स्पीकर कैसे चुनें और टॉक प्रपोज़ल का मूल्यांकन कैसे करें

स्पीकर को निष्पक्ष ढंग से चुनने के लिए पहले तय करें कि आपके एजेंडा को क्या चाहिए (विषय, स्तर, फ़ॉर्मेट), फिर कम से कम दो-तीन रिव्यूअर से 1 से 5 की रूब्रिक पर हर प्रपोज़ल का मूल्यांकन कराएं, और सबसे अंत में गुणवत्ता, विषयों की विविधता और अलग-अलग आवाज़ों का संतुलन बनाकर प्रोग्राम तैयार करें। आमंत्रित स्पीकर, जो कुछ मज़बूत नाम पक्के करते हैं, को खुली कॉल के साथ मिलाएं, जो नए नज़रिए लाती है। और सभी को जवाब दें, उन्हें भी जिनका चयन नहीं हुआ।

यह लेख फ़ैसला लेने के बारे में है। कॉल फ़ॉर पेपर (CFP) को कैसे लिखें और फैलाएं, यह हमने ब्लॉग की एक दूसरी गाइड में बताया है।

प्रपोज़ल पढ़ने से पहले: तय करें कि आप कैसा प्रोग्राम चाहते हैं

अगर आप बिना कसौटी के प्रपोज़ल पढ़ने लगेंगे, तो आप वे चुन लेंगे जो सबसे अच्छे लिखे हैं, वे नहीं जिनकी आपकी ऑडियंस को ज़रूरत है। इनबॉक्स खोलने से पहले लिखें:

• विषय-धुरियां और हर धुरी पर आप कितनी टॉक चाहते हैं।
• स्तर: कितनी शुरुआती, मध्यम और एडवांस टॉक।
• फ़ॉर्मेट: लंबी टॉक, लाइटनिंग टॉक, वर्कशॉप, पैनल।
• कुल सीटें: कीनोट, ब्रेक और उद्घाटन को घटाकर एजेंडा में जगहों की संख्या।
• प्रतिबंध: टॉक की भाषा, क्या आप रिमोट स्पीकर स्वीकार करते हैं, क्या आप टिकट या ठहरने का खर्च उठाते हैं।

यही वह दस्तावेज़ है जो आप अपनी चयन समिति के साथ साझा करते हैं। इसके बिना हर रिव्यूअर इवेंट के बारे में अपने विचार के विरुद्ध मूल्यांकन करता है।

आमंत्रित बनाम खुली कॉल

	आमंत्रित स्पीकर	खुली कॉल (CFP)
किसलिए उपयोगी	कीनोट और ऐसे नाम पक्के करना जो ऑडियंस और स्पॉन्सर को खींचते हैं	नई आवाज़ें खोजना, कम्युनिटी को जानना, वे विषय कवर करना जिनका आपने अनुमान नहीं लगाया था
जोखिम	हमेशा उन्हीं लोगों को दोहराना	असमान गुणवत्ता के कई प्रपोज़ल, ज़्यादा रिव्यू का काम
कब	पहले, CFP खोलने से पहले	कीनोट पक्के होने के बाद

एक आम प्रैक्टिस है एजेंडा का एक छोटा हिस्सा आमंत्रितों (कीनोट और कोई पैनल) के लिए सुरक्षित रखना और बाकी कॉल के लिए छोड़ना। इस तरह CFP ऐसी औपचारिकता नहीं लगता जिसका नतीजा पहले से तय था।

आमंत्रित करते समय पहले संदेश से ही साफ़ रहें: तारीख, टॉक की अवधि, सुझाया गया विषय, इवेंट क्या कवर करता है (टिकट, ठहरना, मानदेय या कुछ नहीं) और जवाब की अंतिम तारीख।

1 से 5 की रूब्रिक

एक सरल रूब्रिक, जो सभी रिव्यूअर जानते हों, स्कोर को तुलनीय बनाती है। मापदंडों का प्रस्ताव:

मापदंड	1	3	5
ऑडियंस के लिए प्रासंगिकता	विषय से बाहर	संबंधित, पर सामान्य	आपकी ऑडियंस की एक साफ़ ज़रूरत का जवाब देता है
प्रपोज़ल की स्पष्टता	समझ नहीं आता कि वे क्या बताएंगे	विषय समझ आता है, रास्ता नहीं	उद्देश्य, ढांचा और निष्कर्ष साफ़ हैं
मौलिकता	बहुत प्रचलित कंटेंट दोहराता है	जाना-पहचाना नज़रिया, कुछ अपना जोड़कर	ऐसा अनुभव या कोण जो कोई और नहीं लाता
विषय में स्पीकर का अनुभव	दिखाई नहीं देता	सामान्य अनुभव	सीधा व्यावहारिक अनुभव
व्यावहारिक योगदान	सिर्फ़ सिद्धांत या प्रमोशन	कुछ लागू करने लायक विचार	ऑडियंस ऐसा कुछ लेकर जाती है जिसे वह इस्तेमाल कर सके

आप इन मापदंडों का औसत इस्तेमाल कर सकते हैं या इस तालिका से निर्देशित 1 से 5 का एक कुल स्कोर। ज़रूरी यह है कि सब एक ही पैमाना इस्तेमाल करें।

समिति के नियम

• हर प्रपोज़ल पर कम से कम दो या तीन रिव्यूअर। सिर्फ़ एक रिव्यूअर चयन को निजी राय बना देता है।
• स्वतंत्र रिव्यू: हर कोई दूसरों के स्कोर देखे बिना अंक देता है।
• हितों का टकराव: जो स्पीकर के साथ काम करता है, उसका करीबी दोस्त है या उसका बॉस है, वह उस प्रपोज़ल को अंक नहीं देता।
• जब संभव हो, गुमनाम रिव्यू: पहले राउंड में नाम और कंपनी छिपाने से जाने-पहचाने नामों के प्रति पूर्वाग्रह घटता है। बाद में, दूसरे राउंड में, अनुभव और प्रोग्राम के संतुलन की समीक्षा के लिए आप देख सकते हैं कि वह कौन है।
• छोटी टिप्पणियां: स्कोर समझाने वाली एक पंक्ति संदिग्ध मामलों का फ़ैसला करने और फ़ीडबैक देने में मदद करती है।
• व्यावसायिक टॉक: एक साफ़ नियम तय करें। कई कॉन्फ़्रेंस प्रोडक्ट प्रेज़ेंटेशन वाली टॉक स्वीकार नहीं करतीं, सिवाय स्पॉन्सर के उन स्थानों के जिन्हें वैसा ही चिह्नित किया गया हो।

स्कोर से प्रोग्राम तक

स्कोर एजेंडा नहीं हैं। वे क्रमबद्ध सूची हैं जिसे समिति अंतिम बैठक में इस्तेमाल करती है:

1. ऊंचे स्कोर और रिव्यूअर के बीच बिना मतभेद वाले प्रपोज़ल स्वीकार करें।
2. मध्यम स्कोर वाले या रिव्यूअर में गहरे मतभेद वाले प्रपोज़ल पर चर्चा करें। एक ही प्रपोज़ल पर 5 और 1 बातचीत के लायक है।
3. संतुलन जांचें: क्या सभी धुरियां कवर हैं? क्या शुरुआती लोगों के लिए टॉक हैं? क्या एक ही कंपनी की बहुत सारी टॉक हैं?
4. आवाज़ों की विविधता जांचें (अगला सेक्शन)।
5. स्टैंडबाय की क्रमबद्ध सूची बनाएं। आखिरी समय में नाम वापसी हमेशा होती है।

विविधता: स्तर गिराए बिना इसे कैसे लागू करें

विविध प्रोग्राम कोई कोटा नहीं है जो अंत में पूरा किया जाए, यह ऐसी चीज़ है जिस पर शुरू से काम होता है:

• कॉल को विविध कम्युनिटी में फैलाएं: टेक में महिलाओं के समूह, देश के दूसरे शहरों की कम्युनिटी, सरकारी और निजी यूनिवर्सिटी, और अगर आपके विषय के लिए प्रासंगिक हो तो मूल निवासी समुदायों की कम्युनिटी।
• भौगोलिक विविधता: जिन देशों में राजधानियां हावी हैं, वहां मध्यम शहरों के स्पीकर बुलाने से प्रोग्राम समृद्ध होता है और ऑडियंस बढ़ती है।
• पहली बार बोलने वाले स्पीकर: टॉक तैयार करने के लिए मेंटरशिप दें, या पहली बार बोलने वालों के लिए लाइटनिंग टॉक का एक स्थान रखें।
• एक जैसे पैनलों से सावधान रहें: हर पैनल को प्रकाशित करने से पहले उसकी संरचना जांचें।
• स्पीकरों के लिए सुगम्यता: सुगम्य मंच, ज़रूरत हो तो अतिरिक्त समय, और जब यात्रा बाधा हो तो रिमोट टॉक का विकल्प।
• जब संभव हो, खर्च उठाएं: टिकट या ठहरने का खर्च देने से वे स्पीकर आ पाते हैं जिनके पास उन्हें फ़ंड करने वाली कंपनी नहीं है।

लक्ष्य यह है कि हर विषय की सबसे अच्छी संभव टॉक आपके मंच तक पहुंचे, और ऐसा तभी होता है जब कॉल उन सभी लोगों तक पहुंचे जो उसे दे सकते हैं।

स्वीकृति और रिजेक्शन की सूचना

अच्छा जवाब देना इवेंट की प्रतिष्ठा का हिस्सा है। आज जो लोग रिजेक्ट हुए, वे कल आपके स्पीकर, स्पॉन्सर या प्रतिभागी हो सकते हैं।

स्वीकृति

इसमें शामिल करें: स्वीकृत टॉक का शीर्षक, तारीख और समय (या एजेंडा कब प्रकाशित होगा), अवधि, इवेंट क्या कवर करता है, पुष्टि की अंतिम तारीख और आपको क्या चाहिए (फ़ोटो, बायो, प्रेज़ेंटेशन)। स्पष्ट पुष्टि मांगें।

रिजेक्शन

• इसे स्वीकृतियों वाली तारीख को ही भेजें, हफ़्तों बाद नहीं।
• प्रपोज़ल में लगाए समय के लिए धन्यवाद दें।
• संदर्भ समझाएं: उपलब्ध स्थानों के मुकाबले कितने प्रपोज़ल आए, ऐसे आंकड़े दिए बिना जो आपके पास न हों।
• अगर संभव हो, तो समिति की टिप्पणियों पर आधारित फ़ीडबैक की एक पंक्ति दें।
• कुछ पेशकश करें: रियायती टिकट, स्टैंडबाय सूची में जगह, अगले संस्करण में आवेदन का आमंत्रण।

संक्षिप्त टेम्पलेट:

नमस्ते [नाम], "[शीर्षक]" को [इवेंट] में भेजने के लिए धन्यवाद। इस साल हमें उपलब्ध स्थानों से कहीं ज़्यादा प्रपोज़ल मिले और हम आपका प्रपोज़ल प्रोग्राम में शामिल नहीं कर सके। [वैकल्पिक फ़ीडबैक, एक पंक्ति में]। हमें खुशी होगी कि आप इवेंट में आएं और अगले संस्करण में फिर आवेदन करें। अगर कोई जगह खाली हुई, तो हम आपको लिखेंगे।

चयन बंद होने के बाद, प्रोग्राम जल्दी प्रकाशित करें: पक्के स्पीकर आपके सबसे अच्छे प्रचारक हैं।

BuildAConf में कॉल एक इनबॉक्स में आती है जहां आपकी टीम हर प्रपोज़ल को 1 से 5 में स्कोर करती है, आप एक साथ स्वीकार करते हैं और टॉक एक क्लिक में एजेंडा में पहुंच जाती है। आमंत्रितों के लिए आप निजी लिंक भेज सकते हैं या स्पीकर डायरेक्टरी में विषय, भाषा और शहर के अनुसार प्रोफ़ाइल खोज सकते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

हर प्रपोज़ल को कितने रिव्यूअर चाहिए?

कम से कम दो, आदर्श रूप से तीन। विषम संख्या से बराबरी तोड़ना आसान होता है। अगर आपको बहुत प्रपोज़ल मिलते हैं, तो बोझ बांटें ताकि हर रिव्यूअर एक हिस्सा पढ़े, लेकिन पक्का करें कि हर प्रपोज़ल के कई स्वतंत्र स्कोर हों।

क्या रिव्यू गुमनाम रखना ठीक है?

पहले राउंड में, जब संभव हो, हां: नाम और कंपनी छिपाने से जाने-पहचाने लोगों के प्रति पूर्वाग्रह घटता है। अंतिम राउंड में आप अनुभव, प्रोग्राम के संतुलन और हितों के टकराव की समीक्षा के लिए देख सकते हैं कि हर स्पीकर कौन है।

अगर कोई स्पॉन्सर टॉक चाहे तो मैं क्या करूं?

स्पॉन्सरशिप बेचने से पहले नियम तय करें। एक विकल्प है स्पॉन्सर टॉक के रूप में चिह्नित एक स्थान देना, जो चयन प्रक्रिया से बाहर हो। अगर टॉक सामान्य प्रोग्राम में जाती है, तो उसे बाकी की तरह उसी रूब्रिक से गुज़रना चाहिए।

क्या मुझे हर रिजेक्ट प्रपोज़ल को फ़ीडबैक देना चाहिए?

अनिवार्य नहीं है, लेकिन फ़ीडबैक की एक पंक्ति बहुत सराही जाती है, खासकर पहली बार बोलने वाले स्पीकर द्वारा। अगर सबके लिए समय न हो, तो कम से कम उन्हें जवाब दें जो मांगें और रिजेक्शन उसी तारीख को भेजें जब स्वीकृतियां भेजी जाती हैं।