Kit de patrocinio: qué incluir, niveles y errores comunes

Un buen kit de patrocinio (o sponsorship deck) es un documento corto que le explica a una empresa quién va a tu conferencia, qué obtiene por apoyarla y cuánto cuesta cada opción. Debe incluir el perfil del público, los datos básicos del evento, entre tres y cinco niveles con beneficios concretos y precios, opciones a la carta y un paso siguiente claro. Si un gerente de marketing no entiende tu oferta en dos minutos, el kit es demasiado largo o demasiado vago.

Este artículo se centra en el documento en sí: qué páginas lleva, cómo diseñar los niveles y qué errores evitar. Para la prospección y el seguimiento de sponsors tenemos otras guías en el blog.

La estructura de un kit que se lee

Piensa en 8 a 12 páginas (o diapositivas). Más que eso casi nadie lo lee completo. Un orden que funciona:

Portada. Nombre, fecha, ciudad, sede y una línea que diga qué es el evento (“La conferencia de desarrollo de software del sur de Bolivia”, no “Un espacio para la innovación”).
Qué es y por qué existe. Un párrafo. Qué problema resuelve para la comunidad, qué temas cubre, qué formato tiene.
Quién asiste. Perfiles profesionales, nivel de experiencia, ciudades de origen, intereses. Si ya hiciste ediciones anteriores, usa tus datos reales de registro. Si es la primera, describe a quién apuntas y por qué crees que vendrá (comunidades aliadas, universidades, meetups previos).
Speakers y agenda tentativa. Algunos nombres confirmados o los ejes temáticos. Esto da credibilidad.
Canales de difusión. Sitio web, redes, comunidades, media partners. Sin inventar alcances: si no tienes la cifra, describe el canal.
Niveles de patrocinio. Una tabla comparativa.
Opciones a la carta. Beneficios sueltos para empresas con presupuesto chico.
Ediciones anteriores (si existen): fotos, sponsors que ya apoyaron, testimonios reales con permiso.
Próximos pasos y contacto. Fecha límite para confirmar, a quién escribir, cómo se paga y se factura.

Lo que no debe faltar en la primera página

El sponsor decide en segundos si sigue leyendo. En la portada o en la segunda página deben estar: fecha y ciudad, tamaño esperado del público, temática y un enlace al sitio del evento. Un sitio publicado, aunque esté en pre-lanzamiento, hace que el PDF sea verificable.

Cómo diseñar los niveles

Los nombres clásicos (Platinum, Gold, Silver, Bronze) funcionan porque todo el mundo los entiende. Puedes usar nombres temáticos, pero aclara la jerarquía. Algunas reglas:

Tres a cinco niveles. Menos de tres no deja elegir; más de cinco confunde.
Cupos limitados en los niveles altos. Un solo patrocinador principal, dos o tres del siguiente nivel. La escasez es real: hay pocos espacios destacados en el escenario y en el sitio.
Diferencias claras entre niveles. Si Gold y Silver se distinguen solo por el tamaño del logo, nadie pagará la diferencia. Cada salto de nivel debe sumar algo que el sponsor valore: un stand mejor ubicado, minutos en el escenario, acceso a una actividad exclusiva.
Un nivel de entrada accesible. En muchas ciudades de la región, el sponsor posible es una empresa local, una universidad privada o una startup con poco presupuesto. Un nivel de entrada barato (o en canje) abre la puerta a una relación que puede crecer en la próxima edición.

Ejemplo de tabla de niveles (ejemplo ilustrativo)

Los montos de esta tabla son hipotéticos y solo sirven para mostrar la estructura. Tus precios dependen de tu ciudad, tu público y tus costos.

Beneficio	Principal (1 cupo)	Oro (3 cupos)	Plata (6 cupos)	Comunidad
Logo en sitio y app	Destacado, arriba	Grande	Mediano	Pequeño
Logo en escenario y backdrop	Sí	Sí	No	No
Stand	Grande, ubicación preferente	Mediano	Mesa compartida	No
Charla o mención en escenario	Charla de 15 min	Mención en apertura	No	No
Entradas incluidas	10	5	2	1
Publicaciones en redes	3 dedicadas	1 dedicada	Mención grupal	Mención grupal
Precio (hipotético)	USD 8.000	USD 3.500	USD 1.500	Canje

Beneficios que los sponsors sí valoran

Los beneficios se pueden agrupar en cuatro tipos. Un buen kit mezcla los cuatro:

Visibilidad: logo en sitio, app, pantallas, credenciales, backdrop, redes, materiales impresos.
Contacto con el público: stand, demo, taller patrocinado, sala o espacio de networking con su marca, actividad de reclutamiento.
Contenido y autoridad: una charla (sujeta a criterios de calidad, no un comercial), participación en un panel, artículo en el blog del evento.
Relación: entradas para su equipo, invitación a la cena de speakers, menciones en la apertura y el cierre.

Sé específico. “Presencia de marca” no significa nada; “logo en las 4 pantallas de la sala principal entre charlas” sí. Si un beneficio depende de algo que no controlas (por ejemplo, la cobertura de un medio aliado), no lo prometas como garantizado.

Opciones a la carta

Muchas empresas no tienen presupuesto para un nivel completo pero sí para algo puntual. Ideas que suelen funcionar en eventos de la región:

Patrocinio del café, el almuerzo o el coffee break.
Patrocinio del wifi (nombre de la red con su marca).
Credenciales y cordones (lanyards).
Becas para estudiantes o personas de comunidades subrepresentadas, con el nombre de la empresa.
Sala o track con su nombre.
After party o actividad de networking.

Estas opciones también son útiles para canjes: una cafetería local, una imprenta o una productora audiovisual pueden aportar en especie a cambio de visibilidad.

Precios, moneda y forma de pago

En Latinoamérica conviene definir desde el principio en qué moneda cotizas. Si tus costos son en moneda local pero tus sponsors son empresas regionales que presupuestan en dólares, puedes publicar precios en USD con su equivalente local, o tener dos tablas. Lo importante es que el kit diga:

Moneda y si los precios incluyen impuestos.
Qué tipo de comprobante o factura recibe el sponsor.
Plazos: anticipo, saldo y fecha límite para que el logo entre en los materiales impresos.
Qué pasa si el evento se pospone o cambia de formato.

Separa también los acuerdos en dinero de los acuerdos en canje. Un canje no es “gratis”: tiene un valor que debes estimar y dejar por escrito, con qué entrega cada parte.

Hablar solo del evento y no del sponsor. Cada página debería contestar “¿qué gano yo?”.
Niveles sin diferencias reales. Si no se entiende por qué un nivel cuesta el doble, el sponsor elige el más barato o ninguno.
Cifras infladas o sin respaldo. Prometer “50.000 impresiones” sin datos te quita credibilidad cuando el sponsor pida el informe. Usa solo números que puedas demostrar después.
Un PDF de 40 páginas. Nadie lo lee. Si tienes mucho material, deja lo esencial en el kit y el detalle en un anexo o en el sitio.
No tener fecha límite. Sin un plazo, la decisión se posterga indefinidamente.
Un solo kit para todos. Una fintech, una universidad y una cervecería buscan cosas distintas. Mantén el mismo documento base, pero personaliza la primera página y el correo de envío.
No pensar en la entrega. Cada beneficio que vendes es trabajo para tu equipo el día del evento. Antes de publicar el kit, verifica que puedes cumplir todo.

Checklist antes de enviarlo

Fecha, ciudad, sede y enlace al sitio en las primeras dos páginas.
Perfil del público descrito con datos reales o con una proyección honesta.
Tres a cinco niveles con cupos y diferencias claras.
Opciones a la carta y posibilidad de canje.
Moneda, impuestos, facturación y plazos de pago.
Fecha límite para confirmar.
Un contacto con nombre, correo y WhatsApp.
Versión en PDF liviano (que se pueda enviar por WhatsApp sin problemas) y versión web.

El kit en PDF abre la conversación, pero el acuerdo debe quedar por escrito con el nivel, los beneficios y el monto. En BuildAConf defines tus niveles y envías a cada empresa una propuesta con paquete, nivel y monto; cuando el sponsor paga, su logo aparece en su nivel en el sitio y la app del evento. También puedes buscar empresas por ciudad e industria en el directorio de partners.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas páginas debe tener un kit de patrocinio?

Entre 8 y 12 páginas es un rango razonable. Lo esencial (qué es el evento, quién asiste, niveles y precios, contacto) debe entenderse sin leer todo el documento. El detalle puede ir en un anexo o en el sitio web.

¿Debo publicar los precios en el kit o darlos solo por correo?

Publicarlos ahorra tiempo a ambas partes y filtra a quienes no tienen presupuesto. Si prefieres negociar, al menos indica un rango o el precio “desde”. Un kit sin ninguna referencia de precio suele generar una pregunta extra y más demora.

¿Qué hago si es la primera edición y no tengo datos de público?

Describe el público objetivo con honestidad: a qué comunidades, universidades o empresas apuntas y por qué. Muestra speakers confirmados, aliados y el sitio publicado. Considera precios más bajos o beneficios extra para los primeros sponsors, que asumen más riesgo.

¿Conviene aceptar canjes en lugar de dinero?

Sí, cuando el canje cubre un costo real que de otro modo pagarías (café, impresión, video, transporte). Valóralo por escrito, ubícalo en un nivel equivalente y deja claro qué entrega cada parte y en qué fecha.