غیر ملکی منتظم کے طور پر لاطینی امریکہ میں کانفرنس کروانا

غیر ملکی منتظم کے طور پر لاطینی امریکہ میں کانفرنس کرنے کے لیے مقامی تنظیموں کے ساتھ جلد شراکت کریں جو کمیونٹی کو جانتی ہوں، ایونٹ مقامی زبان میں کریں (ہسپانوی، یا برازیل میں پرتگالی)، ادائیگیوں اور کرنسی کی منصوبہ بندی مقامی اکاؤنٹنٹ کے ساتھ کریں، ایسے مقامات چنیں جہاں انٹرنیٹ اور بجلی آزمودہ ہو، اور اجازت ناموں اور ٹیکس کی ذمہ داریوں کی تصدیق مقامی طور پر کریں۔ سب سے بڑھ کر، پہلے مقامی کمیونٹیز کے ذریعے تشہیر کریں؛ خطے کے بیشتر حصوں میں اعتماد لوگوں اور WhatsApp گروپس کے ذریعے پھیلتا ہے، نامعلوم برانڈ کے اشتہارات سے نہیں۔

مقامی پارٹنر سے آغاز کریں

غیر ملکی منتظم کی کامیابی کی سب سے بڑی پیش گوئی ایک مضبوط مقامی پارٹنر ہے۔ یہ کمیونٹی گروپ، یونیورسٹی، چیمبر آف کامرس، انڈسٹری ایسوسی ایشن یا مقامی ایونٹ ٹیم ہو سکتی ہے۔ اچھا پارٹنر یہ لاتا ہے:

کیلنڈر، مقامات اور سپلائرز کی معلومات۔
مقامی اسپانسرز، اسپیکرز اور میڈیا سے تعلقات۔
کمیونٹی میں ساکھ۔
معاہدوں، انوائسز اور اجازت ناموں میں عملی مدد۔

پارٹنر کو وینڈر نہیں بلکہ شریک منتظم سمجھیں۔ انہیں نمایاں موجودگی دیں، پروگرام میں رائے دیں اور مناسب ہو تو آمدنی میں حصہ دیں۔ کردار، رقم، اور ایونٹ کے بعد برانڈ اور رابطوں کا کیا ہوگا، یہ سب تحریری طور پر طے کریں۔

زبان: پہلے مقامی

ایونٹ بنیادی طور پر مقامی زبان میں چلائیں۔ برازیل میں یہ پرتگالی ہے؛ ہسپانوی بولنے والے لاطینی امریکہ میں ہسپانوی۔ صرف انگریزی والے ایونٹس آپ کی آڈیئنس کو ایک تنگ طبقے تک محدود کرتے ہیں، اور شرکاء محسوس کرتے ہیں جب غیر ملکی ایونٹ کوشش نہیں کرتا۔

عملی اختیارات:

مرکزی اسٹیج مقامی زبان میں، کچھ انگریزی سیشنز واضح نشان کے ساتھ۔
بجٹ اجازت دے تو کی نوٹس کے لیے بیک وقت ترجمانی؛ دیکھ لیں کہ مقام آلات کو سپورٹ کرتا ہے۔
ویب سائٹ، ایجنڈا، ای میلز اور سائن بورڈز مقامی زبان میں، انگریزی دوسرے اختیار کے طور پر۔
رجسٹریشن پر دو لسانی میزبان اور رضاکار۔

ہسپانوی ممالک کے درمیان مختلف ہوتی ہے۔ تحریری مواد کے لیے غیر جانبدار لاطینی امریکی ہسپانوی استعمال کریں، اور شائع کرنے سے پہلے کسی مقامی شخص سے متن کا جائزہ کروائیں۔

ادائیگیاں اور کرنسی

پیسہ وہ جگہ ہے جہاں بہت سے غیر ملکی منتظمین کو مشکل ہوتی ہے۔ جن باتوں کی جلد منصوبہ بندی کریں:

رقم وصول کرنا: اسپانسرز اور ٹکٹ خریدار مقامی طور پر، مقامی کرنسی میں ادائیگی اور مقامی انوائس کی توقع کر سکتے ہیں۔ غیر ملکی ادارہ شاید انوائس جاری نہ کر سکے۔ مقامی پارٹنر یا مقامی ادارہ اکثر یہ مسئلہ حل کر دیتا ہے۔
سپلائرز کو ادائیگی: مقامات، کیٹررز اور پروڈکشن کمپنیوں کو عموماً مقامی ادائیگی چاہیے اور وہ ڈپازٹ مانگ سکتی ہیں۔
مقامی ادائیگی کی عادات: ہر ملک کے اپنے عام طریقے ہیں۔ مثال کے طور پر برازیل میں Pix، جو برازیل کے مرکزی بینک کا بنایا اور چلایا جانے والا فوری ادائیگی کا نظام ہے اور نومبر 2020 میں شروع ہوا، بڑے پیمانے پر استعمال ہوتا ہے۔ اپنے مقامی پارٹنر سے پوچھیں کہ آپ کی آڈیئنس واقعی کون سے طریقے استعمال کرتی ہے۔
کرنسی کا خطرہ: کچھ ممالک میں مہنگائی زیادہ ہے یا زرِ مبادلہ پر کنٹرول ہے۔ قیمتیں جلد طے کریں، ممکن ہو تو ڈپازٹ رکھیں، اور زرِ مبادلہ کے فرق کے لیے ہنگامی مد رکھیں۔
اسٹیبل کوائنز: کچھ مارکیٹس میں ڈالر کے متبادل کے طور پر اسٹیبل کوائنز میں ادائیگیاں استعمال ہوتی ہیں، اور بولیویا کے مرکزی بینک نے 2024 میں مجاز چینلز کے ذریعے کرپٹو لین دین پر اپنی پابندی ہٹا دی۔ قواعد مختلف ہیں اور بدلتے رہتے ہیں، اس لیے انہیں قبول کرنے سے پہلے مقامی اکاؤنٹنٹ سے پوچھ لیں۔

ٹیکس، انوائسنگ اور ودہولڈنگ پر ہمیشہ مقامی اکاؤنٹنٹ سے مشورہ کریں۔ قواعد ملک کے لحاظ سے نمایاں طور پر مختلف ہیں اور انہیں اندازے سے نہیں چلایا جا سکتا۔

مقامات اور پروڈکشن

مقام کو خود دیکھیں یا اپنے پارٹنر سے تفصیلی ویڈیو واک تھرو کروائیں۔
انٹرنیٹ کی گنجائش آزمائیں، صرف دستیابی نہیں۔ اسٹریمنگ کے لیے مخصوص لائن مانگیں۔
بجلی کے بیک اپ کے بارے میں پوچھیں۔
رسائی اور ٹرانسپورٹ دیکھیں، بشمول یہ کہ شرکاء شام کے سیشنز کے بعد وہاں کیسے پہنچیں گے اور گھر کیسے جائیں گے۔
پوچھیں کہ کیا شامل ہے: آڈیو، اسکرینز، کرسیاں، صفائی، سیکیورٹی، کیٹرنگ کی اجارہ داری۔
مقامی پروڈکشن سپلائرز سفارش پر بُک کریں؛ آپ کے پارٹنر کو معلوم ہوگا کہ کون قابلِ اعتماد ہے۔

یونیورسٹیاں اور انوویشن ہبز کمیونٹی پر مبنی کانفرنسز کے لیے اکثر اچھے مقامات ہوتے ہیں اور اِن کائنڈ اسپانسرشپ کے طور پر جگہ دے سکتے ہیں۔

اجازت نامے اور قانونی جانچ جو مقامی طور پر تصدیق کریں

تقاضے ملک اور شہر پر منحصر ہیں، اور بدلتے رہتے ہیں۔ اپنے مقامی پارٹنر، مقام اور مقامی وکیل یا اکاؤنٹنٹ سے تصدیق کریں:

عوامی ایونٹس اور گنجائش کی حدود کے لیے بلدیاتی اجازت نامے۔
سیکیورٹی اور حفاظت کے تقاضے (آگ سے حفاظت، ابتدائی طبی امداد، انخلا کے منصوبے)۔
انشورنس۔
غیر ملکی اسٹاف اور اسپیکرز کی امیگریشن حیثیت: سیاحتی داخلہ شاید اجرت والے کام کو شامل نہ کرے، اس لیے ہر قومیت کے لیے دیکھیں کہ کیا لاگو ہوتا ہے۔
قرعہ اندازی، انعامات اور پروموشنز کے قواعد۔
شرکاء کے ڈیٹا کے لیے ڈیٹا پروٹیکشن کے قواعد۔
اشتہارات کے قواعد، بشمول ادائیگی والے انفلوئنسر مواد کا انکشاف۔

ان میں سے کسی کے لیے بھی آن لائن عمومی مشوروں پر بھروسہ نہ کریں۔ ممکن ہو تو تحریری تصدیق لیں۔

کمیونٹی کو پہلے رکھ کر تشہیر

لاطینی امریکہ کے بڑے حصے میں لوگ اس بنیاد پر شرکت کا فیصلہ کرتے ہیں کہ انہیں کون مدعو کرتا ہے۔ ناواقف غیر ملکی برانڈ کے اشتہارات شاذ ہی اکیلے ہال بھرتے ہیں۔

مقامی کمیونٹیز کے ساتھ شراکت کریں: میٹ اپس، ڈیولپر گروپس، اسٹارٹ اپ ایسوسی ایشنز، یونیورسٹی کلبز۔ انہیں نمایاں موجودگی، مفت پاس اور پروگرام میں کردار دیں۔
WhatsApp اور Telegram استعمال کریں: بہت سی کمیونٹیز وہیں رہتی ہیں۔ پوسٹ کرنے سے پہلے ماڈریٹرز سے پوچھیں۔
مقامی اسپیکرز کو نمایاں کریں: غیر ملکی اسپیکرز کے غلبے والا پروگرام یہ اشارہ دے سکتا ہے کہ ایونٹ مقامی لوگوں کے لیے نہیں۔ کال فار پیپرز کھولیں اور مقامی آوازیں منتخب کریں۔
مقامی میڈیا اور کریئیٹرز کے ساتھ کام کریں: ہر ملک کے مخصوص ادارے اور کریئیٹرز ایسی آڈیئنس تک پہنچتے ہیں جہاں آپ نہیں پہنچ سکتے۔ دیکھیں میڈیا کیٹلاگ اور انفلوئنسر کیٹلاگ۔
مارکیٹ کے مطابق قیمت رکھیں: آپ کے اپنے ملک میں مناسب ٹکٹ کی قیمتیں مقامی طور پر پہنچ سے باہر ہو سکتی ہیں۔ طلبہ اور کمیونٹی ٹکٹ پیش کریں۔

اسپانسرز

مقامی اسپانسرز مقامی رسائی چاہتے ہیں۔ انہیں مقامی زبان میں، مقامی مارکیٹ کے مطابق قیمت والے پیکجز کے ساتھ، اور اپنے پارٹنر کے تعارف کے ذریعے پچ کریں۔ علاقائی دفاتر والے عالمی اسپانسرز تک پہنچنا آپ کے لیے آسان ہو سکتا ہے، لیکن وہ اکثر مقامی پارٹنرز اور مقامی مواد کی بھی توقع رکھتے ہیں۔ ہماری اسپانسر گائیڈ اس عمل کا احاطہ کرتی ہے۔

ثقافتی اور عملی نکات

پہلے تعلقات۔ میٹنگز کاروبار سے پہلے بات چیت سے شروع ہو سکتی ہیں۔ اس میں وقت لگائیں۔
WhatsApp اکثر ڈیفالٹ چینل ہوتا ہے سپلائرز، اسپیکرز اور پارٹنرز کے ساتھ کوآرڈینیشن کے لیے۔
وقفے رکھیں۔ سفر کے اوقات اور سیٹ اپ کے لیے شیڈول میں گنجائش رکھیں۔
مقامی تعطیلات کا احترام کریں اور تاریخ چننے سے پہلے قومی اور علاقائی تقریبات کا کیلنڈر دیکھیں۔
عوامی طور پر شکریہ ادا کریں۔ اسٹیج سے مقامی پارٹنرز، رضاکاروں اور کمیونٹیز کا اعتراف کریں۔

غیر ملکی منتظمین کے لیے چیک لسٹ

مقامی شریک منتظم پر تحریری اتفاق
ویب سائٹ، پروگرام اور سائن بورڈز کے لیے مقامی زبان
انوائسنگ، ٹیکس اور کرنسی پر مقامی اکاؤنٹنٹ سے مشورہ
مقام کا دورہ اور انٹرنیٹ کی آزمائش
اجازت نامے، انشورنس اور امیگریشن کی مقامی جانچ
کمیونٹی پارٹنرز اور مقامی اسپیکرز ساتھ شامل
شرکاء اور اسپانسرز کے لیے مقامی ادائیگی کے طریقے دستیاب

BuildAConf آپ کو ایونٹ ویب سائٹ اور ایپ ہسپانوی، انگریزی اور پرتگالی میں ایک کلک سے زبان بدلنے کے ساتھ شائع کرنے دیتا ہے، مقامی اسپیکرز تلاش کرنے کے لیے کال فار پیپرز چلانے دیتا ہے، ملک کے لحاظ سے اسپیکرز، میڈیا اور پارٹنرز دیکھنے دیتا ہے، اور اسپانسرز کو تجاویز بھیجنے دیتا ہے۔ شروع کریں buildaconf.com پر۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

کیا لاطینی امریکہ میں کانفرنس کرنے کے لیے مجھے مقامی کمپنی چاہیے؟

ہمیشہ نہیں، لیکن اکثر آپ کو مقامی انوائسز جاری کرنے، مقامی سپلائرز کو ادائیگی کرنے اور ٹیکس سنبھالنے کا کوئی طریقہ چاہیے ہوتا ہے۔ بہت سے غیر ملکی منتظمین اسے مقامی پارٹنر تنظیم کے ساتھ یا مقامی ادارہ قائم کر کے حل کرتے ہیں۔ مقامی اکاؤنٹنٹ بتا سکتا ہے کہ آپ کے ملک اور حجم کے لیے کون سا اختیار موزوں ہے۔

کیا میری کانفرنس انگریزی میں ہونی چاہیے؟

عموماً مرکزی زبان کے طور پر نہیں۔ اسے ہسپانوی میں چلائیں، یا برازیل میں پرتگالی میں، منتخب انگریزی سیشنز کے ساتھ اور اگر استطاعت ہو تو ترجمانی کے ساتھ۔ صرف انگریزی والے ایونٹس کہیں زیادہ محدود آڈیئنس تک پہنچتے ہیں۔

اچھا مقامی پارٹنر کیسے تلاش کروں؟

دیکھیں کہ آپ کے موضوع میں فعال کمیونٹیز اور میٹ اپس کون چلاتا ہے، کون سی یونیورسٹیاں ایونٹس کی میزبانی کرتی ہیں، اور دوسری کانفرنسز اسٹیج پر کن تنظیموں کا شکریہ ادا کرتی ہیں۔ کئی سے ملیں، ان کا ٹریک ریکارڈ دیکھیں، اور کردار اور آمدنی تحریری طور پر طے کریں۔

مجھے کون سے اجازت نامے چاہییں؟

یہ ملک، شہر، مقام اور ایونٹ کے حجم پر منحصر ہے۔ بلدیاتی اجازت ناموں، حفاظتی تقاضوں، انشورنس، غیر ملکی اسٹاف اور اسپیکرز کے لیے امیگریشن قواعد، اور انعامات و ڈیٹا پروٹیکشن کے قواعد کے بارے میں مقام، مقامی وکیل یا اپنے مقامی پارٹنر سے پوچھیں۔