征稿（CFP）全流程指南：从发布到确定议程

要组织一次征稿（CFP），先发布一份清晰的征稿启事，说明受众、主题和形式；征稿期保持四到八周；在潜在演讲者聚集的地方做推广；由一个小型评审委员会按简单的评分标准审阅投稿。然后在固定日期完成录用、候补和拒稿，以书面形式确认演讲者，并编排议程。难点不在于收集提案，而在于公平评审并按时通知结果。

为什么要开放征稿

受邀演讲者能带来可预期的质量，而征稿能带来多样性：新的声音、本地从业者、你没想到的城市的人，以及你的团队不了解的话题。在拉丁美洲，许多优秀的从业者从未被邀请演讲，公开征稿也是培育会议所依赖的社群的一种方式。

大多数活动两者兼用：邀请几位主旨演讲嘉宾来撑起议程，其余部分则公开征稿。

第 1 步：明确你要找什么

撰写征稿启事之前，先在内部就以下内容达成一致：

• 受众：台下坐着什么人，他们已经了解什么。
• 分会场或主题：三到六个比较容易管理。分会场太多会让议程变得零散。
• 形式：演讲（20 至 30 分钟）、闪电演讲（5 至 10 分钟）、工作坊、圆桌讨论。注明每种形式的时长。
• 语言：西班牙语、葡萄牙语、英语，或混合使用。要明确说明，并告知演讲者是否提供口译。
• 你能提供什么：免费门票、差旅补贴、住宿、酬金，或除门票外一无所有。要说清楚，演讲者会据此做安排。
• 你不接受什么：产品推销、没有新内容的重复演讲，以及其他不符合要求的内容。

第 2 步：撰写征稿启事

好的 CFP 页面会回答演讲者原本要发邮件问你的所有问题。内容应包括：

1. 一段活动介绍：日期、城市、场地、预期受众。
2. 你想要的主题，每个分会场附两三个演讲创意示例。
3. 形式和时长。
4. 关键日期：开放日期、截止日期、结果通知日期、演讲者确认截止日期、活动日期。
5. 演讲者能获得什么，以及差旅费由谁承担。
6. 行为准则链接。
7. 申请表单。

表单中该问什么

保持简短。冗长的表单会让首次演讲者望而却步，而他们恰恰是你想吸引的人。

• 姓名、邮箱、城市、国家、公司或组织（可选）
• 简短个人简介和照片（可在录用后再索取）
• 演讲标题
• 摘要（公开描述，即参会者将读到的内容）
• 给评审的备注（不公开：提纲、为什么选这个主题、以往版本）
• 形式和分会场
• 演讲语言
• 内容的难度级别（入门、中级、高级）
• 以往演讲或文章的链接（可选）
• 差旅需求

把公开摘要与不公开的备注分开，演讲者就可以向评审坦诚说明，而这些文字不会出现在你的网站上。

第 3 步：推广征稿

没人看到的 CFP，只会招来和去年一样的那五位演讲者。可以在以下渠道分享：

• 本地的开发者、设计、产品或行业社群，包括版主允许发布的 WhatsApp 和 Telegram 群组。
• 通过邻近城市和国家的 Meetup 组织者。
• 通过高校和专业协会。
• 在 LinkedIn 以及你的受众发帖的各个平台。
• 通过赞助商和合作伙伴的渠道。

在征稿期过半时和最后一周发送提醒。许多投稿会在最后几天涌入，因此可以考虑短暂延期是否有帮助，并且要在原定截止日期之前宣布，而不是之后。

如果希望吸引更多来自代表性不足群体或小城市的演讲者，请明确说明并提供帮助：例如帮助打磨摘要的辅导环节，或在活动前审阅幻灯片。

第 4 步：按评分标准评审

招募三到五位了解受众的评审。给他们一份评分标准，采用 1 至 5 分制，并附简短的评判标准，例如：

评判标准	5 分的表现
相关性	对今年的这批受众明显有用
清晰度	摘要说明了参会者将学到什么
原创性	角度新颖、基于真实经验，而不是泛泛的概述
演讲者匹配度	有证据表明演讲者能胜任（经验、过往演讲，或扎实的提纲）

公平评审的建议：

• 每份提案至少由两位评审打分。
• 要求评审声明利益冲突，并回避相关提案。
• 首轮可以考虑在不看演讲者姓名和公司的情况下审阅摘要。
• 用分数来排序，而不是自动决定。遴选会议应当平衡主题、难度、语言、城市以及演讲者的多样性。

第 5 步：决定并通知

在你承诺的日期发出结果通知。如果需要更多时间，请在截止日期前告知所有人。

• 录用：表示祝贺，确认形式，如已确定则告知日期和时间，并请演讲者在规定天数内确认。索取最终的个人简介、照片以及对摘要的任何更新。
• 候补：坦诚说明这个演讲很好，一旦有名额空出会联系对方。并给出一个日期，到时无论结果如何都会告知。
• 拒稿：表示感谢，如愿意可告知收到的提案总数，有条件的话给出一句反馈。邀请对方明年再投稿，或来参会。

礼貌的拒绝能积累好感，而石沉大海则往往会被人记住。

第 6 步：编排议程

演讲者确认后，开始安排议程：

• 把最有普遍吸引力的演讲放在每个时段的开头。
• 避免在并行的分会场中，把面向同一类受众的两个演讲安排在同一时间。
• 在演讲之间留出缓冲时间，用于换场和技术调试。
• 把工作坊安排在有电源插座和良好网络的场地。
• 议程一旦稳定就立即公布；它能促进售票，也能让赞助商更有信心。

为取消情况准备备用方案：比如一位在本地的候补演讲者，或用现场已有的演讲者临时组成一场圆桌讨论。

第 7 步：活动前支持演讲者

• 发送演讲者指南：场地地址、到场时间、幻灯片格式和比例、麦克风类型、录制同意书、当天联系人。
• 为首次演讲者提供可选的幻灯片审阅或排练。
• 以书面形式确认差旅和住宿细节。
• 在活动前一周和前一天各提醒一次。

CFP 常见错误

• 开放征稿太晚，导致入选演讲者来不及安排行程。
• 主题不明确，收到数百份偏离方向的提案。
• 承诺了自己无力支付的差旅补贴。
• 一个人独自评审，使议程局限于主办方自己的人脉圈。
• 从不向落选的申请者通知结果。

BuildAConf 在你的活动网站上内置了征稿功能：演讲者提交申请，提案进入主办方收件箱，由你的团队按 1 至 5 分打分，可以批量录用，录用的演讲会进入议程和活动应用。你还可以浏览演讲者名录并直接邀请嘉宾。请访问 buildaconf.com 开始使用。

常见问题

征稿应该开放多久？

对大多数会议来说，四到八周比较合适。太短会减少那些需要雇主批准的人的投稿；太长则会失去紧迫感。如果演讲者需要出行，请提前截止，使结果通知与活动之间至少留出两个月。

需要多少位评审？

对大多数区域性活动来说，三到五位评审就足够了，每份提案至少由两人打分。选择了解你的受众、并来自不同背景和城市的评审。

应该给演讲者付酬吗？

取决于你的预算。至少应给录用的演讲者一张免费门票。如果条件允许，为来自其他城市的演讲者承担差旅。请在征稿启事中明确说明相关政策，避免录用后让人意外。

如果收到的提案很少怎么办？

延长一次截止日期，并在原定日期之前宣布，然后请社群负责人和往届参会者推荐人选。向有潜力的首次演讲者发出个人邀请，往往比再发一轮帖子更有效。