios: roles, salidas, contactos.
Prueba de sonido, proyección e internet.
Puesto de check-in armado, con señalética clara.
Al menos dos personas escaneando en la hora pico.

Check-in por QR, en la práctica

Escanear el QR de cada asistente desde la app; un escaneo repetido debe alertar.
Para quien no encuentra su QR: buscar por nombre o email y registrar el ingreso manualmente.
Definir qué hacer con quien llega sin inscripción: lista de espera en puerta si hay lugar, o un “no” amable si estás al límite del aforo.
Llevar un conteo de asistentes en tiempo real para respetar el aforo.

Durante

Cuidar los tiempos de cada charla.
Recibir a speakers y co-hosts.
Sacar fotos para redes y para el reporte a co-hosts.
Publicar cambios de agenda en la app y en redes.

Al cierre

Agradecer desde el escenario a speakers, co-hosts, sede y voluntarios.
Desmontaje coordinado con la sede.
Breve reunión del equipo: qué salió bien y qué no.

El día después

Enviar agradecimiento a asistentes, con slides o grabaciones si las hay.
Enviar una encuesta corta.
Exportar la lista de asistentes que hicieron check-in y compararla con los inscritos.
Calcular tu tasa real de asistencia para la próxima edición.
Enviar a co-hosts un resumen con datos y fotos.
Pagar a proveedores y speakers según lo acordado.
Documentar aprendizajes en un documento compartido.

Si tienes menos de 8 semanas

Comprime así: la primera semana decide objetivo, fecha y sede; la segunda abre el registro con co-hosts confirmados; la tercera cierra agenda y proveedores. Lo que no se negocia, aunque falte tiempo: sede con contrato, registro con cupo, prueba del check-in y plan de seguridad. Para eventos más grandes, la checklist para organizar una conferencia cubre etapas más largas.

Cómo te ayuda BuildAConf

Con BuildAConf creas el sitio del side-event con página de pre-lanzamiento y lista de espera, abres el registro gratuito con entradas con código QR que llegan por email, y haces check-in escaneando el QR desde la app, con aviso de escaneo repetido, registro manual y exportación CSV. Puedes sumar co-organizadores, recibir postulaciones de speakers, medios, influencers y partners, y publicar la agenda en una app que funciona sin conexión. La venta de entradas pagas todavía no está disponible.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo necesito para organizar un side-event?

Ocho semanas es un margen cómodo para un evento de medio día. Se puede hacer en menos, pero la sede y los co-hosts son lo primero que se complica con poco tiempo, sobre todo en la semana de una gran conferencia.

¿Por qué usar check-in con QR y no una lista impresa?

Es más rápido en la hora pico, evita errores con nombres parecidos y te da datos reales de asistencia para medir el evento y reportar a co-hosts.

¿Cuántas personas inscribir si el aforo es limitado?

No superes el aforo autorizado en el cupo de inscripción. Usa lista de espera y recordatorios para que quien no vaya libere su lugar, y libera cupos a la lista de espera cuando haya cancelaciones.

¿Qué hago si el QR de un asistente no se lee?

Busca a la persona por nombre o email y registra su ingreso manualmente. Por eso conviene probar el sistema con entradas de prueba la semana anterior.