स्पॉन्सरशिप ROI: इसे कैसे मापें और अपने स्पॉन्सर को कैसे रिपोर्ट करें

स्पॉन्सरशिप का ROI मापने के लिए इवेंट से पहले स्पॉन्सर के साथ तय करें कि वह क्या हासिल करना चाहता है (लीड, भर्ती, विज़िबिलिटी, प्रोडक्ट लॉन्च), तय करें कि हर लक्ष्य को कैसे मापेंगे, और इवेंट के बाद उसे सत्यापित डेटा वाली रिपोर्ट दें: असली उपस्थिति, जुटाए गए संपर्क, ज़िक्र, उसके स्टैंड की गतिविधि और फ़ोटो। अंतिम आर्थिक रिटर्न स्पॉन्सर अपनी बिक्री या भर्तियों से खुद निकालता है; आपका काम उसे भरोसेमंद डेटा देना है, आंकड़े बढ़ाकर बताना नहीं।

रिपोर्ट नवीनीकरण का फ़ैसला क्यों करती है

लैटिन अमेरिका के कई शहरों में इवेंट को स्पॉन्सर करने वाली कंपनियों की संख्या छोटी है। किसी स्पॉन्सर को इसलिए खो देना महंगा है कि वह समझ नहीं पाया कि उसे क्या मिला: आपको उसकी जगह ऐसी कंपनी लानी होगी जो अभी आपको जानती नहीं। एक साफ़ रिपोर्ट इस साल की स्पॉन्सरशिप को अगले साल की स्पॉन्सरशिप की बातचीत में बदल देती है।

और एक आम गलती है जिससे बचना चाहिए। PheedLoop के इवेंट मापन पर लेख की चेतावनी के अनुसार, ROI रिपोर्ट शायद ही कभी गणित की वजह से फ़ेल होती हैं, बल्कि इसलिए कि निष्कर्ष तैयार होने के बाद मेट्रिक्स चुने जाते हैं। इवेंट को सही ठहराने के लिए बनी रिपोर्ट सिर्फ़ यही कह सकती है कि इवेंट सार्थक था; उसे मापने के लिए बनी रिपोर्ट बताती है कि क्या सुधारना है। अनुभवी स्पॉन्सर फ़र्क पहचान लेते हैं।

स्टेप 1: इवेंट से पहले लक्ष्य तय करें

सौदा पक्का करने की बैठक में, या उसके ठीक बाद, स्पॉन्सर से पूछें:

आप क्या हासिल करना चाहते हैं? आम जवाब: व्यावसायिक संपर्क जुटाना, प्रतिभा की भर्ती, किसी शहर या उद्योग में ब्रांड को स्थापित करना, प्रोडक्ट लॉन्च करना, तकनीकी कम्युनिटी से रिश्ता बनाना।
आप इसे अंदरूनी तौर पर कैसे मापते हैं? योग्य लीड की संख्या, मिले CV, डाउनलोड, उनके प्रोडक्ट में रजिस्ट्रेशन, प्रेस में ज़िक्र।
इसे मापने के लिए आपको हमसे क्या चाहिए? UTM पैरामीटर वाला लिंक, अपना डिस्काउंट कोड, स्टैंड पर एक फ़ॉर्म, उनके सर्वे के लिए जगह।

इन लक्ष्यों को समझौते या ईमेल में लिखित रूप में रखें। इवेंट के अंत में रिपोर्ट ठीक उसी का जवाब देती है जिस पर सहमति बनी थी।

स्टेप 2: लक्ष्य के अनुसार क्या मापें

स्पॉन्सर का लक्ष्य	क्या मापें	कैसे
व्यावसायिक लीड	स्टैंड पर जुटाए संपर्क, डेमो अनुरोध	प्रतिभागी की सहमति से फ़ॉर्म या बैज स्कैन
भर्ती	मिले CV, तय हुए इंटरव्यू	स्पॉन्सर का अपना फ़ॉर्म, स्टैंड पर QR कोड
ब्रांड विज़िबिलिटी	लोगो की मौजूदगी, सोशल मीडिया और मीडिया में ज़िक्र, इवेंट साइट से उनके पेज पर विज़िट	प्रकाशित सामग्री का रिकॉर्ड, UTM वाले लिंक, स्क्रीनशॉट
कंटेंट और अथॉरिटी	उनकी टॉक या वर्कशॉप में उपस्थिति, सवाल, रेटिंग	हॉल की गिनती, छोटा सर्वे
कम्युनिटी से रिश्ता	उनकी गतिविधि में भागीदारी, ग्रुप और कम्युनिटी में बातचीत	उनकी गतिविधि के प्रतिभागियों का रिकॉर्ड, अनुमति के साथ स्क्रीनशॉट

लीड: मात्रा से पहले गुणवत्ता

स्पॉन्सर को संदर्भ-रहित सैकड़ों ईमेल से बेहतर वे थोड़े संपर्क लगते हैं जो उससे खरीद सकते हैं या उसके साथ काम कर सकते हैं। काम की लीड के लिए:

स्पष्ट सहमति लें। प्रतिभागी तय करता है कि वह अपना डेटा किसी स्पॉन्सर से साझा करे या नहीं। बिना अनुमति के पंजीकृत लोगों की पूरी सूची कभी किसी स्पॉन्सर को न दें: यह बुरी प्रैक्टिस होने के अलावा आपके देश के डेटा संरक्षण कानूनों का उल्लंघन भी हो सकता है।
एक या दो योग्यता वाले सवाल जोड़ें: पद, कंपनी, खास रुचि।
लीड जल्दी दें, आदर्श रूप से इवेंट के बाद के 48 घंटों में। ठंडा संपर्क हर दिन मूल्य खोता है।

अपेक्षाएं संभालने के लिए एक आंकड़ा: PheedLoop की Event Data Lab #10 रिपोर्ट में, जो 236 इवेंट के लीड रिकॉर्ड पर आधारित है, लीड कैप्चर का सबसे ज़्यादा उपयोग करने वाले 20% प्रदर्शकों को इवेंट की कुल लीड का मध्यिका 55% मिला। उसी रिपोर्ट में स्पष्ट किया गया है कि लीड जुटाना ROI के बराबर नहीं है, क्योंकि उसमें स्टैंड की लागत और कन्वर्ज़न शामिल नहीं हैं। व्यावहारिक निष्कर्ष: स्पॉन्सर स्टैंड पर जो करता है उसका बहुत वज़न होता है। इवेंट से पहले उसे ठोस सुझावों से मदद करें (सक्रिय स्टाफ़, एक डेमो, एक गतिविधि, पास आने की कोई वजह)।

स्टेप 3: इवेंट के दौरान सब कुछ दर्ज करें

टीम के एक व्यक्ति को स्पॉन्सर का ज़िम्मेदार बनाएं। उसकी सूची:

लोगो की हर मौजूदगी की फ़ोटो लें: मंच, स्क्रीन, बैज, स्टैंड, छपी सामग्री।
मंच से हुए ज़िक्र दर्ज करें (उद्घाटन, समापन, टॉक के बीच)।
सोशल मीडिया पोस्ट के स्क्रीनशॉट रखें जहां स्पॉन्सर का नाम लिया गया है।
स्पॉन्सर की टॉक या वर्कशॉप में उपस्थिति गिनें।
जो गलत हुआ उसे नोट करें, ताकि ईमानदारी से बता सकें।

इसे इवेंट के दौरान करना बाद में दोबारा जोड़ने से कहीं आसान है।

स्टेप 4: इवेंट के बाद की रिपोर्ट

इसे इवेंट के एक से दो हफ़्ते बाद भेजें। इसे छोटा, दृश्यात्मक और हर स्पॉन्सर के लिए खास रखें।

रिपोर्ट का टेम्पलेट

तीन पंक्तियों में सारांश: क्या तय हुआ था, क्या दिया गया और सबसे प्रासंगिक आंकड़ा।
आंकड़ों में इवेंट: पंजीकृत, असली प्रतिभागी (एक्रेडिटेड), ऑडियंस की प्रोफ़ाइल (पद, शहर, स्तर), स्पीकर और टॉक। सिर्फ़ वही डेटा इस्तेमाल करें जो आप साबित कर सकें।
दिए गए लाभ: एक तालिका जिसमें हर वादा किया गया लाभ, वह पूरा हुआ या नहीं और प्रमाण (फ़ोटो या स्क्रीनशॉट) हो।
लक्ष्यों के सामने नतीजे: दी गई लीड, उनकी टॉक में उपस्थिति, UTM वाले उनके लिंक पर क्लिक, ज़िक्र।
जो उम्मीद के मुताबिक नहीं रहा: और आप अलग क्या करेंगे। यह सेक्शन भरोसा बनाता है।
फ़ोटो और सामग्री: उनके स्टैंड और ब्रांड की फ़ोटो वाला एक साझा फ़ोल्डर।
अगले संस्करण का प्रस्ताव: तारीख के साथ और, संभव हो तो, जल्दी नवीनीकरण करने वाले के लिए एक लाभ।

ईमानदार मेट्रिक्स

प्रतिभागी, पंजीकृत नहीं। 1,000 पंजीकृत और 700 एक्रेडिटेड वाले काल्पनिक उदाहरण में मायने रखने वाला आंकड़ा 700 है। अगर आप पंजीकृत दिखाते हैं, तो साफ़ बताएं।
सत्यापन योग्य पहुंच। अगर आप सोशल मीडिया की पहुंच बताते हैं, तो डेटा प्लेटफ़ॉर्म के आंकड़ों से लें और स्क्रीनशॉट लगाएं। फ़ॉलोअर को पोस्ट की संख्या से गुणा न करें।
रूढ़िवादी आकलन। अगर आप विज्ञापन के समतुल्य मूल्य निकालते हैं, तो तरीका समझाएं और सतर्क धारणाएं इस्तेमाल करें। ठोस डेटा वाला मामूली रिटर्न उदार धारणाओं वाले प्रभावशाली रिटर्न से ज़्यादा काम का है।

सख्त अर्थ में ROI है (प्राप्त लाभ − निवेश) / निवेश। लाभ आप नहीं जानते: स्पॉन्सर जानता है कि कितनी लीड ग्राहक बनीं या इवेंट से कितनी भर्तियां हुईं। आप ये कर सकते हैं:

उसे डेटा ऐसे फ़ॉर्मेट में दें जिसे वह अपने CRM से मिला सके (एक साफ़ स्प्रेडशीट)।
उसे अपना कोड या लिंक दें ताकि वह बिक्री या रजिस्ट्रेशन को इवेंट से जोड़ सके।
एक-दो महीने बाद पूछें कि उसे क्या नतीजे दिखे। यह जवाब आपकी अगली स्पॉन्सरशिप किट के लिए सोना है (उसकी अनुमति से, प्रशंसा-संदेश के रूप में)।

उदाहरण

गोल्ड स्तर का एक काल्पनिक स्पॉन्सर डेवलपर भर्ती करना चाहता था। तय हुआ कि मिले CV और इंटरव्यू मापे जाएंगे। रिपोर्ट में शामिल था: प्रोफ़ाइल के साथ असली प्रतिभागी, उसके स्टैंड की फ़ोटो और उद्घाटन में उसका ज़िक्र, उसके फ़ॉर्म से मिले CV, इवेंट साइट से उसके करियर पेज पर क्लिक और सुधारों का एक सेक्शन (स्टैंड कॉफ़ी से दूर रह गया)। इसके आधार पर स्पॉन्सर ने अंदरूनी तौर पर प्रति भर्ती लागत निकाली। इस उदाहरण का सारा डेटा काल्पनिक है।

स्पॉन्सर ROI चेकलिस्ट

इवेंट से पहले लिखित में तय लक्ष्य।
UTM वाले लिंक और अपने कोड दिए गए।
सहमति के साथ लीड कैप्चर।
प्रमाणों की सूची के साथ स्पॉन्सर का ज़िम्मेदार।
लीड 48 घंटों में दी गईं।
रिपोर्ट एक या दो हफ़्ते में भेजी गई।
एक या दो महीने बाद फ़ॉलो-अप।

BuildAConf में स्पॉन्सर के साथ हर समझौता उसके स्तर, पैकेज और राशि के साथ दर्ज होता है, और आप अपनी रिपोर्ट तैयार करने के लिए समझौते, स्पीकर, एजेंडा और रजिस्ट्रेशन को CSV में एक्सपोर्ट कर सकते हैं। अगर आप नए स्पॉन्सर और पार्टनर खोज रहे हैं, तो पार्टनर डायरेक्टरी देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या मैं प्रतिभागियों की सूची अपने स्पॉन्सर के साथ साझा कर सकता हूं?

सिर्फ़ हर प्रतिभागी की स्पष्ट सहमति से और अपने देश के डेटा संरक्षण कानूनों का सम्मान करते हुए। सही तरीका यह है कि हर व्यक्ति तय करे कि वह अपना डेटा किसी स्पॉन्सर से साझा करे, जैसे स्टैंड पर या रजिस्ट्रेशन में एक अलग चेकबॉक्स से।

इवेंट के बाद की रिपोर्ट कब भेजनी चाहिए?

लीड, अगले 48 घंटों में। पूरी रिपोर्ट, एक से दो हफ़्ते बाद, जब आपके पास फ़ोटो, सोशल मीडिया के आंकड़े और अंतिम उपस्थिति हो। ज़्यादा इंतज़ार करने से स्पॉन्सर की रुचि घट जाती है।

अगर मैंने वादा किया लाभ पूरा नहीं किया तो क्या करूं?

रिपोर्ट में कहें, कारण समझाएं और ठोस भरपाई की पेशकश करें: अगले संस्करण में अतिरिक्त लाभ, अतिरिक्त पोस्ट या छूट। छिपाना बदतर है; स्पॉन्सर ने शायद पहले ही नोटिस कर लिया होगा।

महंगे टूल के बिना ब्रांड विज़िबिलिटी कैसे मापूं?

लोगो की हर मौजूदगी की फ़ोटो लें, पोस्ट और उनके आंकड़ों के स्क्रीनशॉट रखें, स्पॉन्सर की साइट के लिए UTM पैरामीटर वाले लिंक इस्तेमाल करें और मंच से हुए ज़िक्र दर्ज करें। यह सरल, सत्यापन योग्य और ज़्यादातर स्पॉन्सर के लिए काफ़ी है।