Cómo organizar un call for papers para tu conferencia

Para organizar un call for papers (CFP) necesitas definir plazos realistas, un formulario corto que pida solo lo necesario para decidir, criterios de evaluación públicos, un proceso de revisión en equipo y una comunicación clara con todos los postulantes, incluidos los rechazados. Un buen CFP no solo llena la agenda: atrae voces nuevas, diversifica el programa y te deja una base de speakers para futuras ediciones.

Qué es un CFP y cuándo conviene abrirlo

Un call for papers (también “convocatoria de charlas” o “call for proposals”) es una invitación abierta para que cualquier persona proponga una charla, taller o panel. Conviene abrirlo cuando:

• Quieres descubrir speakers fuera de tu red habitual.
• Tu comunidad tiene experiencia práctica que contar (desarrolladores, emprendedores, docentes, investigadores).
• Buscas diversidad de ciudades, países, géneros y niveles de experiencia.

No todo el programa tiene que salir del CFP. Lo habitual es combinar keynotes invitados con charlas seleccionadas por convocatoria.

Paso 1: define los plazos

Trabaja hacia atrás desde la fecha del evento:

Etapa	Referencia
Apertura del CFP	4–6 meses antes del evento
Cierre del CFP	3 meses antes
Revisión y selección	2–4 semanas después del cierre
Notificación a postulantes	Al terminar la revisión, todos el mismo día
Confirmación de speakers	1–2 semanas después de notificar
Publicación de la agenda	6–8 semanas antes del evento

Estos plazos son una referencia práctica, no una regla. Si tus speakers deben viajar desde otro país, necesitan tiempo para pasajes y, en algunos casos, visas, así que adelanta todo.

Anuncia la fecha de cierre desde el día uno y evita extenderla salvo que de verdad lo necesites. Las extensiones repetidas enseñan a tu comunidad a postular tarde.

Paso 2: diseña el formulario

Pide solo lo que vas a usar para decidir y para publicar. Un formulario largo reduce postulaciones, sobre todo de personas que nunca dieron una charla.

Imprescindible:

• Nombre, correo y ciudad/país.
• Título de la charla.
• Resumen público (lo que verá la audiencia en la agenda).
• Descripción para el comité: qué aprenderá el público, estructura, por qué el postulante es la persona indicada.
• Formato (charla, taller, panel, lightning talk) y duración.
• Nivel (introductorio, intermedio, avanzado).
• Idioma de la charla.

Útil:

• Bio corta y foto (puedes pedirlas solo a los aceptados).
• Enlaces a charlas anteriores, si existen. Deja claro que no es requisito.
• Necesidades de viaje o accesibilidad.

Evita pedir datos que no usarás, como documentos de identidad, en la etapa de postulación.

Paso 3: publica criterios de evaluación

Los criterios públicos mejoran la calidad de las postulaciones y hacen el proceso más justo. Un conjunto simple:

1. Relevancia para el público y los ejes temáticos del evento.
2. Valor práctico: ¿el público se lleva algo aplicable?
3. Claridad de la propuesta.
4. Originalidad: tema nuevo o mirada local sobre un tema conocido.
5. No es un pitch comercial: las charlas de producto van por otro canal (por ejemplo, el paquete de sponsors).

Publica también los ejes temáticos y qué tipo de charlas no buscas. Ahorra tiempo a todos.

Paso 4: organiza la revisión

Arma un comité

Tres a cinco personas con perfiles distintos es un buen tamaño para eventos medianos. Incluye a alguien de la comunidad, no solo al equipo organizador. Pide que cada revisor declare conflictos de interés (por ejemplo, si trabaja en la misma empresa que el postulante).

Usa una escala común

Una escala de 1 a 5 por propuesta, con una nota breve, funciona bien. Define qué significa cada puntaje para que “3” quiera decir lo mismo para todos.

Revisión anónima, si puedes

Ocultar nombre y empresa en la primera ronda reduce sesgos a favor de los conocidos. En una segunda ronda puedes ver el perfil completo para equilibrar el programa.

Equilibra el programa, no solo el ranking

El ranking es un insumo, no la decisión final. Revisa que el programa tenga variedad de temas, niveles, ciudades y perfiles. Evita que una sola empresa ocupe varios espacios.

Paso 5: comunica con respeto

A los aceptados

Envía la aceptación con: título y formato aceptados, fecha y horario tentativo, qué cubre el evento (pasaje, alojamiento, entrada), qué necesitas de ellos (bio, foto, slides) y una fecha límite para confirmar.

A los rechazados

Responde a todos. Un mensaje amable, con agradecimiento y, si es posible, una razón general (“recibimos muchas propuestas sobre el mismo tema”), mantiene la relación. Invítalos a asistir, a postular a la próxima edición o a dar una lightning talk si la tienes.

Lista de espera

Siempre hay cancelaciones. Mantén dos o tres propuestas en lista de espera y avísales con honestidad que están en esa situación.

Paso 6: del CFP a la agenda

Una vez confirmados, arma la agenda por día y sala, cuidando:

• Que las charlas de nivel introductorio no choquen entre sí.
• Pausas suficientes entre bloques.
• Horarios favorables para speakers que viajan el mismo día.

Publica la agenda en el sitio y en la app del evento, y avisa a cada speaker su horario definitivo por escrito.

Ejemplo de mensaje de rechazo

Este texto puedes adaptarlo a tu evento:

Hola [nombre]: gracias por postular “[título]” a [evento]. Este año recibimos muchas más propuestas de las que caben en la agenda y no pudimos incluir la tuya. Valoramos mucho el tiempo que dedicaste y nos encantaría verte entre el público. Te avisaremos cuando abramos la convocatoria de la próxima edición.

Breve, humano y sin promesas que no puedes cumplir.

Consejos para la región

• Idioma: si aceptas charlas en inglés o portugués, indícalo en la agenda para que el público lo sepa.
• Postulantes primerizos: ofrece una sesión de preguntas por videollamada o una guía de cómo escribir una buena propuesta. Abre la puerta a gente que nunca se animó.
• Difusión: comparte el CFP en comunidades y grupos de WhatsApp o Telegram de tu nicho, universidades y meetups de ciudades vecinas.
• Costos de viaje: si no cubres pasajes, dilo en la convocatoria. Evita que alguien postule, sea aceptado y luego no pueda venir.

Cómo te ayuda BuildAConf

En BuildAConf abres la convocatoria desde el panel, incluso en modo pre-lanzamiento. Los speakers postulan con su perfil, tu equipo puntúa cada propuesta de 1 a 5 en la bandeja del organizador, aceptas en lote y la charla pasa a la agenda del sitio y de la app. También puedes buscar e invitar speakers desde el directorio.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debe estar abierto un CFP?

Una referencia práctica es entre cuatro y ocho semanas. Menos tiempo deja fuera a quienes necesitan preparar una buena propuesta; más tiempo hace que la gente lo postergue hasta el último día.

¿Debo pagar a los speakers del CFP?

Depende de tu presupuesto y del tipo de evento. Muchas conferencias comunitarias no pagan honorarios pero cubren entrada, y a veces viaje y alojamiento. Lo importante es decirlo con claridad en la convocatoria.

¿Cómo evito que los sponsors usen el CFP para vender?

Publica en los criterios que no aceptas charlas comerciales y ofrece a las empresas un espacio dentro del paquete de patrocinio. Si una propuesta parece un pitch, el comité puede pedir ajustes o rechazarla.

¿Qué hago si recibo pocas postulaciones?

Difunde de forma más directa: escribe a personas concretas de tu comunidad, ofrece ayuda para redactar propuestas y comparte ejemplos de charlas que te gustaría ver. Complementa con invitaciones directas.