لاطینی امریکا میں اسپیکرز کے لیے ویزا اور سفر

اگر آپ لاطینی امریکا کے کسی ایونٹ کے لیے غیر ملکی اسپیکر کو مدعو کر رہے ہیں، یا خود بطور اسپیکر سفر کر رہے ہیں، تو جلد آغاز کریں: منزل والے ملک کے سرکاری قونصلیٹ یا وزارتِ خارجہ کے صفحے پر تصدیق کریں کہ اسپیکر کو اپنی قومیت اور مقصد کے لحاظ سے ویزا درکار ہے یا نہیں، اگر مفید ہو تو دعوت نامہ تیار کریں، اور سفر، رہائش اور کسی بھی فیس کی ادائیگی کون کرے گا یہ تحریری طور پر طے کریں۔ ویزا قواعد اسپیکر کی قومیت، منزل، اور اس پر منحصر ہیں کہ اسپیکر کو معاوضہ ملتا ہے یا نہیں، اس لیے کبھی کسی بلاگ پوسٹ (بشمول اس) یا کسی ساتھی کے تجربے پر انحصار نہ کریں۔ سرکاری ماخذ ہی واحد محفوظ حوالہ ہے۔

اس کے لیے منصوبہ کیوں ضروری ہے

ہر سال اسپیکرز سفری مسائل کی وجہ سے ایونٹس سے محروم رہ جاتے ہیں جن سے بچا جا سکتا تھا: ویزا اپائنٹمنٹ جو بہت دیر سے ملی، میعاد ختم ہونے کے قریب پاسپورٹ، فیس کی ادائیگی ایسے طریقے سے جس نے ٹیکس یا امیگریشن کا سوال کھڑا کر دیا، یا ایسے ملک سے کنکشن والی پرواز جہاں ٹرانزٹ ویزا درکار تھا۔ آرگنائزرز اپنا کی نوٹ کھو دیتے ہیں، اور اسپیکرز پیسہ اور وقت۔

یہ رہنما عمومی ہے۔ یہ نہیں بتاتا کہ کوئی مخصوص ملک آپ کی قومیت کے لیے کیا مانگتا ہے۔ یہ بتاتا ہے کہ کیا جانچنا ہے، کہاں جانچنا ہے، اور منصوبہ کیسے بنانا ہے۔

مرحلہ 1: ہر سفر کے لیے سرکاری ماخذ دیکھیں

ہر اسپیکر اور ہر منزل کے لیے جانچیں:

آیا ویزا درکار ہے اسپیکر کی قومیت اور سفر کے مقصد (کانفرنس میں شرکت یا خطاب) کے لحاظ سے۔
آیا معاوضہ ملنے سے کچھ بدلتا ہے۔ بعض ممالک میں معاوضے والی سرگرمی کے لیے بغیر معاوضے کی شرکت سے مختلف قسم کا ویزا یا اجازت درکار ہو سکتی ہے۔
ٹرانزٹ ممالک۔ کسی تیسرے ملک سے کنکشن کی اپنی شرائط ہو سکتی ہیں۔
پاسپورٹ کی میعاد اور خالی صفحات، جیسا کہ منزل کا تقاضا ہو۔
صحت کے تقاضے، جیسے ویکسینیشن سرٹیفکیٹس، جو بعض ممالک اس کے لحاظ سے مانگتے ہیں کہ آپ کہاں سے سفر کر رہے ہیں۔
داخلے کی دستاویزات جو بارڈر افسران دیکھنا چاہ سکتے ہیں: واپسی کا ٹکٹ، رہائش، فنڈز کا ثبوت، دعوت نامہ۔

کہاں دیکھیں:

منزل والے ملک کی وزارتِ خارجہ۔
منزل والے ملک کا سفارت خانہ یا قونصلیٹ جو اسپیکر کی رہائش کے مقام کو سروس دیتا ہے۔ تقاضے اور طریقۂ کار قونصلیٹس کے درمیان مختلف ہو سکتے ہیں۔
اسپیکر کی اپنی حکومت کے سفری مشورے کے صفحات، عمومی حفاظت اور داخلے کی معلومات کے لیے۔

سرکاری صفحات کیا کہتے ہیں اس کی مثال کے طور پر، برازیل کی وزارتِ خارجہ کا قونصلر نیٹ ورک وزٹ ویزا کے صفحات شائع کرتا ہے۔ بارسلونا میں برازیل کے قونصلیٹ جنرل کا کانفرنسز، سیمینارز اور کانگریسز کے لیے وزٹ ویزا کا صفحہ ان درخواست دہندگان سے، جنہیں یہ ویزا چاہیے، ایونٹ چلانے والے ادارے کی طرف سے دعوت نامہ مانگتا ہے جس میں درج ہو کہ مسافر کو برازیل میں کوئی معاوضہ نہیں ملے گا۔ برازیل کا ویزا کا قونصلر پورٹل وضاحت کرتا ہے کہ کن قومیتوں کو ویزا چاہیے اور درخواست کیسے دی جائے۔ میکسیکو کے سفارت خانے اور قونصلیٹس بھی اپنے صفحات پر ویزا کی اقسام اور تقاضے شائع کرتے ہیں، مثلاً گواتیمالا میں میکسیکو کا سفارت خانہ۔ یہ صرف مثالیں ہیں: ہمیشہ اس قونصلیٹ کا صفحہ دیکھیں جو اسپیکر کو سروس دیتا ہے، اس تاریخ پر جب آپ سفر کی منصوبہ بندی کر رہے ہوں۔

مرحلہ 2: ٹائم لائن الٹی ترتیب سے بنائیں

ایونٹ کی تاریخ سے پیچھے کی طرف کام کریں۔ ایک عمومی ڈھانچہ:

کب	کیا
اسپیکر کی تصدیق ہوتے ہی	سرکاری صفحات پر ویزا کی ضرورت جانچیں؛ پاسپورٹ کی میعاد جانچیں
فوراً بعد	اگر مفید ہو تو دعوت نامہ بھیجیں؛ سفری بجٹ اور فیس تحریری طور پر طے کریں
جتنا جلد اپائنٹمنٹس اجازت دیں	اسپیکر ویزا کے لیے درخواست دے، اگر ضرورت ہو
ویزا منظور ہونے کے بعد (یا یہ تصدیق ہونے پر کہ ضرورت نہیں)	پروازیں اور رہائش بُک کریں
چند ہفتے پہلے	مقامی لاجسٹکس شیئر کریں: ایئرپورٹ ٹرانسفر، ہوٹل، وینیو، رابطے
چند دن پہلے	آمد کی تفصیلات اور اسپیکر کا سائٹ پر رابطہ شخص تصدیق کریں

بعض قونصلیٹس میں ویزا اپائنٹمنٹس کمیاب ہو سکتی ہیں، اور پروسیسنگ کا وقت مختلف ہوتا ہے۔ اگر ویزا درکار ہو تو اسپیکر کو جتنی جلد ممکن ہو درخواست دینی چاہیے۔ آرگنائزرز کو ویزا کا مسئلہ حل ہونے سے پہلے ناقابلِ واپسی پروازیں بُک کرنے سے گریز کرنا چاہیے۔

مرحلہ 3: مفید دعوت نامہ لکھیں

دعوت نامہ ویزا یا داخلے کی ضمانت نہیں دیتا، لیکن قونصلیٹس اور بارڈر افسران بعض اوقات اسے مانگتے ہیں۔ اسے ادارے کے لیٹر ہیڈ پر لکھیں اور شامل کریں:

اسپیکر کا پورا نام جیسا پاسپورٹ میں ہے، قومیت اور پاسپورٹ نمبر۔
ایونٹ کا نام، تاریخیں، شہر اور وینیو۔
اسپیکر کا کردار (مثلاً، "تاریخ Y کو سیشن X میں اسپیکر")۔
آرگنائزر کیا ادا کرے گا: سفر، رہائش، کھانا، یا کچھ نہیں۔
آیا اسپیکر کو کوئی فیس یا معاوضہ ملے گا، درست طور پر بیان کیا گیا۔ معاوضے والی مصروفیت کو بغیر معاوضے کی نہ بتائیں، نہ اس کے الٹ۔
ادارے کے ایک شخص کی رابطہ تفصیلات جو معلومات کی تصدیق کر سکے۔
دستخط، دستخط کنندہ کا نام اور عہدہ۔

خط اس زبان میں فراہم کریں جو قونصلیٹ مانگتا ہے، جو مقامی زبان ہو سکتی ہے۔ اسے حقائق پر مبنی رکھیں۔ اگر قونصلیٹ کوئی مخصوص فارمیٹ شائع کرتا ہے تو وہی استعمال کریں۔

مرحلہ 4: وہ لاجسٹکس جو اسپیکرز کو واقعی چاہییں

اسپیکر کو ایک ہی دستاویز بھیجیں جس میں ہو:

وینیو کا پتہ اور نقشے کا لنک۔
ہوٹل کا پتہ اور چیک اِن کی تفصیلات۔
ایئرپورٹ ٹرانسفر: انہیں کون لے گا، یا محفوظ سرکاری ٹیکسی یا ایپ رائیڈ کیسے لیں۔
ایونٹ کے دن کے لیے مقامی رابطہ، واٹس ایپ پر فون نمبر کے ساتھ۔
کرنسی، اور یہ کہ وینیو اور ہوٹل میں کارڈز عام طور پر قبول ہوتے ہیں یا نہیں۔
لیپ ٹاپس کے لیے پاور پلگ کی قسم اور وولٹیج۔
ٹاک کا سلاٹ مقامی وقت میں، ٹائم زون کے ذکر کے ساتھ۔
تکنیکی سیٹ اپ: اسکرین ریشو، اڈاپٹرز، کلیکر، مائیکروفون۔
موسم اور بلندی، اگر متعلقہ ہو۔ خطے کے کچھ شہر بہت بلندی پر ہیں، جو سمندر کی سطح سے آنے والوں پر اثر ڈال سکتا ہے۔

خطے میں فاصلے بڑے ہیں۔ نقشے پر مختصر نظر آنے والے سفر کے لیے کسی دوسرے ملک سے کنکشن درکار ہو سکتا ہے۔ کنکشنز اور ان کے داخلے کے تقاضے جانچیں۔

مرحلہ 5: ادائیگیاں احتیاط سے سنبھالیں

غیر ملکی اسپیکرز کو ادائیگیاں تین طرح کے سوال اٹھاتی ہیں: امیگریشن، ٹیکس اور عملی۔

امیگریشن۔ جیسا اوپر بیان ہوا، معاوضہ ملنے سے اسپیکر کو درکار ویزا یا اجازت متاثر ہو سکتی ہے۔ سرکاری قونصلیٹ صفحہ دیکھیں۔
ٹیکس۔ ایک ملک کے ادارے کی طرف سے دوسرے ملک کے شخص کو ادا کی گئی فیس کے دونوں طرف ٹیکس مضمرات ہو سکتے ہیں۔ آرگنائزر اور اسپیکر دونوں کو اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھنا چاہیے۔
عملی۔ بین الاقوامی بینک ٹرانسفر سست اور مہنگے ہو سکتے ہیں۔ ٹیک اور کرپٹو میں کچھ اسپیکرز اور آرگنائزرز اسٹیبل کوائنز استعمال کرتے ہیں۔ طریقہ، کرنسی، ٹرانسفر فیس کون ادا کرے گا، اور ادائیگی کی تاریخ تحریری طور پر طے کریں۔

سفری اخراجات کی واپسی فیس سے مختلف چیز ہے۔ رسیدیں رکھیں اور سفر سے پہلے طے کریں کہ کیا واپس کیا جائے گا۔

مرحلہ 6: انشورنس اور حفاظت

ٹریول انشورنس کے تقاضے اور کوریج مختلف ہوتی ہے۔ کچھ ممالک داخلے کے لیے اسے لازمی قرار دیتے ہیں؛ زیادہ تر مسافروں کو بہرحال اس پر غور کرنا چاہیے۔ منزل کے سرکاری تقاضے دیکھیں اور پالیسی غور سے پڑھیں؛ یہ رہنما انشورنس کا مشورہ نہیں ہے۔

حفاظت کے لیے اسپیکر کی اپنی حکومت کے سفری مشورے اور وینیو اور ہوٹل کے آس پاس کے علاقوں کے بارے میں مقامی آرگنائزرز کے علم پر بھروسا کریں۔ اچھے آرگنائزرز مبالغے کے بغیر اسپیکرز کو محفوظ ٹرانسپورٹ کے اختیارات اور رات کو بچنے والے علاقوں کے بارے میں بتاتے ہیں۔

اسپیکرز کے لیے: آرگنائزر سے پوچھنے کے سوالات

آپ بالکل کیا ادا کرتے ہیں: پرواز، ہوٹل کی راتیں، کھانا، مقامی ٹرانسپورٹ؟
کیا فیس ہے، اور وہ کیسے اور کب ادا ہوتی ہے؟
کیا آپ دعوت نامہ فراہم کر سکتے ہیں؟
ایئرپورٹ پر مجھ سے کون ملے گا، یا مجھے ہوٹل کیسے پہنچنا چاہیے؟
اس دن میرا رابطہ شخص کون ہے؟
کیا ٹاک ہسپانوی، پرتگالی یا انگریزی میں ہے، اور کیا ترجمانی ہے؟

اگر آپ ابھی ایونٹس میں بولنا شروع کر رہے ہیں تو کانفرنس اسپیکر کیسے بنیں پڑھیں۔ اگر آپ خطے سے باہر کے آرگنائزر ہیں تو غیر ملکی آرگنائزر کے طور پر لاطینی امریکا میں کانفرنس چلانا دیکھیں۔

BuildAConf آرگنائزرز کو عوامی اسپیکرز کیٹلاگ اور ہر ایونٹ کی ویب سائٹ پر کال فار پیپرز کے ذریعے اسپیکرز ڈھونڈنے میں مدد دیتا ہے، اور قبول شدہ اسپیکرز اور ایجنڈا ایونٹ سائٹ اور موبائل ایپ پر رکھتا ہے، جہاں ایجنڈا آف لائن بھی دستیاب ہے۔ یہ ویزا یا سفری بکنگز نہیں سنبھالتا۔ مزید جانیں buildaconf.com/para-speakers پر۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

کیا اسپیکر کو کانفرنس میں بولنے کے لیے بزنس ویزا چاہیے؟

یہ منزل، اسپیکر کی قومیت اور اس پر منحصر ہے کہ اسپیکر کو معاوضہ ملتا ہے یا نہیں۔ کچھ ممالک وزیٹر زمرے کے تحت کانفرنس میں شرکت کی اجازت دیتے ہیں، دوسرے معاوضے والے کام کے لیے کچھ مختلف مانگ سکتے ہیں۔ مخصوص صورت کے لیے سرکاری قونصلیٹ صفحہ دیکھیں۔

آرگنائزر کو غیر ملکی اسپیکر کو کتنا پہلے مدعو کرنا چاہیے؟

اتنا پہلے کہ ممکنہ ویزا درخواست کے ساتھ سفر کی بکنگ بھی سما جائے۔ شک ہو تو بین الاقوامی اسپیکرز کو مقامی اسپیکرز سے کہیں پہلے مدعو کریں اور ان کے قبول کرتے ہی ویزا کی ضرورت کی تصدیق کریں۔

کیا دعوت نامہ ویزا یا داخلے کی ضمانت دیتا ہے؟

نہیں۔ یہ ایک معاون دستاویز ہے۔ فیصلہ منزل والے ملک کے قونصلیٹ اور بارڈر حکام کا ہے۔

کیا اسپیکر کو کرپٹو کرنسی میں ادائیگی کی جا سکتی ہے؟

کچھ آرگنائزرز اور اسپیکرز اسٹیبل کوائن ادائیگیوں پر راضی ہوتے ہیں۔ دونوں فریقوں کو مقامی ٹیکس قواعد اور، جہاں متعلقہ ہو، معاوضے والی سرگرمی کے امیگریشن قواعد جانچنے چاہییں، اور نیٹ ورک، والیٹ اور تاریخ تحریری طور پر طے کرنی چاہیے۔