क्रिप्टो कॉन्फ़्रेंस के साइड इवेंट: क्यों और कैसे आयोजित करें

साइड इवेंट वे छोटे आयोजन हैं जो किसी बड़ी क्रिप्टो कॉन्फ़्रेंस के आसपास प्रोजेक्ट, कम्युनिटी, फ़ंड या मीडिया आयोजित करते हैं: मीटअप, हैकाथॉन, वर्कशॉप, ब्रेकफ़ास्ट, डिनर और पार्टियां, जो उसी शहर में उसी हफ़्ते होती हैं। ये इसलिए काम करते हैं कि मुख्य कॉन्फ़्रेंस सही लोगों को एक जगह ले आती है, जबकि साइड इवेंट में आप बड़ी स्पॉन्सरशिप की लागत के एक छोटे हिस्से में अपनी ऑडियंस, फ़ॉर्मेट और संदेश खुद चुन सकते हैं। अच्छा साइड इवेंट करने के लिए साफ़ उद्देश्य चुनें, मुख्य एजेंडा के हिसाब से समय तय करें, रजिस्ट्रेशन सरल रखें और प्रचार वहां करें जहां क्रिप्टो कम्युनिटी पहले से बात करती है: X, Telegram और कम्युनिटी कैलेंडर।

क्रिप्टो में साइड इवेंट आम क्यों हो गए

बड़ी क्रिप्टो कॉन्फ़्रेंस कई देशों से बिल्डर, निवेशक, फ़ाउंडर और कम्युनिटी सदस्यों को खींचती हैं। हफ़्ते का ज़्यादातर असली मूल्य मुख्य वेन्यू के बाहर, छोटे कमरों में बनता है जहां लोग वाकई बात कर सकते हैं। समय के साथ, बड़ी कॉन्फ़्रेंस के आसपास के साइड इवेंट अपने आप में यात्रा की वजह बन गए हैं।

लैटिन अमेरिका का हालिया उदाहरण: Devconnect Argentina ब्यूनस आयर्स में हुआ, और Ethereum Foundation के रीकैप के अनुसार उस हफ़्ते शहर भर में कम्युनिटी द्वारा चलाए गए 500 से ज़्यादा साइड इवेंट हुए। साइड इवेंट के काम करने के लिए आपको इस पैमाने के हफ़्ते की ज़रूरत नहीं है, लेकिन यह दिखाता है कि यह फ़ॉर्मेट कितना केंद्रीय हो गया है।

क्षेत्र के क्रिप्टो इवेंट परिदृश्य की व्यापक तस्वीर के लिए लैटिन अमेरिका में क्रिप्टो और web3 कॉन्फ़्रेंस देखें।

साइड इवेंट कौन करता है, और क्यों

आयोजक	आम लक्ष्य	आम फ़ॉर्मेट
प्रोटोकॉल या प्रोजेक्ट	डेवलपर अपनाव, कम्युनिटी	वर्कशॉप, हैकाथॉन, बिल्डर मीटअप
स्टार्टअप	यूज़र, पार्टनर, भर्ती	डेमो सत्र, हैप्पी आवर
फ़ंड या निवेशक	डील फ़्लो	फ़ाउंडर ब्रेकफ़ास्ट, छोटा डिनर
मीडिया संस्था या क्रिएटर	कंटेंट और ऑडियंस	लाइव पॉडकास्ट रिकॉर्डिंग, पैनल
स्थानीय कम्युनिटी	पहचान, स्थानीय लोगों को वैश्विक सीन से जोड़ना	स्पैनिश या पुर्तगाली में मीटअप, शुरुआती सत्र
मुख्य इवेंट का स्पॉन्सर	यात्रा से अतिरिक्त लाभ	संभावित ग्राहकों के लिए निजी डिनर, VIP लाउंज

साइड इवेंट से वह कंपनी भी सही लोगों से मिल पाती है जो सबसे ऊंचे स्पॉन्सरशिप टियर का खर्च नहीं उठा सकती। इससे मुख्य कॉन्फ़्रेंस के स्पॉन्सर भी बूथ को गहरे रिश्तों में बदल पाते हैं।

स्टेप 1: उद्देश्य और ऑडियंस तय करें

एक वाक्य लिखें: "हम चाहते हैं कि [खास लोग] [खास नतीजा] हासिल करें।" उदाहरण:

• "हम चाहते हैं कि क्षेत्र के डेवलपर हमारे नेटवर्क पर अपना पहला ऐप डिप्लॉय करें।"
• "हम चाहते हैं कि LatAm में पेमेंट्स बना रहे दस फ़ाउंडर हमारी निवेश टीम से मिलें।"
• "हम चाहते हैं कि क्रिप्टो में नए स्थानीय कम्युनिटी सदस्य सेल्फ़-कस्टडी को समझें।"

उद्देश्य ही आकार तय करता है। फ़ाउंडर डिनर छोटे समूह के साथ चलता है। हैकाथॉन को कई लोगों और मेंटर के लिए जगह चाहिए। पार्टी के लिए बड़ा वेन्यू चाहिए, लेकिन उससे गहरी बातचीत कम होती है।

स्टेप 2: समय चुनें

• मुख्य कॉन्फ़्रेंस का एजेंडा देखें और उन कीनोट से टकराव से बचें जिन्हें आपकी ऑडियंस देखना चाहेगी।
• उस हफ़्ते का कम्युनिटी कैलेंडर देखें। साइड इवेंट वाले हफ़्ते जल्दी भर जाते हैं, और लोकप्रिय टाइम स्लॉट में भीड़ होती है।
• सुबह के समय पर विचार करें। ब्रेकफ़ास्ट और सुबह की वर्कशॉप में अक्सर शाम की पार्टियों से कम प्रतिस्पर्धा होती है।
• कॉन्फ़्रेंस से पहले के दिन हैकाथॉन और वर्कशॉप के लिए अच्छे हैं, जब लोग अभी पहुंचे हों और उनके पास समय हो।
• समय स्थानीय टाइम ज़ोन के साथ प्रकाशित करें, क्योंकि कई प्रतिभागी यात्रा कर रहे होंगे।

स्टेप 3: वेन्यू चुनें

बड़ी कॉन्फ़्रेंस के हफ़्ते में वेन्यू जल्दी बुक हो जाते हैं और कीमतें बढ़ सकती हैं। विकल्प:

• कोवर्किंग स्पेस और कम्युनिटी हब।
• यूनिवर्सिटी, तकनीकी वर्कशॉप के लिए।
• प्राइवेट रूम वाले रेस्तरां और बार, डिनर और हैप्पी आवर के लिए।
• मुख्य वेन्यू के पास के होटल।
• पार्टनर के ऑफ़िस।

जांचें: क्षमता, इंटरनेट की गुणवत्ता, लैपटॉप के लिए पावर आउटलेट, टॉक के लिए ऑडियो, सुगम्यता, और मुख्य वेन्यू से दूरी। लैटिन अमेरिका के बड़े शहरों में ट्रैफ़िक छोटी दूरी को लंबे सफ़र में बदल सकता है; मुख्य वेन्यू के पास रहने से उपस्थिति बढ़ती है।

शाम के इवेंट के लिए सुरक्षा के बारे में पूछें, और देर से निकलने वाले प्रतिभागियों के लिए सुरक्षित परिवहन के विकल्प तय करें।

स्टेप 4: बजट

आम मदें:

• वेन्यू
• खाना और पेय
• ऑडियो, स्क्रीन, इंटरनेट
• डिज़ाइन और छपे साइनेज
• फ़ोटोग्राफ़ी और वीडियो
• पुरस्कार, हैकाथॉन के लिए
• स्टाफ़ और वॉलंटियर
• आकस्मिक खर्च के लिए रिज़र्व

ऑडियंस साझा करने वाले एक या दो अन्य प्रोजेक्ट के साथ को-होस्टिंग लागत बांटने और ऑडियंस मिलाने का आम तरीका है। लिखित में तय करें कि कौन क्या भुगतान करेगा, गेस्ट लिस्ट कौन नियंत्रित करेगा, और प्रतिभागियों के डेटा को कैसे संभाला जाएगा।

अगर आप विदेश से वेंडरों को भुगतान करते हैं, तो पहले पक्का करें कि वे भुगतान कैसे स्वीकार करते हैं: स्थानीय मुद्रा, कार्ड, ट्रांसफ़र या स्टेबलकॉइन। कई स्थानीय वेंडर स्थानीय मुद्रा पसंद करते हैं।

स्टेप 5: रजिस्ट्रेशन और गेस्ट लिस्ट

• सरल रजिस्ट्रेशन पेज इस्तेमाल करें, तेज़ एंट्री के लिए बेहतर हो कि QR टिकट के साथ।
• तय करें कि एंट्री खुली होगी या अनुमोदित। डिनर और फ़ाउंडर इवेंट के लिए अनुमोदन मददगार है और नहीं आने वालों को कम करता है।
• मुफ़्त इवेंट में कुछ लोगों के न आने की उम्मीद रखें; उसी हिसाब से क्षमता तय करें और वेटिंग लिस्ट रखें।
• सिर्फ़ वही डेटा मांगें जो आपको चाहिए, और साफ़ बताएं कि उसे कैसे इस्तेमाल करेंगे।
• इवेंट वाले दिन पते और मैप लिंक के साथ रिमाइंडर भेजें।

स्टेप 6: प्रचार

क्रिप्टो कम्युनिटी खास जगहों पर बात करती हैं:

• आयोजकों और स्पीकरों की X (Twitter) पोस्ट।
• स्थानीय और अंतरराष्ट्रीय कम्युनिटी के Telegram ग्रुप और चैनल।
• मुख्य कॉन्फ़्रेंस के हफ़्ते के कम्युनिटी कैलेंडर, अगर मौजूद हों।
• स्थानीय कम्युनिटी के WhatsApp ग्रुप।
• कॉन्फ़्रेंस को कवर करने वाले मीडिया पार्टनर और क्रिएटर।

अंतरराष्ट्रीय मेहमानों के लिए अंग्रेज़ी में और स्थानीय कम्युनिटी के लिए स्पैनिश या पुर्तगाली में प्रचार करें। स्थानीय कम्युनिटी को शामिल करना सिर्फ़ अच्छी प्रैक्टिस नहीं है; इससे वे आगंतुक भी इवेंट को ज़्यादा दिलचस्प पाते हैं जो इस क्षेत्र से मिलने आए हैं।

अगर आप क्रिएटर को आमंत्रित कर रहे हैं, तो पढ़ें बार्टर बनाम पेड इवेंट कवरेज कि क्रिएटर ऐसे सौदों के बारे में कैसे सोचते हैं।

स्टेप 7: इवेंट के दिन कंटेंट और फ़ॉर्मेट

• टॉक छोटी रखें; साइड इवेंट ज़्यादातर बातचीत के लिए होते हैं।
• एक होस्ट रखें जो लोगों का स्वागत करे और उन्हें एक-दूसरे से मिलवाए।
• भूमिका या प्रोजेक्ट वाले नेम टैग दें, जिससे नेटवर्किंग आसान होती है।
• अपने संदेश के लिए एक साफ़ क्षण तय करें: छोटा डेमो, घोषणा, या कॉल टू एक्शन।
• इवेंट के बाद की पोस्ट के लिए फ़ोटो लें और छोटी क्लिप रिकॉर्ड करें।

अनुपालन और ज़िम्मेदारी

क्रिप्टो के नियम देश के अनुसार अलग हैं और अक्सर बदलते हैं। अगर आपके साइड इवेंट में टोकन प्रमोशन, गिवअवे, निवेश उत्पाद या वित्तीय सलाह शामिल है, तो इवेंट से पहले स्थानीय नियामक के आधिकारिक दिशानिर्देश जांचें, और किसी भी निवेश को गारंटीड बताने से बचें। संदेह हो तो स्थानीय वकील से पूछें। शराब परोसने और वेन्यू की क्षमता के स्थानीय नियमों का भी पालन करें।

इवेंट के बाद

• कुछ ही दिनों में प्रतिभागियों को धन्यवाद दें और फ़ोटो या रिकॉर्डिंग साझा करें।
• जिन लोगों से मिले, उन्हें उनके पसंदीदा चैनल पर फ़ॉलो-अप करें।
• अपने उद्देश्य के मुकाबले मापें: जुड़े डेवलपर, तय हुई मीटिंग, मिले आवेदन।
• अगले साल के संस्करण के लिए नोट करें कि क्या चला, जिसमें यह भी शामिल है कि कौन-सा टाइम स्लॉट और वेन्यू सबसे अच्छा रहा।

आम गलतियां

• मुख्य कॉन्फ़्रेंस के सबसे बड़े कीनोट के समय पर इवेंट रखना।
• भारी ट्रैफ़िक वाले शहर में मुख्य वेन्यू से दूर वेन्यू बुक करना।
• किसी खास ऑडियंस के लिए बने इवेंट में गेस्ट लिस्ट पर नियंत्रण न होना।
• सिर्फ़ अंग्रेज़ी में प्रचार करना और स्थानीय कम्युनिटी को छोड़ देना।
• इवेंट के बाद फ़ॉलो-अप की कोई योजना न होना।

BuildAConf साइड इवेंट को उसके अपने इवेंट के रूप में होस्ट कर सकता है: अपनी इवेंट वेबसाइट, QR टिकट के साथ मुफ़्त रजिस्ट्रेशन, इवेंट ऐप में QR से चेक-इन, और ऑफ़लाइन काम करने वाला एजेंडा। साइड इवेंट के स्पॉन्सर प्लेटफ़ॉर्म के ज़रिए USDT या USDC में भुगतान कर सकते हैं, और भुगतान के बाद उनका लोगो प्रकाशित हो जाता है। इंटरफ़ेस स्पैनिश, अंग्रेज़ी और पुर्तगाली में है। अधिक जानकारी buildaconf.com/para-organizadores पर।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या साइड इवेंट करने के लिए मुझे मुख्य कॉन्फ़्रेंस से अनुमति चाहिए?

आम तौर पर नहीं, अगर आपका इवेंट स्वतंत्र है और कॉन्फ़्रेंस के ब्रांड का भ्रामक इस्तेमाल नहीं करता। कुछ कॉन्फ़्रेंस अपने नियमों के साथ आधिकारिक कैलेंडर या संबद्ध कार्यक्रम चलाती हैं; सूची में आना चाहें तो उन्हें देखें।

साइड इवेंट कितना बड़ा होना चाहिए?

उतना बड़ा जितना आपके उद्देश्य को चाहिए। फ़ाउंडर डिनर छोटे समूह के साथ चलते हैं, वर्कशॉप ऐसे कमरे के साथ जिसमें आप पढ़ा सकें, और हैकाथॉन उतने बिल्डर के साथ जितनों को आप मेंटर और पुरस्कार से संभाल सकें।

क्या साइड इवेंट मुफ़्त होना चाहिए?

ज़्यादातर मुफ़्त होते हैं, अक्सर अनुमोदित रजिस्ट्रेशन के साथ। मुफ़्त एंट्री बाधा घटाती है, लेकिन कुछ लोगों के न आने की उम्मीद रखें और वेटिंग लिस्ट रखें।

साइड इवेंट की योजना कितनी जल्दी बनानी चाहिए?

जितनी जल्दी आप वेन्यू पक्का कर सकें। बड़ी कॉन्फ़्रेंस के हफ़्तों में अच्छे वेन्यू और टाइम स्लॉट बहुत पहले ले लिए जाते हैं।

स्रोत

• Ethereum Foundation Blog: Devconnect Argentina रीकैप