इवेंट के लिए मीडिया पार्टनरशिप: क्या दें और क्या मांगें

मीडिया पार्टनरशिप एक ऐसा समझौता है जिसमें कोई न्यूज़ साइट, पॉडकास्ट, न्यूज़लेटर, कम्युनिटी या अन्य आउटलेट आपकी कॉन्फ़्रेंस का प्रचार करता है और बदले में नकद की जगह इवेंट से विज़िबिलिटी, एक्सेस और कंटेंट पाता है। कॉन्फ़्रेंस की ज़्यादातर मीडिया पार्टनरशिप बार्टर सौदे होती हैं: आप लोगो प्लेसमेंट, पास, इंटरव्यू और एक्सक्लूसिव कंटेंट देते हैं; आउटलेट लेख, सोशल पोस्ट, न्यूज़लेटर में ज़िक्र और कवरेज देता है। ये तब सबसे अच्छी चलती हैं जब दोनों पक्ष लिखकर रखें कि हर कोई क्या और कब देगा।

लैटिन अमेरिकी कॉन्फ़्रेंस के लिए मीडिया पार्टनर क्यों मायने रखते हैं

क्षेत्र के कई कॉन्फ़्रेंस बजट के मुकाबले पेड विज्ञापन महंगा है, और सामान्य विज्ञापन niche प्रोफ़ेशनल ऑडियंस तक कम ही पहुंचते हैं। कोई विशेषज्ञ आउटलेट, चाहे वह कोलंबिया की टेक न्यूज़ साइट हो, मेक्सिको का फ़िनटेक न्यूज़लेटर या अर्जेंटीना का क्रिप्टो पॉडकास्ट, उन लोगों का ध्यान पहले से रखता है जिन्हें आप हॉल में चाहते हैं। उसके समर्थन में वह विश्वसनीयता भी होती है जो आपकी अपनी पोस्ट में नहीं होती।

मीडिया पार्टनर उस चीज़ में भी मदद करते हैं जिसकी स्पॉन्सर को परवाह होती है: पहुंच। जब आप स्पॉन्सर को बताते हैं कि इवेंट को कई सम्मानित स्थानीय आउटलेट कवर करेंगे, तो स्पॉन्सरशिप पैकेज की कीमत बढ़ जाती है।

मीडिया पार्टनर के प्रकार

आपके उद्योग को कवर करने वाली विशेषज्ञ न्यूज़ साइट और ब्लॉग।
न्यूज़लेटर, जिनके पाठक अक्सर बहुत जुड़े हुए और niche होते हैं।
पॉडकास्ट और YouTube चैनल, जो इवेंट से लाइव रिकॉर्ड कर सकते हैं।
कम्युनिटी: Telegram और WhatsApp ग्रुप, Discord सर्वर, मीटअप नेटवर्क। कई खुद को मीडिया पार्टनर बताती हैं और आउटलेट से बेहतर रजिस्ट्रेशन दिला सकती हैं।
सामान्य और बिज़नेस प्रेस: राष्ट्रीय अख़बार, रेडियो और टीवी। इन्हें पाना कठिन है, बड़े या ख़बर-योग्य इवेंट के लिए सबसे अच्छे हैं।
यूनिवर्सिटी मीडिया और छात्र संगठन।

मिश्रण सबसे अच्छा चलता है: व्यापक पहुंच वाले एक या दो आउटलेट और जुड़ी हुई ऑडियंस वाले कई niche आउटलेट।

मीडिया पार्टनर को क्या दें

सोचें कि आउटलेट को वास्तव में क्या चाहिए: कंटेंट, ऑडियंस की वृद्धि और विश्वसनीयता।

आप देते हैं	उनके लिए यह क्यों मायने रखता है
वेबसाइट, ऐप और मंच की स्क्रीन पर "मीडिया पार्टनर" सेक्शन में लोगो	आपकी ऑडियंस के बीच विज़िबिलिटी
रिपोर्टर और कैमरा क्रू के लिए प्रेस पास	इवेंट कवर करने का एक्सेस
एक्सक्लूसिव या पहले की ख़बर (स्पीकर घोषणाएं, एजेंडा)	किसी और से पहले कंटेंट
कीनोट स्पीकरों के इंटरव्यू	मौलिक कंटेंट
रिकॉर्डिंग के लिए जगह (पॉडकास्ट कॉर्नर, इंटरव्यू एरिया)	आसान प्रोडक्शन
उनकी ऑडियंस के लिए डिस्काउंट कोड या मुफ़्त पास	अपने पाठकों को देने के लिए कुछ
आपके न्यूज़लेटर और सोशल मीडिया में ज़िक्र	उनके लिए ऑडियंस की वृद्धि
उद्घाटन या समापन के दौरान मंच से ज़िक्र	पहचान

ध्यान रखें कि वह वादा न करें जो स्पॉन्सर का हक है। अगर किसी स्पॉन्सर ने किसी श्रेणी में एक्सक्लूसिव मौजूदगी के लिए भुगतान किया है, तो जांच लें कि मीडिया पार्टनर के लाभ उससे टकराते न हों।

क्या मांगें

खास रहें। "इवेंट के प्रचार में हमारी मदद करें" का व्यवहार में कोई मतलब नहीं है। ऐसी सूची मांगें:

तारीखों के साथ सोशल पोस्ट की एक संख्या (घोषणा, स्पीकर रिवील, आखिरी कॉल)।
एक या दो न्यूज़लेटर ज़िक्र।
इवेंट की घोषणा करता एक लेख।
इवेंट के दौरान या बाद में कवरेज (लेख, इंटरव्यू, रीकैप एपिसोड)।
आपका कॉल फ़ॉर पेपर उनकी कम्युनिटी के साथ साझा करना।
एक अनूठा ट्रैकिंग लिंक या डिस्काउंट कोड, ताकि आप देख सकें कि वे कितने रजिस्ट्रेशन दिलाते हैं।

एक कंटेंट कैलेंडर पर सहमति बनाएं। ज़्यादातर प्रचार इवेंट से पहले के आखिरी हफ़्तों में असरदार होता है, लेकिन कॉल फ़ॉर पेपर और शुरुआती स्पीकरों की घोषणाओं को पहले के स्लॉट चाहिए।

मीडिया पार्टनर कैसे खोजें

सूची बनाएं कि आपकी ऑडियंस क्या पढ़ती है। अपनी कम्युनिटी से सीधे पूछें: आप कौन-से न्यूज़लेटर, पॉडकास्ट और साइट फ़ॉलो करते हैं? जवाब आम तौर पर सर्च नतीजों से ज़्यादा काम के होते हैं।
दूसरे इवेंट देखें। आपके और पड़ोसी देशों की कॉन्फ़्रेंस वेबसाइट के मीडिया पार्टनर सेक्शन दिखाते हैं कि ऐसी साझेदारी कौन पहले से करता है।
देश और विषय से खोजें। अपने विषय को "newsletter", "podcast" या "medio" और देश के नाम के साथ मिलाएं। देखें कि आउटलेट नियमित प्रकाशित करता है या नहीं और उसकी ऑडियंस जुड़ती है या नहीं।
उनका "advertise" या "contact" पेज देखें। कई आउटलेट साझेदारी या प्रेस संपर्क सूचीबद्ध करते हैं।
कैटलॉग इस्तेमाल करें। इवेंट के साथ काम करने वाले मीडिया की डायरेक्टरी समय बचाती हैं। BuildAConf मीडिया कैटलॉग आउटलेट को देश और विषय के अनुसार सूचीबद्ध करता है।

आउटलेट का मूल्यांकन कैसे करें

छोटे आउटलेट से आपको सत्यापित ऑडियंस डेटा शायद ही मिलेगा। इसके बजाय देखें:

वे कितनी बार प्रकाशित करते हैं और क्या पोस्ट पर असली कमेंट और शेयर आते हैं।
क्या उनकी ऑडियंस आपके प्रतिभागियों से मेल खाती है (देश, पेशा, भाषा)।
क्या उन्होंने पहले इवेंट कवर किए हैं और कैसे।
आपकी कम्युनिटी में उनकी प्रतिष्ठा।

वे जो भी ऑडियंस के आंकड़े साझा करें, वे खुद बताए गए होते हैं, जब तक कि स्वतंत्र एनालिटिक्स साथ न हों। उन्हें संकेतात्मक मानें।

मीडिया पार्टनर को पिच कैसे करें

पहला संदेश छोटा रखें:

इवेंट पर एक पंक्ति (नाम, तारीखें, शहर, ऑडियंस)।
उनका आउटलेट क्यों उपयुक्त है।
आप क्या देते हैं, दो-तीन ठोस बातों के साथ।
बदले में आप क्या चाहते हैं, वह भी ठोस।
इवेंट पेज और मीडिया किट का लिंक।

एक सरल मीडिया किट तैयार रखें: इवेंट का विवरण, मुख्य तारीखें, कई फ़ॉर्मेट में लोगो फ़ाइलें, ब्रांड के रंग, पिछले संस्करणों की फ़ोटो, स्पीकर सूची, और प्रेस के लिए एक संपर्क। छोटी टीम वाले आउटलेट तब तेज़ी से प्रकाशित करते हैं जब सब कुछ इस्तेमाल के लिए तैयार हो।

इसे लिखित में रखें

बार्टर में भी एक पन्ने का समझौता या ऐसा साफ़ ईमेल लिखें जिसकी दोनों पक्ष पुष्टि करें। इसमें शामिल करें:

हर पक्ष के डिलिवरेबल्स, तारीखों के साथ।
प्रेस पास की संख्या और उन्हें कौन इस्तेमाल करेगा।
लोगो उपयोग की अनुमतियां।
अनुमोदन के लिए किससे संपर्क करना है।
इवेंट की तारीख बदलने पर क्या होगा।

इवेंट के दौरान और बाद में

रजिस्ट्रेशन पर मीडिया पार्टनर से मिलें और पक्का करें कि उन्हें वाई-फ़ाई, काम करने की जगह और स्पीकरों तक पहुंच मिले।
फ़ोटो, स्लाइड और रिकॉर्डिंग जल्दी साझा करें ताकि वे प्रकाशित कर सकें।
इवेंट के बाद हर पार्टनर को एक छोटा धन्यवाद भेजें, उन नतीजों के साथ जो आप माप सकते हैं: उनके ट्रैकिंग लिंक से क्लिक या रजिस्ट्रेशन, ज़िक्र, और उनका बनाया कवरेज।
पूछें कि क्या वे फिर साझेदारी करना चाहेंगे, और अगले साल के लिए नोट करें कि क्या चला।

जिन मीडिया पार्टनर को अच्छा बर्ताव मिला, वे संस्करण दर संस्करण आपके सबसे भरोसेमंद प्रचारक बन जाते हैं।

आम गलतियां

यह जांचे बिना कई आउटलेट से समझौता करना कि उनकी ऑडियंस मेल खाती है या नहीं।
बदले में कुछ ठोस मांगे बिना लोगो प्लेसमेंट देना।
इवेंट के दिन बिना नाम या निर्देशों के प्रेस पास भेजना।
समापन भाषण में पार्टनर को श्रेय देना भूल जाना।

BuildAConf के साथ मीडिया आउटलेट आपकी साइट के आवेदन फ़ॉर्म के ज़रिए आपके इवेंट के साथ साझेदारी के लिए आवेदन कर सकते हैं, आप अपने आयोजक इनबॉक्स से उन्हें देखकर स्वीकार करते हैं, और स्वीकृत पार्टनर आपकी वेबसाइट और ऐप के मीडिया सेक्शन में दिखते हैं। बार्टर सौदों पर कोई प्लेटफ़ॉर्म शुल्क नहीं है। buildaconf.com देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या मीडिया पार्टनर भुगतान करते हैं या उन्हें भुगतान मिलता है?

आम तौर पर दोनों में से कुछ नहीं। कॉन्फ़्रेंस की ज़्यादातर मीडिया पार्टनरशिप बार्टर होती हैं: प्रचार और कवरेज के बदले विज़िबिलिटी और एक्सेस। कुछ आउटलेट स्पॉन्सर्ड कंटेंट या विज्ञापन बेचते हैं; वह पेड मीडिया खरीद है, पार्टनरशिप नहीं, और उसे वैसा ही लेबल किया जाना चाहिए।

कॉन्फ़्रेंस के कितने मीडिया पार्टनर होने चाहिए?

इतने कि आपकी ऑडियंस के सभी हिस्से कवर हों और लाभ पतले न पड़ें। कुछ अच्छी तरह मेल खाते आउटलेट जो वाकई पोस्ट और कवरेज देते हैं, कुछ न करने वाले आउटलेट के लोगो की लंबी दीवार से ज़्यादा मूल्यवान हैं।

मीडिया पार्टनर से कब संपर्क करना चाहिए?

आदर्श रूप से इवेंट से तीन से चार महीने पहले, ताकि वे आपके कॉल फ़ॉर पेपर और शुरुआती टिकट बिक्री के प्रचार में मदद कर सकें। इवेंट के दिन के कवरेज के अनुरोध तारीख के करीब पक्के किए जा सकते हैं।

मैं कैसे मापूं कि मीडिया पार्टनर ने क्या दिया?

हर पार्टनर को एक अनूठा ट्रैकिंग लिंक या डिस्काउंट कोड दें, उनके प्रकाशित का रिकॉर्ड रखें, और उनसे जुड़े रजिस्ट्रेशन गिनें। नवीनीकरण का फ़ैसला करते समय इसे कवरेज के गुणात्मक मूल्य के साथ मिलाएं।