کال فار پیپرز شروع سے آخر تک کیسے چلائیں

کال فار پیپرز (CFP) چلانے کے لیے ایک واضح کال شائع کریں جو آپ کی آڈیئنس، موضوعات اور فارمیٹ بتائے، اسے چار سے آٹھ ہفتے کھلا رکھیں، اسے وہاں پھیلائیں جہاں ممکنہ اسپیکرز پہلے سے جمع ہوتے ہیں، اور ایک چھوٹی کمیٹی کے ذریعے سادہ اسکورنگ روبرک سے پروپوزلز کا جائزہ لیں۔ پھر مقررہ تاریخ پر قبول کریں، ویٹ لسٹ کریں اور مسترد کریں، اسپیکرز کی تحریری تصدیق کریں، اور ایجنڈا بنائیں۔ مشکل کام پروپوزلز جمع کرنا نہیں ہے؛ مشکل یہ ہے کہ ان کا منصفانہ جائزہ لیا جائے اور فیصلے وقت پر بتائے جائیں۔

CFP کھولنے کی ضرورت ہی کیوں ہے

مدعو اسپیکرز آپ کو متوقع معیار دیتے ہیں۔ CFP آپ کو تنوع دیتا ہے: نئی آوازیں، مقامی پریکٹیشنرز، ایسے شہروں کے لوگ جن کے بارے میں آپ نے سوچا بھی نہ تھا، اور وہ موضوعات جن سے آپ کی ٹیم واقف نہیں۔ لاطینی امریکہ میں، جہاں بہت سے بہترین پریکٹیشنرز کو کبھی بولنے کے لیے مدعو ہی نہیں کیا جاتا، کھلی کال اس کمیونٹی کو بنانے کا بھی ذریعہ ہے جس پر کانفرنس کا انحصار ہے۔

زیادہ تر ایونٹس دونوں کرتے ہیں: چند مدعو کی نوٹ اسپیکرز جو پروگرام کو سہارا دیتے ہیں، اور باقی کے لیے کھلی کال۔

مرحلہ 1: طے کریں کہ آپ کیا تلاش کر رہے ہیں

کال لکھنے سے پہلے اندرونی طور پر ان باتوں پر اتفاق کریں:

• آڈیئنس: ہال میں کون بیٹھے گا اور وہ پہلے سے کیا جانتے ہیں۔
• ٹریکس یا تھیمز: تین سے چھ قابلِ انتظام ہیں۔ بہت زیادہ ٹریکس بکھرا ہوا پروگرام بناتے ہیں۔
• فارمیٹس: ٹاک (20 سے 30 منٹ)، لائٹننگ ٹاک (5 سے 10 منٹ)، ورکشاپ، پینل۔ ہر ایک کا دورانیہ بتائیں۔
• زبان: ہسپانوی، پرتگالی، انگریزی، یا ملی جلی۔ واضح رہیں، اور اسپیکرز کو بتائیں کہ ترجمانی دستیاب ہے یا نہیں۔
• آپ کیا پیش کرتے ہیں: مفت ٹکٹ، سفری معاونت، رہائش، اعزازیہ، یا ٹکٹ کے علاوہ کچھ نہیں۔ صاف بتائیں؛ اسپیکرز اسی کے مطابق منصوبہ بناتے ہیں۔
• آپ کیا قبول نہیں کریں گے: پروڈکٹ پچز، نئے مواد کے بغیر دہرائی گئی ٹاکس، یا کوئی اور چیز جو مناسب نہ ہو۔

مرحلہ 2: کال لکھیں

اچھا CFP صفحہ ہر وہ سوال حل کرتا ہے جو اسپیکر ورنہ آپ کو ای میل کرتا۔ شامل کریں:

1. ایونٹ پر ایک پیراگراف: تاریخیں، شہر، مقام، متوقع آڈیئنس۔
2. آپ کے مطلوبہ موضوعات، ہر ٹریک کے لیے دو یا تین مثالی ٹاک آئیڈیاز کے ساتھ۔
3. فارمیٹس اور دورانیے۔
4. اہم تاریخیں: آغاز، اختتام، فیصلے کی اطلاع، اسپیکر کی تصدیق کی ڈیڈ لائن، ایونٹ کی تاریخ۔
5. اسپیکرز کو کیا ملتا ہے، اور سفر کا خرچ کون اٹھاتا ہے۔
6. ضابطۂ اخلاق کا لنک۔
7. فارم۔

فارم میں کیا پوچھیں

اسے مختصر رکھیں۔ لمبے فارم پہلی بار بولنے والوں کو حوصلہ شکن کرتے ہیں، اور یہی وہ لوگ ہیں جنہیں آپ متوجہ کرنا چاہتے ہیں۔

• نام، ای میل، شہر، ملک، کمپنی یا تنظیم (اختیاری)
• مختصر تعارف اور تصویر (قبولیت کے بعد بھی مانگی جا سکتی ہے)
• ٹاک کا عنوان
• خلاصہ (عوامی تفصیل، جو شرکاء پڑھیں گے)
• جائزہ کاروں کے لیے نوٹس (نجی: خاکہ، یہ ٹاک کیوں، پچھلے ورژن)
• فارمیٹ اور ٹریک
• پیشکش کی زبان
• مواد کی تجربے کی سطح (ابتدائی، درمیانی، ایڈوانسڈ)
• پچھلی ٹاکس یا تحریروں کے لنکس (اختیاری)
• سفری ضروریات

عوامی خلاصے کو نجی نوٹس سے الگ رکھنے سے اسپیکرز جائزہ کاروں کے ساتھ ایماندار رہ سکتے ہیں، بغیر اس کے کہ وہ متن آپ کی ویب سائٹ پر نظر آئے۔

مرحلہ 3: کال کی تشہیر کریں

جس CFP کو کوئی نہ دیکھے وہ وہی پانچ اسپیکرز دیتا ہے جو پچھلے سال تھے۔ اسے شیئر کریں:

• مقامی ڈیولپر، ڈیزائن، پروڈکٹ یا انڈسٹری کمیونٹیز میں، بشمول WhatsApp اور Telegram گروپس جہاں ماڈریٹرز اجازت دیں۔
• پڑوسی شہروں اور ممالک کے میٹ اپ منتظمین کے ذریعے۔
• یونیورسٹیوں اور پیشہ ورانہ انجمنوں کے ذریعے۔
• LinkedIn پر اور جہاں بھی آپ کی آڈیئنس پوسٹ کرتی ہے۔
• اپنے اسپانسرز اور پارٹنرز کے چینلز کے ذریعے۔

درمیانی مدت پر اور آخری ہفتے میں یاددہانیاں بھیجیں۔ بہت سی درخواستیں آخری دنوں میں آتی ہیں، اس لیے سوچیں کہ کیا مختصر توسیع مفید ہوگی اور اس کا اعلان اصل ڈیڈ لائن سے پہلے کریں، بعد میں نہیں۔

اگر آپ کم نمائندگی والے گروہوں یا چھوٹے شہروں سے مزید اسپیکرز چاہتے ہیں تو واضح طور پر کہیں اور مدد پیش کریں: خلاصہ بنانے میں رہنمائی کا مینٹرنگ سیشن، یا ایونٹ سے پہلے سلائیڈز کا جائزہ۔

مرحلہ 4: روبرک کے ساتھ جائزہ لیں

تین سے پانچ جائزہ کار بھرتی کریں جو آڈیئنس کو جانتے ہوں۔ انہیں 1 سے 5 کے اسکور اور مختصر معیارات والا روبرک دیں، مثلاً:

معیار	5 اسکور کیسا دکھتا ہے
مطابقت	اس سال اس آڈیئنس کے لیے واضح طور پر مفید
وضاحت	خلاصہ بتاتا ہے کہ شرکاء کیا سیکھیں گے
اصلیت	نیا زاویہ، حقیقی تجربہ، عمومی جائزہ نہیں
اسپیکر کی موزونیت	ثبوت کہ اسپیکر پیش کر سکتا ہے (تجربہ، پچھلی ٹاکس، یا مضبوط خاکہ)

منصفانہ جائزے کے لیے تجاویز:

• ہر پروپوزل کو کم از کم دو جائزہ کار اسکور کریں۔
• جائزہ کاروں سے کہیں کہ مفادات کے ٹکراؤ کا اعلان کریں اور ان پروپوزلز کو چھوڑ دیں۔
• پہلے مرحلے میں اسپیکر کا نام اور کمپنی دیکھے بغیر خلاصے کا جائزہ لینے پر غور کریں۔
• اسکورز کو درجہ بندی کے لیے استعمال کریں، خودکار فیصلے کے لیے نہیں۔ انتخابی میٹنگ میں موضوعات، سطحوں، زبانوں، شہروں اور اسپیکرز کے تنوع میں توازن رکھا جانا چاہیے۔

مرحلہ 5: فیصلہ کریں اور بتائیں

فیصلے اسی تاریخ پر بھیجیں جس کا وعدہ کیا تھا۔ اگر مزید وقت چاہیے تو ڈیڈ لائن سے پہلے سب کو بتائیں۔

• قبول شدہ: مبارکباد دیں، فارمیٹ، اور اگر معلوم ہو تو تاریخ اور وقت کی تصدیق کریں، اور اسپیکر سے کہیں کہ مقررہ دنوں میں تصدیق کرے۔ حتمی تعارف، تصویر اور خلاصے میں کسی تبدیلی کا مطالبہ کریں۔
• ویٹ لسٹ: ایمانداری سے بتائیں کہ ٹاک اچھی ہے اور جگہ خالی ہوئی تو آپ رابطہ کریں گے۔ ایک تاریخ دیں جس تک آپ بہرحال بتا دیں گے۔
• مسترد شدہ: شکریہ ادا کریں، چاہیں تو بتائیں کہ آپ کو کتنے پروپوزلز ملے، اور ممکن ہو تو ایک سطر کا فیڈ بیک دیں۔ انہیں اگلے سال درخواست دینے یا شرکت کی دعوت دیں۔

شائستہ انکار خیرسگالی پیدا کرتا ہے۔ خاموش انکار یاد رکھا جاتا ہے۔

مرحلہ 6: ایجنڈا بنائیں

اسپیکرز کی تصدیق ہو جائے تو پروگرام ترتیب دیں:

• ہر بلاک کے آغاز میں وسیع کشش والی سب سے مضبوط ٹاکس رکھیں۔
• متوازی ٹریکس میں ایک ہی آڈیئنس کے لیے ایک ہی وقت میں دو ٹاکس شیڈول نہ کریں۔
• کمرہ بدلنے اور تکنیکی سیٹ اپ کے لیے ٹاکس کے درمیان وقفہ رکھیں۔
• ورکشاپس وہاں رکھیں جہاں کمرے میں بجلی کے ساکٹ اور اچھا انٹرنیٹ ہو۔
• ایجنڈا مستحکم ہوتے ہی شائع کریں؛ یہ ٹکٹ بیچتا ہے اور اسپانسرز کو اعتماد دیتا ہے۔

منسوخیوں کے لیے متبادل منصوبہ رکھیں: ویٹ لسٹ کا کوئی مقامی اسپیکر، یا ایسا پینل جو پہلے سے موجود اسپیکرز سے بنایا جا سکے۔

مرحلہ 7: ایونٹ سے پہلے اسپیکرز کی مدد کریں

• اسپیکر گائیڈ بھیجیں: مقام کا پتہ، پہنچنے کا وقت، سلائیڈ کا فارمیٹ اور ریشو، مائیکروفون کی قسم، ریکارڈنگ کی رضامندی، اس دن کا رابطہ۔
• پہلی بار بولنے والوں کے لیے اختیاری سلائیڈ جائزہ یا ریہرسل کی پیشکش کریں۔
• سفر اور رہائش کی تفصیلات کی تحریری تصدیق کریں۔
• انہیں ایک ہفتہ پہلے اور ایک دن پہلے یاد دلائیں۔

CFP کی عام غلطیاں

• کال بہت دیر سے کھولنا، جس سے منتخب اسپیکرز سفر کا انتظام نہیں کر پاتے۔
• واضح موضوعات نہ ہونا، جس سے سینکڑوں بے ربط پروپوزلز آتے ہیں۔
• ایسی سفری معاونت کا وعدہ جس کے لیے فنڈ نہ ہو۔
• اکیلے جائزہ لینا، جو پروگرام کو منتظم کے نیٹ ورک تک محدود کر دیتا ہے۔
• مسترد درخواست دہندگان کو فیصلے کبھی نہ بتانا۔

BuildAConf آپ کی ایونٹ ویب سائٹ پر کال فار پیپرز شامل کرتا ہے: اسپیکرز درخواست دیتے ہیں، پروپوزلز منتظم کے ان باکس میں آتے ہیں جہاں آپ کی ٹیم انہیں 1 سے 5 تک اسکور کرتی ہے، آپ بیک وقت کئی کو قبول کر سکتے ہیں، اور قبول شدہ ٹاکس ایجنڈا اور ایونٹ ایپ میں منتقل ہو جاتی ہیں۔ آپ اسپیکر ڈائریکٹری بھی دیکھ سکتے ہیں اور لوگوں کو براہِ راست مدعو کر سکتے ہیں۔ شروع کریں buildaconf.com پر۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

کال فار پیپرز کتنی دیر کھلی رہنی چاہیے؟

زیادہ تر کانفرنسز کے لیے چار سے آٹھ ہفتے مناسب ہیں۔ مختصر کالیں ان لوگوں کی درخواستیں کم کرتی ہیں جنہیں آجر کی منظوری چاہیے؛ لمبی کالیں اپنی فوریت کھو دیتی ہیں۔ اسے اتنا پہلے بند کریں کہ اگر اسپیکرز کو سفر کرنا ہو تو فیصلوں اور ایونٹ کے درمیان کم از کم دو ماہ رہیں۔

مجھے کتنے جائزہ کار چاہییں؟

زیادہ تر علاقائی ایونٹس کے لیے تین سے پانچ جائزہ کار کافی ہیں، جہاں ہر پروپوزل کو کم از کم دو افراد اسکور کریں۔ ایسے جائزہ کار چنیں جو آپ کی آڈیئنس کو جانتے ہوں اور مختلف پس منظر اور شہروں کی نمائندگی کریں۔

کیا اسپیکرز کو ادائیگی کرنی چاہیے؟

یہ آپ کے بجٹ پر منحصر ہے۔ کم از کم قبول شدہ اسپیکرز کو مفت ٹکٹ دیں۔ اگر ممکن ہو تو دوسرے شہروں کے اسپیکرز کا سفری خرچ اٹھائیں۔ پالیسی کال میں صاف لکھیں تاکہ قبولیت کے بعد کسی کو حیرانی نہ ہو۔

اگر بہت کم پروپوزلز آئیں تو کیا کریں؟

ڈیڈ لائن ایک بار بڑھائیں اور اصل تاریخ سے پہلے اس کا اعلان کریں، پھر کمیونٹی لیڈرز اور پچھلے شرکاء سے لوگوں کو نامزد کرنے کو کہیں۔ امید افزا پہلی بار بولنے والوں کو ذاتی دعوت اکثر پوسٹس کے ایک اور دور سے بہتر کام کرتی ہے۔