اسپیکرز کا انتخاب اور ٹاک پروپوزلز کا جائزہ کیسے لیں

اسپیکرز کا منصفانہ انتخاب کرنے کے لیے پہلے طے کریں کہ آپ کے ایجنڈا کو کیا چاہیے (موضوعات، سطحیں، فارمیٹس)، پھر ہر پروپوزل کو کم از کم دو یا تین ریویورز کی 1 سے 5 کی روبرک سے جانچیں، اور آخر میں معیار، موضوعات کی تنوع اور آوازوں کے تنوع میں توازن رکھتے ہوئے پروگرام بنائیں۔ مدعو اسپیکرز، جو چند مضبوط نام یقینی بناتے ہیں، کو کھلی کال کے ساتھ ملائیں، جو نئے نقطہ نظر لاتی ہے۔ اور سب کو جواب دیں، ان کو بھی جو منتخب نہیں ہوئے۔

یہ مضمون فیصلہ کرنے کے طریقے کے بارے میں ہے۔ کال (CFP) کیسے لکھیں اور پھیلائیں، یہ ہم نے بلاگ کی ایک اور گائیڈ میں بیان کیا ہے۔

پروپوزلز پڑھنے سے پہلے: طے کریں کہ آپ کو کون سا پروگرام چاہیے

اگر آپ بغیر معیار کے پروپوزلز پڑھنا شروع کریں گے تو آپ وہ چنیں گے جو سب سے بہتر لکھی ہوئی ہیں، وہ نہیں جو آپ کے سامعین کو چاہییں۔ ان باکس کھولنے سے پہلے لکھیں:

• موضوعاتی محور اور ہر محور میں آپ کتنی ٹاکس چاہتے ہیں۔
• سطحیں: کتنی ابتدائی، درمیانی اور ایڈوانسڈ ٹاکس۔
• فارمیٹس: لمبی ٹاکس، لائٹننگ ٹاکس، ورکشاپس، پینلز۔
• کل گنجائش: ایجنڈا میں جگہوں کی تعداد، کی نوٹس، وقفے اور افتتاح نکال کر۔
• پابندیاں: ٹاکس کی زبان، کیا آپ ریموٹ اسپیکرز قبول کرتے ہیں، کیا آپ ٹکٹ یا رہائش کا خرچ اٹھاتے ہیں۔

یہی دستاویز آپ اپنی انتخابی کمیٹی کے ساتھ شیئر کرتے ہیں۔ اس کے بغیر ہر ریویور ایونٹ کے بارے میں اپنے خیال کے مطابق جانچتا ہے۔

مدعو بمقابلہ کھلی کال

	مدعو اسپیکرز	کھلی کال (CFP)
کس کام آتا ہے	کی نوٹس اور ایسے نام یقینی بنانا جو سامعین اور اسپانسرز کو کھینچیں	نئی آوازیں دریافت کرنا، کمیونٹی کو جاننا، ایسے موضوعات کو کور کرنا جن کی آپ نے توقع نہ کی تھی
خطرہ	ہمیشہ انہی لوگوں کو دہرانا	غیر یکساں معیار کی بہت سی پروپوزلز، ریویو کا زیادہ کام
کب	پہلے، CFP کھولنے سے پہلے	کی نوٹس کی تصدیق کے بعد

ایک عام طریقہ یہ ہے کہ ایجنڈا کا چھوٹا حصہ مدعو افراد (کی نوٹس اور کوئی پینل) کے لیے رکھیں اور باقی کھلی کال کے لیے چھوڑ دیں۔ یوں CFP ایسی رسمی کارروائی محسوس نہیں ہوتی جس کا نتیجہ پہلے سے طے تھا۔

مدعو کرتے وقت پہلے پیغام سے واضح رہیں: تاریخ، ٹاک کا دورانیہ، تجویز کردہ موضوع، ایونٹ کیا برداشت کرتا ہے (ٹکٹ، رہائش، معاوضہ یا کچھ نہیں) اور جواب کی آخری تاریخ۔

1 سے 5 کی روبرک

سادہ روبرک جسے تمام ریویورز جانتے ہوں اسکورز کو قابل موازنہ بناتی ہے۔ معیارات کی تجویز:

معیار	1	3	5
سامعین کے لیے مطابقت	موضوع سے باہر	متعلق، مگر عمومی	آپ کے سامعین کی واضح ضرورت کا جواب دیتی ہے
پروپوزل کی وضاحت	سمجھ نہیں آتا کہ کیا بتائیں گے	موضوع سمجھ آتا ہے، راستہ نہیں	مقصد، ساخت اور نتائج واضح
اصلیت	بہت عام مواد دہراتی ہے	معروف انداز کے ساتھ کچھ اپنا	ایسا تجربہ یا زاویہ جو کوئی اور نہیں لاتا
موضوع میں اسپیکر کا تجربہ	ظاہر نہیں	عمومی تجربہ	براہ راست عملی تجربہ
عملی حصہ	صرف نظریہ یا تشہیر	کچھ قابل اطلاق خیالات	سامعین ایسی چیز لے جاتے ہیں جو استعمال کر سکیں

آپ ان معیارات کی اوسط استعمال کر سکتے ہیں یا اس جدول کی رہنمائی میں ایک مجموعی 1 سے 5 اسکور۔ اہم یہ ہے کہ سب ایک ہی اسکیل استعمال کریں۔

کمیٹی کے لیے قواعد

• ہر پروپوزل کے لیے کم از کم دو یا تین ریویورز۔ ایک ہی ریویور انتخاب کو ذاتی رائے بنا دیتا ہے۔
• آزادانہ ریویو: ہر کوئی دوسروں کے اسکورز دیکھے بغیر اسکور دے۔
• مفادات کا ٹکراؤ: جو اسپیکر کے ساتھ کام کرتا ہے، اس کا قریبی دوست ہے یا اس کا باس ہے وہ اس پروپوزل کو اسکور نہیں دیتا۔
• جب ممکن ہو گمنام ریویو: پہلے راؤنڈ میں نام اور کمپنی چھپانا معروف ناموں کی طرف جھکاؤ کم کرتا ہے۔ پھر دوسرے راؤنڈ میں آپ دیکھ سکتے ہیں کہ کون ہے تاکہ تجربے اور پروگرام کے توازن کا جائزہ لیں۔
• مختصر تبصرے: اسکور کی وضاحت کرنے والی ایک سطر مشکوک کیسز کا فیصلہ کرنے اور فیڈ بیک دینے میں مدد دیتی ہے۔
• تجارتی ٹاکس: واضح اصول طے کریں۔ بہت سی کانفرنسز ایسی ٹاکس قبول نہیں کرتیں جو پروڈکٹ پریزنٹیشن ہو، سوائے اسپانسر سلاٹس کے جو اسی طرح نشان زد ہوں۔

اسکورز سے پروگرام تک

اسکورز ایجنڈا نہیں ہیں۔ وہ ترتیب وار فہرست ہیں جسے کمیٹی اختتامی میٹنگ میں استعمال کرتی ہے:

1. اونچے اسکور والی اور ریویورز کے درمیان اختلاف کے بغیر پروپوزلز قبول کریں۔
2. درمیانے اسکور والی یا جن پر ریویورز میں شدید اختلاف ہو ان پر بحث کریں۔ ایک ہی پروپوزل پر 5 اور 1 بات چیت کا مستحق ہے۔
3. توازن دیکھیں: کیا تمام محور کور ہوئے ہیں؟ کیا مبتدیوں کے لیے ٹاکس ہیں؟ کیا ایک ہی کمپنی کی بہت زیادہ ٹاکس ہیں؟
4. آوازوں کا تنوع دیکھیں (اگلا سیکشن)۔
5. متبادلات کی ترتیب وار فہرست بنائیں۔ آخری لمحے کی غیر حاضریاں ہمیشہ ہوتی ہیں۔

تنوع: معیار گرائے بغیر اسے کیسے لاگو کریں

متنوع پروگرام ایسا کوٹہ نہیں جو آخر میں پورا کیا جائے، یہ ایسی چیز ہے جس پر شروع سے کام کیا جاتا ہے:

• کال کو متنوع کمیونٹیز میں پھیلائیں: ٹیکنالوجی میں خواتین کے گروپس، ملک کے دوسرے شہروں کی کمیونٹیز، سرکاری اور نجی یونیورسٹیاں، اگر آپ کے موضوع کے لیے متعلق ہو تو مقامی اقوام کی کمیونٹیز۔
• جغرافیائی تنوع: غالب دارالحکومتوں والے ممالک میں درمیانے شہروں کے اسپیکرز کو مدعو کرنا پروگرام کو مالا مال کرتا ہے اور سامعین بڑھاتا ہے۔
• پہلی بار بولنے والے اسپیکرز: ٹاک کی تیاری کے لیے مینٹورنگ پیش کریں، یا پہلی بار بولنے والوں کے لیے لائٹننگ ٹاکس کی جگہ۔
• یکساں پینلز سے ہوشیار رہیں: شائع کرنے سے پہلے ہر پینل کی ترکیب دیکھیں۔
• اسپیکرز کے لیے رسائی: قابل رسائی اسٹیج، ضرورت ہو تو اضافی وقت، جب سفر رکاوٹ ہو تو ریموٹ ٹاک کا آپشن۔
• جب ہو سکے اخراجات برداشت کریں: ٹکٹ یا رہائش کی ادائیگی ان اسپیکرز کے لیے دروازہ کھولتی ہے جن کی مالی معاونت کے لیے کوئی کمپنی نہیں۔

مقصد یہ ہے کہ ہر موضوع پر ممکنہ بہترین ٹاک آپ کے اسٹیج پر پہنچے، اور یہ تب ہی ہوتا ہے جب کال ان تمام لوگوں تک پہنچے جو اسے دے سکتے ہیں۔

منظوری اور انکار کی اطلاع

اچھا جواب دینا ایونٹ کی ساکھ کا حصہ ہے۔ آج مسترد ہونے والے لوگ کل آپ کے اسپیکرز، اسپانسرز یا شرکاء ہو سکتے ہیں۔

منظوری

شامل کریں: منظور شدہ ٹاک کا عنوان، تاریخ اور وقت (یا ایجنڈا کب شائع ہوگا)، دورانیہ، ایونٹ کیا برداشت کرتا ہے، تصدیق کی آخری تاریخ اور آپ کو کیا چاہیے (تصویر، بائیو، پریزنٹیشن)۔ صریح تصدیق مانگیں۔

انکار

• اسے منظوریوں والی تاریخ ہی پر بھیجیں، ہفتوں بعد نہیں۔
• پروپوزل میں لگائے گئے وقت کا شکریہ ادا کریں۔
• سیاق بیان کریں: دستیاب جگہوں کے مقابلے میں کتنی پروپوزلز آئیں، ایسے اعداد دیے بغیر جو آپ کے پاس نہ ہوں۔
• اگر ہو سکے تو ایک سطر کا فیڈ بیک دیں جو کمیٹی کے تبصروں پر مبنی ہو۔
• کچھ پیش کریں: رعایتی ٹکٹ، متبادلات کی فہرست میں جگہ، اگلے ایڈیشن میں درخواست دینے کی دعوت۔

مختصر ٹیمپلیٹ:

ہیلو، [نام]: "[عنوان]" کو [ایونٹ] میں بھیجنے کا شکریہ۔ اس سال ہمیں دستیاب جگہوں سے کہیں زیادہ پروپوزلز ملیں اور ہم آپ کی پروپوزل کو پروگرام میں شامل نہ کر سکے۔ [ایک سطر میں اختیاری فیڈ بیک]۔ ہمیں خوشی ہوگی کہ آپ ایونٹ میں آئیں اور اگلے ایڈیشن میں دوبارہ درخواست دیں۔ اگر کوئی جگہ خالی ہوئی تو ہم آپ کو لکھیں گے۔

انتخاب مکمل ہونے کے بعد پروگرام جلد شائع کریں: تصدیق شدہ اسپیکرز آپ کے بہترین پروموٹرز ہیں۔

BuildAConf میں کال ایک ان باکس میں آتی ہے جہاں آپ کی ٹیم ہر پروپوزل کو 1 سے 5 اسکور دیتی ہے، آپ اکٹھے قبول کرتے ہیں اور ٹاک ایک کلک سے ایجنڈا میں چلی جاتی ہے۔ مدعو افراد کے لیے آپ ذاتی لنکس بھیج سکتے ہیں یا اسپیکرز ڈائریکٹری میں موضوع، زبان اور شہر کے لحاظ سے پروفائلز تلاش کر سکتے ہیں۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

ہر پروپوزل کو کتنے ریویورز چاہییں؟

کم از کم دو، مثالی طور پر تین۔ طاق تعداد کے ساتھ برابری توڑنا آسان ہوتا ہے۔ اگر آپ کو بہت سی پروپوزلز ملیں تو بوجھ بانٹ دیں تاکہ ہر ریویور ایک ذیلی مجموعہ پڑھے، مگر یقینی بنائیں کہ ہر پروپوزل کے کئی آزاد اسکورز ہوں۔

کیا گمنام ریویو کرنا مناسب ہے؟

پہلے راؤنڈ میں، ہاں، جب ممکن ہو: نام اور کمپنی چھپانا معروف لوگوں کی طرف جھکاؤ کم کرتا ہے۔ آخری راؤنڈ میں آپ دیکھ سکتے ہیں کہ ہر اسپیکر کون ہے تاکہ تجربے، پروگرام کے توازن اور مفادات کے ٹکراؤ کا جائزہ لیں۔

اگر کوئی اسپانسر ٹاک چاہے تو کیا کروں؟

اسپانسر شپس بیچنے سے پہلے اصول طے کریں۔ ایک آپشن یہ ہے کہ انتخابی عمل سے باہر اسپانسر ٹاک کے طور پر نشان زد جگہ پیش کریں۔ اگر ٹاک عمومی پروگرام میں جاتی ہے تو اسے باقی کی طرح اسی روبرک سے گزرنا چاہیے۔

کیا مجھے تمام مسترد پروپوزلز کو فیڈ بیک دینا چاہیے؟

لازمی نہیں، لیکن ایک سطر کا فیڈ بیک بہت سراہا جاتا ہے، خاص طور پر پہلی بار بولنے والے اسپیکرز کی طرف سے۔ اگر سب کے لیے وقت نہ ہو تو کم از کم ان کو جواب دیں جو مانگیں اور انکار منظوریوں والی تاریخ ہی پر بھیجیں۔