ایونٹس کے لیے میڈیا پارٹنرشپس: کیا پیش کریں اور کیا مانگیں

میڈیا پارٹنرشپ ایک ایسا معاہدہ ہے جس میں کوئی نیوز سائٹ، پوڈکاسٹ، نیوز لیٹر، کمیونٹی یا دوسرا میڈیا آؤٹ لیٹ آپ کی کانفرنس کی تشہیر کرتا ہے اور بدلے میں نقد رقم کے بجائے نمایاں ہونا، رسائی اور ایونٹ کا مواد حاصل کرتا ہے۔ کانفرنسز کی زیادہ تر میڈیا پارٹنرشپس بارٹر معاہدے ہوتے ہیں: آپ لوگو کی جگہ، پاسز، انٹرویوز اور خصوصی مواد پیش کرتے ہیں؛ آؤٹ لیٹ مضامین، سوشل پوسٹس، نیوز لیٹر میں ذکر اور کوریج فراہم کرتا ہے۔ یہ تب بہترین کام کرتی ہیں جب دونوں فریق لکھ لیں کہ ہر ایک کیا اور کب فراہم کرے گا۔

لاطینی امریکی کانفرنسز کے لیے میڈیا پارٹنرز اہم کیوں ہیں

خطے میں کانفرنس کے بہت سے بجٹس کے مقابلے میں ادا شدہ اشتہارات مہنگے ہوتے ہیں، اور عمومی اشتہارات شاذ ہی نِش پیشہ ور سامعین تک پہنچتے ہیں۔ کوئی مخصوص آؤٹ لیٹ، چاہے وہ کولمبیا میں ٹیک نیوز سائٹ ہو، میکسیکو میں فن ٹیک نیوز لیٹر، یا ارجنٹینا میں کرپٹو پوڈکاسٹ، ان لوگوں کی توجہ پہلے سے رکھتا ہے جنہیں آپ ہال میں چاہتے ہیں۔ اس کی تائید ایسی ساکھ بھی رکھتی ہے جو آپ کی اپنی پوسٹس میں نہیں ہوتی۔

میڈیا پارٹنرز اس چیز میں بھی مدد کرتے ہیں جس کی اسپانسرز کو پروا ہوتی ہے: رسائی۔ جب آپ اسپانسر کو بتاتے ہیں کہ ایونٹ کی کوریج کئی معتبر مقامی آؤٹ لیٹس کریں گے تو اسپانسرشپ پیکج کی قدر بڑھ جاتی ہے۔

میڈیا پارٹنرز کی اقسام

• آپ کی صنعت کا احاطہ کرنے والی مخصوص نیوز سائٹس اور بلاگز۔
• نیوز لیٹرز، جن کے اکثر نِش اور انتہائی مصروف قارئین ہوتے ہیں۔
• پوڈکاسٹس اور YouTube چینلز، جو ایونٹ سے لائیو ریکارڈ کر سکتے ہیں۔
• کمیونٹیز: Telegram اور WhatsApp گروپس، Discord سرورز، میٹ اپ نیٹ ورکس۔ بہت سی خود کو میڈیا پارٹنر بتاتی ہیں اور آؤٹ لیٹس سے بہتر رجسٹریشنز لا سکتی ہیں۔
• عمومی اور بزنس پریس: قومی اخبارات، ریڈیو اور ٹی وی۔ حاصل کرنا مشکل ہے، بڑے یا خبر بننے والے ایونٹس کے لیے بہترین۔
• یونیورسٹی میڈیا اور طلبہ تنظیمیں۔

ملاجلا امتزاج بہترین کام کرتا ہے: وسیع رسائی والے ایک یا دو آؤٹ لیٹس اور مصروف سامعین والے کئی نِش آؤٹ لیٹس۔

میڈیا پارٹنرز کو کیا پیش کریں

سوچیں کہ آؤٹ لیٹ کو دراصل کیا چاہیے: مواد، سامعین میں اضافہ اور ساکھ۔

آپ پیش کرتے ہیں	ان کے لیے اہم کیوں ہے
ویب سائٹ، ایپ اور اسٹیج اسکرینز پر "میڈیا پارٹنرز" سیکشن میں لوگو	آپ کے سامعین میں نمایاں ہونا
رپورٹرز اور کیمرہ عملے کے لیے پریس پاسز	ایونٹ کی کوریج کی رسائی
خصوصی یا پیشگی خبریں (اسپیکرز کے اعلانات، ایجنڈا)	سب سے پہلے مواد
کی نوٹ اسپیکرز کے انٹرویوز	اصل مواد
ریکارڈنگ کی جگہ (پوڈکاسٹ کارنر، انٹرویو ایریا)	آسان پروڈکشن
ان کے سامعین کے لیے ڈسکاؤنٹ کوڈز یا مفت پاسز	اپنے قارئین کو دینے کے لیے کچھ
آپ کے نیوز لیٹر اور سوشل میڈیا میں ذکر	ان کے سامعین میں اضافہ
افتتاح یا اختتام کے دوران اسٹیج پر ذکر	پہچان

احتیاط کریں کہ وہ وعدہ نہ کریں جو اسپانسرز کا حق ہے۔ اگر کسی اسپانسر نے کسی کیٹیگری میں خصوصی موجودگی کے لیے ادائیگی کی ہے تو یقینی بنائیں کہ میڈیا پارٹنر کے فوائد اس سے نہ ٹکرائیں۔

کیا مانگیں

مخصوص رہیں۔ "ایونٹ کی تشہیر میں ہماری مدد کریں" عملی طور پر کچھ معنی نہیں رکھتا۔ ایسی فہرست مانگیں:

• تاریخوں کے ساتھ سوشل پوسٹس کی تعداد (اعلان، اسپیکرز کا انکشاف، آخری کال)۔
• نیوز لیٹر میں ایک یا دو ذکر۔
• ایونٹ کا اعلان کرنے والا ایک مضمون۔
• ایونٹ کے دوران یا بعد میں کوریج (مضمون، انٹرویو، خلاصہ ایپی سوڈ)۔
• آپ کی کال فار پیپرز کو ان کی کمیونٹی کے ساتھ شیئر کرنا۔
• منفرد ٹریکنگ لنک یا ڈسکاؤنٹ کوڈ، تاکہ آپ دیکھ سکیں کہ وہ کتنی رجسٹریشنز لاتے ہیں۔

مواد کے کیلنڈر پر اتفاق کریں۔ زیادہ تر پروموشن ایونٹ سے پہلے کے آخری ہفتوں میں مؤثر ہوتی ہے، لیکن کال فار پیپرز اور ابتدائی اسپیکرز کے اعلانات کو پہلے کے سلاٹس چاہییں۔

میڈیا پارٹنرز کیسے تلاش کریں

1. فہرست بنائیں کہ آپ کے سامعین کیا پڑھتے ہیں۔ اپنی کمیونٹی سے براہ راست پوچھیں: آپ کون سے نیوز لیٹرز، پوڈکاسٹس اور سائٹس فالو کرتے ہیں؟ جوابات عموماً سرچ نتائج سے زیادہ مفید ہوتے ہیں۔
2. دوسرے ایونٹس دیکھیں۔ اپنے ملک اور پڑوسی ممالک کی کانفرنس ویب سائٹس کے میڈیا پارٹنر سیکشنز دکھاتے ہیں کہ ایسی شراکت پہلے کون کرتا ہے۔
3. ملک اور موضوع کے لحاظ سے تلاش کریں۔ اپنے موضوع کو "newsletter"، "podcast" یا "medio" اور ملک کے نام کے ساتھ ملائیں۔ دیکھیں کہ آؤٹ لیٹ باقاعدگی سے شائع کرتا ہے اور اس کے سامعین تعامل کرتے ہیں یا نہیں۔
4. ان کا "advertise" یا "contact" صفحہ دیکھیں۔ بہت سے آؤٹ لیٹس شراکت یا پریس کے رابطے دیتے ہیں۔
5. کیٹلاگز استعمال کریں۔ ایونٹس کے ساتھ کام کرنے والے میڈیا کی ڈائریکٹریز وقت بچاتی ہیں۔ BuildAConf میڈیا کیٹلاگ آؤٹ لیٹس کو ملک اور موضوع کے مطابق فہرست کرتا ہے۔

آؤٹ لیٹ کا جائزہ کیسے لیں

چھوٹے آؤٹ لیٹس سے آپ کو شاذ ہی سامعین کا تصدیق شدہ ڈیٹا ملے گا۔ اس کے بجائے دیکھیں:

• وہ کتنی بار شائع کرتے ہیں اور کیا پوسٹس پر حقیقی تبصرے اور شیئرز آتے ہیں۔
• کیا ان کے سامعین آپ کے شرکاء سے میل کھاتے ہیں (ملک، پیشہ، زبان)۔
• کیا انہوں نے پہلے ایونٹس کی کوریج کی ہے اور کیسے۔
• آپ کی کمیونٹی میں ان کی ساکھ۔

وہ جو بھی اعداد شیئر کریں وہ خود بتائے گئے ہیں جب تک آزاد اینالیٹکس کے ساتھ نہ ہوں۔ انہیں اشارہ سمجھیں۔

میڈیا پارٹنر کو پچ کیسے کریں

پہلا پیغام مختصر رکھیں:

• ایونٹ کے بارے میں ایک سطر (نام، تاریخیں، شہر، سامعین)۔
• ان کا آؤٹ لیٹ موزوں کیوں ہے۔
• آپ کیا پیش کرتے ہیں، دو یا تین ٹھوس چیزوں کے ساتھ۔
• بدلے میں آپ کیا چاہتے ہیں، وہ بھی ٹھوس۔
• ایونٹ کے صفحے کا لنک اور میڈیا کٹ۔

ایک سادہ میڈیا کٹ تیار کریں: ایونٹ کی تفصیل، اہم تاریخیں، کئی فارمیٹس میں لوگو فائلیں، برانڈ کے رنگ، پچھلے ایڈیشنز کی تصاویر، اسپیکرز کی فہرست، اور پریس کے لیے رابطہ۔ چھوٹی ٹیموں والے آؤٹ لیٹس تیزی سے شائع کرتے ہیں جب سب کچھ استعمال کے لیے تیار ہو۔

اسے تحریری شکل دیں

بارٹر کے لیے بھی ایک صفحے کا معاہدہ یا ایسی واضح ای میل لکھیں جس کی دونوں فریق تصدیق کریں۔ اس میں شامل کریں:

• ہر فریق کے ڈیلیورایبلز، تاریخوں کے ساتھ۔
• پریس پاسز کی تعداد اور انہیں کون استعمال کرے گا۔
• لوگو کے استعمال کی اجازتیں۔
• منظوریوں کے لیے رابطہ کس سے کرنا ہے۔
• اگر ایونٹ کی تاریخ بدل جائے تو کیا ہوگا۔

ایونٹ کے دوران اور بعد

• رجسٹریشن پر میڈیا پارٹنرز سے ملیں اور یقینی بنائیں کہ ان کے پاس وائی فائی، کام کرنے کی جگہ اور اسپیکرز تک رسائی ہو۔
• تصاویر، سلائیڈز اور ریکارڈنگز فوراً شیئر کریں تاکہ وہ شائع کر سکیں۔
• ایونٹ کے بعد ہر پارٹنر کو مختصر شکریہ بھیجیں اور وہ نتائج دیں جو آپ ناپ سکتے ہیں: ان کے ٹریکنگ لنک سے کلکس یا رجسٹریشنز، ذکر، اور ان کی تیار کردہ کوریج۔
• پوچھیں کہ کیا وہ دوبارہ شراکت چاہتے ہیں، اور اگلے سال کے لیے نوٹ کریں کہ کیا کام آیا۔

وہ میڈیا پارٹنرز جنہوں نے اچھا سلوک محسوس کیا، ایڈیشن در ایڈیشن آپ کے سب سے قابل اعتماد پروموٹرز بن جاتے ہیں۔

عام غلطیاں

• یہ دیکھے بغیر کئی آؤٹ لیٹس سے معاہدہ کرنا کہ ان کے سامعین میل کھاتے ہیں یا نہیں۔
• کچھ ٹھوس مانگے بغیر لوگو کی جگہ دے دینا۔
• ایونٹ کے دن بغیر ناموں یا ہدایات کے پریس پاسز بھیجنا۔
• اختتامی کلمات میں پارٹنرز کا ذکر بھول جانا۔

BuildAConf کے ساتھ میڈیا آؤٹ لیٹس آپ کی سائٹ پر درخواست فارم کے ذریعے آپ کے ایونٹ کے ساتھ شراکت کے لیے درخواست دے سکتے ہیں، آپ اپنے منتظم ان باکس سے ان کا جائزہ لے کر انہیں قبول کرتے ہیں، اور قبول شدہ پارٹنرز آپ کی ویب سائٹ اور ایپ کے میڈیا سیکشن میں ظاہر ہوتے ہیں۔ بارٹر معاہدوں پر پلیٹ فارم فیس نہیں ہے۔ buildaconf.com دیکھیں۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

کیا میڈیا پارٹنرز ادائیگی کرتے ہیں یا انہیں ادائیگی ملتی ہے؟

عموماً دونوں نہیں۔ کانفرنسز کی زیادہ تر میڈیا پارٹنرشپس بارٹر ہوتی ہیں: تشہیر اور کوریج کے بدلے نمایاں ہونا اور رسائی۔ کچھ آؤٹ لیٹس اسپانسرڈ مواد یا اشتہارات بیچتے ہیں؛ یہ ادا شدہ میڈیا خریداری ہے، شراکت نہیں، اور اسے اسی طرح لیبل کیا جانا چاہیے۔

کانفرنس کے کتنے میڈیا پارٹنرز ہونے چاہییں؟

اتنے کہ آپ کے سامعین کے حصے کور ہوں اور فوائد کمزور نہ پڑیں۔ چند اچھی طرح ملتے جلتے آؤٹ لیٹس جو واقعی پوسٹس اور کوریج دیں، ان آؤٹ لیٹس کے لوگوز کی لمبی دیوار سے زیادہ قیمتی ہیں جو کچھ نہیں کرتے۔

میڈیا پارٹنرز سے کب رابطہ کروں؟

مثالی طور پر ایونٹ سے تین سے چار ماہ پہلے، تاکہ وہ آپ کی کال فار پیپرز اور ابتدائی ٹکٹ فروخت کی تشہیر میں مدد کر سکیں۔ ایونٹ کے دن کی کوریج کی درخواستوں کی تصدیق تاریخ کے قریب کی جا سکتی ہے۔

میڈیا پارٹنر کی فراہم کردہ چیز کیسے ناپوں؟

ہر پارٹنر کو منفرد ٹریکنگ لنک یا ڈسکاؤنٹ کوڈ دیں، ان کی شائع کردہ چیزوں کی فہرست رکھیں، اور ان سے منسوب رجسٹریشنز گنیں۔ تجدید کا فیصلہ کرتے وقت اسے کوریج کی معیاری قدر کے ساتھ ملا کر دیکھیں۔