कॉल फ़ॉर पेपर्स की शुरू से अंत तक पूरी गाइड

कॉल फ़ॉर पेपर्स (CFP) चलाने के लिए एक स्पष्ट कॉल प्रकाशित करें जो आपकी ऑडियंस, विषय और फ़ॉर्मेट समझाए, उसे चार से आठ हफ़्ते खुला रखें, उसे वहाँ प्रमोट करें जहाँ संभावित स्पीकर पहले से मौजूद हैं, और एक छोटी कमेटी के साथ सरल स्कोरिंग रूब्रिक से प्रस्तावों की समीक्षा करें। फिर तय तारीख़ पर स्वीकार करें, वेटलिस्ट करें और अस्वीकार करें, स्पीकरों की पुष्टि लिखित में लें, और एजेंडा बनाएँ। मुश्किल काम प्रस्ताव जमा करना नहीं है; मुश्किल है उनकी निष्पक्ष समीक्षा करना और फ़ैसले समय पर बताना।

CFP खोलें ही क्यों

आमंत्रित स्पीकर अनुमानित गुणवत्ता देते हैं। CFP आपको विविधता देता है: नई आवाज़ें, स्थानीय प्रैक्टिशनर, ऐसे शहरों के लोग जिनके बारे में आपने सोचा नहीं था, और ऐसे विषय जो आपकी टीम को मालूम नहीं। लैटिन अमेरिका में, जहाँ कई उत्कृष्ट प्रैक्टिशनरों को कभी बोलने के लिए बुलाया ही नहीं जाता, खुली कॉल उस कम्युनिटी को बनाने का भी तरीक़ा है जिस पर कॉन्फ़्रेंस निर्भर है।

ज़्यादातर इवेंट दोनों करते हैं: कुछ आमंत्रित कीनोट जो कार्यक्रम को आधार देते हैं, और बाक़ी के लिए खुली कॉल।

चरण 1: तय करें कि आप क्या ढूँढ रहे हैं

कॉल लिखने से पहले आंतरिक रूप से इन पर सहमत हों:

• ऑडियंस: कमरे में कौन बैठेगा और वे पहले से क्या जानते हैं।
• ट्रैक या थीम: तीन से छह संभाले जा सकते हैं। बहुत ज़्यादा ट्रैक बिखरा हुआ कार्यक्रम बनाते हैं।
• फ़ॉर्मेट: टॉक (20 से 30 मिनट), लाइटनिंग टॉक (5 से 10 मिनट), वर्कशॉप, पैनल। हर एक की अवधि बताएँ।
• भाषा: स्पेनिश, पुर्तगाली, अंग्रेज़ी, या मिश्रण। साफ़ बताएँ, और स्पीकरों को बताएँ कि इंटरप्रिटेशन उपलब्ध है या नहीं।
• आप क्या देते हैं: मुफ़्त टिकट, यात्रा सहायता, ठहरना, मानदेय, या टिकट के अलावा कुछ नहीं। साफ़ कहें; स्पीकर इसी के हिसाब से योजना बनाते हैं।
• आप क्या स्वीकार नहीं करेंगे: प्रोडक्ट पिच, बिना नई सामग्री के दोहराए गए टॉक्स, या कुछ भी जो फ़िट नहीं बैठता।

चरण 2: कॉल लिखें

अच्छा CFP पेज हर वह सवाल हल करता है जो स्पीकर वरना आपको ईमेल करके पूछते। इसमें शामिल करें:

1. इवेंट पर एक पैराग्राफ़: तारीख़ें, शहर, वेन्यू, अपेक्षित ऑडियंस।
2. आप कौन से विषय चाहते हैं, हर ट्रैक के लिए दो-तीन उदाहरण टॉक आइडिया के साथ।
3. फ़ॉर्मेट और अवधि।
4. मुख्य तारीख़ें: खुलने की, बंद होने की, फ़ैसले की सूचना की, स्पीकर पुष्टि की अंतिम तारीख़, इवेंट की तारीख़।
5. स्पीकरों को क्या मिलता है, और यात्रा का ख़र्च कौन उठाता है।
6. आचार संहिता का लिंक।
7. फ़ॉर्म।

फ़ॉर्म में क्या पूछें

इसे छोटा रखें। लंबे फ़ॉर्म पहली बार बोलने वाले स्पीकरों को हतोत्साहित करते हैं, और आप ठीक उन्हीं को आकर्षित करना चाहते हैं।

• नाम, ईमेल, शहर, देश, कंपनी या संगठन (वैकल्पिक)
• संक्षिप्त बायो और फ़ोटो (स्वीकृति के बाद माँगी जा सकती है)
• टॉक का शीर्षक
• एब्स्ट्रैक्ट (सार्वजनिक विवरण, जो प्रतिभागी पढ़ेंगे)
• समीक्षकों के लिए नोट्स (निजी: रूपरेखा, यही टॉक क्यों, पिछले संस्करण)
• फ़ॉर्मेट और ट्रैक
• प्रस्तुति की भाषा
• सामग्री का अनुभव स्तर (शुरुआती, मध्यम, उन्नत)
• पिछले टॉक्स या लेखन के लिंक (वैकल्पिक)
• यात्रा की ज़रूरतें

सार्वजनिक एब्स्ट्रैक्ट को निजी नोट्स से अलग रखने से स्पीकर समीक्षकों से ईमानदारी से बात कर सकते हैं, और वह टेक्स्ट आपकी वेबसाइट पर नहीं दिखता।

चरण 3: कॉल को प्रमोट करें

जिस CFP को कोई नहीं देखता, वह पिछले साल वाले ही पाँच स्पीकर दोहराता है। इसे यहाँ साझा करें:

• स्थानीय डेवलपर, डिज़ाइन, प्रोडक्ट या इंडस्ट्री कम्युनिटी में, जिनमें WhatsApp और Telegram ग्रुप भी शामिल हैं जहाँ मॉडरेटर अनुमति दें।
• पड़ोसी शहरों और देशों के मीटअप आयोजकों के ज़रिए।
• विश्वविद्यालयों और पेशेवर संघों के माध्यम से।
• LinkedIn पर और जहाँ भी आपकी ऑडियंस पोस्ट करती है।
• अपने स्पॉन्सरों और पार्टनरों के चैनलों के ज़रिए।

आधे समय पर और आख़िरी हफ़्ते में रिमाइंडर भेजें। कई प्रस्ताव आख़िरी दिनों में आते हैं, इसलिए सोचें कि क्या छोटी अवधि बढ़ाना मदद करेगा, और उसकी घोषणा मूल समय-सीमा से पहले करें, बाद में नहीं।

अगर आप कम प्रतिनिधित्व वाले समूहों या छोटे शहरों से ज़्यादा स्पीकर चाहते हैं, तो साफ़ कहें और मदद की पेशकश करें: एब्स्ट्रैक्ट को आकार देने के लिए मेंटरिंग सेशन, या इवेंट से पहले स्लाइड्स की समीक्षा।

चरण 4: रूब्रिक के साथ समीक्षा करें

तीन से पाँच ऐसे समीक्षक जोड़ें जो ऑडियंस को जानते हों। उन्हें 1 से 5 के स्कोर और संक्षिप्त मानदंडों वाला रूब्रिक दें, उदाहरण के लिए:

मानदंड	5 कैसा दिखता है
प्रासंगिकता	इस ऑडियंस के लिए इस साल स्पष्ट रूप से उपयोगी
स्पष्टता	एब्स्ट्रैक्ट बताता है कि प्रतिभागी क्या सीखेंगे
मौलिकता	नया नज़रिया, असली अनुभव, सामान्य ओवरव्यू नहीं
स्पीकर की उपयुक्तता	इसका प्रमाण कि स्पीकर प्रस्तुति दे सकता है (अनुभव, पिछले टॉक्स, या मज़बूत रूपरेखा)

निष्पक्ष समीक्षा के सुझाव:

• हर प्रस्ताव को कम से कम दो समीक्षकों से स्कोर करवाएँ।
• समीक्षकों से हितों के टकराव घोषित करने और उन प्रस्तावों को छोड़ने को कहें।
• पहले दौर में स्पीकर का नाम और कंपनी देखने से पहले एब्स्ट्रैक्ट की समीक्षा करने पर विचार करें।
• स्कोर का उपयोग रैंक करने के लिए करें, अपने-आप फ़ैसला करने के लिए नहीं। चयन बैठक में विषयों, स्तरों, भाषाओं, शहरों और स्पीकर विविधता का संतुलन होना चाहिए।

चरण 5: फ़ैसला करें और बताएँ

फ़ैसले उसी तारीख़ पर भेजें जिसका आपने वादा किया था। अगर और समय चाहिए, तो समय-सीमा से पहले सबको बता दें।

• स्वीकृत: बधाई दें, फ़ॉर्मेट, और अगर पता हो तो तारीख़ व समय की पुष्टि करें, और स्पीकर से तय दिनों के भीतर पुष्टि करने को कहें। अंतिम बायो, फ़ोटो और एब्स्ट्रैक्ट में किसी भी बदलाव के लिए पूछें।
• वेटलिस्ट: ईमानदारी से समझाएँ कि टॉक अच्छा है और स्लॉट खुलने पर आप संपर्क करेंगे। एक तारीख़ दें जब तक आप उन्हें किसी भी तरह बता देंगे।
• अस्वीकृत: धन्यवाद दें, चाहें तो बताएँ कि आपको कितने प्रस्ताव मिले, और संभव हो तो एक पंक्ति का फ़ीडबैक दें। उन्हें अगले साल जमा करने या उपस्थित होने के लिए आमंत्रित करें।

विनम्र अस्वीकृति सद्भावना बनाती है। चुप्पी वाली अस्वीकृति याद रह जाती है।

चरण 6: एजेंडा बनाएँ

स्पीकरों की पुष्टि होते ही कार्यक्रम सजाएँ:

• सबसे मज़बूत, व्यापक अपील वाले टॉक्स हर ब्लॉक की शुरुआत में रखें।
• पैरलल ट्रैक में एक ही ऑडियंस के लिए दो टॉक्स एक ही समय पर न रखें।
• कमरे बदलने और तकनीकी सेटअप के लिए टॉक्स के बीच बफ़र छोड़ें।
• वर्कशॉप उन कमरों में रखें जहाँ पावर आउटलेट और अच्छा इंटरनेट हो।
• एजेंडा स्थिर होते ही प्रकाशित करें; यह टिकट बेचता है और स्पॉन्सरों को भरोसा देता है।

रद्द होने की स्थिति के लिए बैकअप योजना रखें: कोई वेटलिस्ट वाला स्थानीय स्पीकर, या ऐसा पैनल जो पहले से मौजूद स्पीकरों से बन सके।

चरण 7: इवेंट से पहले स्पीकरों को सहयोग दें

• स्पीकर गाइड भेजें: वेन्यू का पता, पहुँचने का समय, स्लाइड फ़ॉर्मेट और अनुपात, माइक्रोफ़ोन का प्रकार, रिकॉर्डिंग की सहमति, उस दिन का संपर्क।
• पहली बार बोलने वाले स्पीकरों को वैकल्पिक स्लाइड समीक्षा या रिहर्सल की पेशकश करें।
• यात्रा और ठहरने का ब्योरा लिखित में पक्का करें।
• उन्हें एक हफ़्ते पहले और एक दिन पहले याद दिलाएँ।

CFP की आम ग़लतियाँ

• कॉल बहुत देर से खोलना, जिससे चुने गए स्पीकर यात्रा का इंतज़ाम नहीं कर पाते।
• स्पष्ट विषय न होना, जिससे सैकड़ों भटके हुए प्रस्ताव आते हैं।
• ऐसी यात्रा सहायता का वादा करना जिसे आप फ़ंड नहीं कर सकते।
• अकेले समीक्षा करना, जिससे कार्यक्रम आयोजक के नेटवर्क तक सिमट जाता है।
• अस्वीकृत आवेदकों को फ़ैसले कभी न बताना।

BuildAConf आपकी इवेंट वेबसाइट पर कॉल फ़ॉर पेपर्स शामिल करता है: स्पीकर आवेदन करते हैं, प्रस्ताव आयोजक इनबॉक्स में आते हैं जहाँ आपकी टीम उन्हें 1 से 5 तक स्कोर करती है, आप एक साथ बल्क में स्वीकार कर सकते हैं, और स्वीकृत टॉक्स एजेंडा और इवेंट ऐप में चले जाते हैं। आप स्पीकर डायरेक्टरी भी देख सकते हैं और लोगों को सीधे आमंत्रित कर सकते हैं। शुरुआत करें: buildaconf.com।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

कॉल फ़ॉर पेपर्स कितने समय खुला रहना चाहिए?

ज़्यादातर कॉन्फ़्रेंस के लिए चार से आठ हफ़्ते ठीक रहते हैं। छोटी कॉल उन लोगों के प्रस्ताव घटाती है जिन्हें नियोक्ता से अनुमति चाहिए; लंबी कॉल की तात्कालिकता ख़त्म हो जाती है। इसे इतना पहले बंद करें कि अगर स्पीकरों को यात्रा करनी है तो फ़ैसलों और इवेंट के बीच कम से कम दो महीने रहें।

कितने समीक्षक चाहिए?

ज़्यादातर क्षेत्रीय इवेंट्स के लिए तीन से पाँच समीक्षक काफ़ी हैं, हर प्रस्ताव को कम से कम दो लोग स्कोर करें। ऐसे समीक्षक चुनें जो आपकी ऑडियंस को जानते हों और अलग-अलग पृष्ठभूमि और शहरों का प्रतिनिधित्व करते हों।

क्या स्पीकरों को भुगतान करना चाहिए?

यह आपके बजट पर निर्भर है। कम से कम, स्वीकृत स्पीकरों को मुफ़्त टिकट दें। अगर संभव हो, तो दूसरे शहरों के स्पीकरों की यात्रा का ख़र्च उठाएँ। नीति कॉल में साफ़ बताएँ ताकि स्वीकृति के बाद किसी को हैरानी न हो।

अगर बहुत कम प्रस्ताव मिलें तो?

समय-सीमा एक बार बढ़ाएँ और मूल तारीख़ से पहले उसकी घोषणा करें, फिर कम्युनिटी लीडरों और पिछले प्रतिभागियों से लोगों को नामांकित करने को कहें। संभावनाशील पहली बार वाले स्पीकरों को व्यक्तिगत निमंत्रण अक्सर पोस्ट्स के एक और दौर से बेहतर काम करते हैं।