如何为拉丁美洲的会议寻找赞助商

要为会议寻找赞助商，先列出一份已经想要触达你的受众的公司短名单，为它们设计围绕具体成果（线索、招聘、品牌曝光）的套餐，并带着具体方案联系某位具名的负责人，而不是发一份通用的方案。在拉丁美洲，最有可能答应的公司包括本地银行和金融科技公司、电信运营商、正在招聘的软件公司、高校，以及在你所在城市有业务的区域性品牌。要预期数周的销售周期，并做好准备：大部分赞助收入将来自寥寥几笔合作。

赞助商付钱不是为了会议本身，而是为了接触现场的人。在写下第一封邮件之前，你要能用一句话各回答三个问题：

谁来参加？角色、资历、行业、城市。“来自圣克鲁斯和拉巴斯的开发者与产品人员”，比“科技爱好者”好。
他们为什么来？学习、招聘、社交、寻找客户。
赞助商能对他们做什么？招聘、销售、发布产品、收集线索、建立声誉。

如果这是首届，你没有往届的参会数据。那就用你手头有的东西：社群渠道的规模（WhatsApp 群组、Telegram、聚会）、已确认的演讲嘉宾、将会推广活动的合作社群，以及预发布页面上的候补名单。要坦诚说明哪些数字是预测。

建立一份包含 40 到 80 家公司的目标名单

好的名单是具体的。把候选公司按可能性分层：

热线索：员工将担任演讲嘉宾的公司、赞助过本地类似活动的公司，以及已经向你的受众销售产品的公司。
合乎逻辑：你所在国家的银行、金融科技公司、电信公司、云和软件供应商、联合办公空间、高校和政府创新机构。
远期目标：在拉美设有办事处的区域性或全球性品牌。它们耗时更长，往往提前一年就确定预算。

去哪里找名字：

你所在国家及邻国其他会议的赞助商墙。
LinkedIn 招聘帖：一家在利马招聘十名工程师的公司，是利马开发者大会的天然赞助商。
本地商会、科技协会和创业生态地图。
你自己的演讲嘉宾和社群负责人。问每个人：“你们公司里谁来决定活动赞助？”

对每家公司，写下你要联系的人（市场、雇主品牌、开发者关系，或在较小的市场中是国家经理）、他们为什么会在意，以及哪个套餐合适。

围绕成果设计套餐

大多数首次办会的主办方会照搬其他活动的“金、银、铜”。分层没问题，但每一层的内容应当对应赞助商真正想要的东西：

赞助商目标	应包含的内容
招聘	靠近咖啡区的展位、网站上的招聘板、人才分享场次席位、闭幕时的提及
获取线索	展位、工作坊席位、自愿授权的线索名单（须经参会者同意）、与注册挂钩的抽奖
品牌曝光	舞台屏幕、网站和应用上的标志、会场或庆祝派对的冠名权
思想领导力	主题演讲或圆桌席位，须符合你的内容质量标准
社区善意	为学生提供的奖学金门票、赞助黑客松奖品

坚持两条规则。第一，没有内容审核，绝不出售演讲席位；参会者会察觉到销售推介，你的下一届会因此受损。第二，要设置小额套餐。在许多拉美城市，本地公司可能有预算赞助一次咖啡休息、挂绳或一份学生奖学金，但没有预算承担冠名级别。小额合作积少成多，往往在第二年扩大。

结合你的成本和市场来定价

从你的预算出发：在门票收入之外，你需要赞助商覆盖多少？把这个缺口分摊到各层级，然后对照本地公司在其他营销上的花费（一块广告牌、一次电台广告、一个贸易展位）来检验价格是否合理。用赞助商做预算时所用的币种报价。跨国公司通常以美元编制预算，而本地公司以当地货币编制预算，并可能需要本地实体开具的发票。要尽早决定如何收款和开具发票，因为这比价格更容易拖延合作。

也要接受实物赞助：场地、餐饮、印刷、网络、演讲嘉宾的差旅。在协议中为其确定一个公允价值，让双方都清楚交换了什么。

撰写能得到回复的开发信

赞助商邮件应当能在手机屏幕上看完。包含：你是谁、一行话介绍活动、为什么选这家公司、一两个合适的套餐，以及明确的下一步。附上或链接方案；不要把它粘贴进邮件正文。

然后跟进。相隔几天发一次简短、礼貌的跟进是正常且被期待的；许多回复会在第二次或第三次接触后才到来。如果你有共同的联系人，在拉丁美洲通过 WhatsApp 引荐往往比陌生邮件更快，但正式方案要转到邮件上，方便决策者在内部转发。想要现成的措辞，请参阅我们的赞助商邮件模板。

把会面当作对话，而不是推销

当赞助商同意通话时，前一半时间用来提问：

你们今年在这个市场的目标是什么？
你们之前赞助过哪些活动，什么有效？
谁需要批准这件事，你们的预算什么时候截止？
什么会让你们明年续约？

然后调整套餐。如果对方想要招聘，就把挂绳上的标志换成人才分享场次和招聘板上的一个位置。通话结束时，留下一份书面总结和决定的日期。

成交并形成书面文件

在把标志放到你的网站上之前，要有书面材料：

套餐名称、权益清单，以及每项的截止期限（标志文件、展位搭建、演讲嘉宾姓名）。
金额、币种、付款方式、发票信息和到期日。
活动延期或取消时如何处理。
活动期间双方的联系人是谁。

在一个地方追踪每笔合作及其状态：已联系、洽谈中、已发送方案、已接受、已付款、已交付。赞助商之间会互相交流，当合作分散在各个邮件往来中时，很容易犯下把同一个“独家”类别承诺给两家公司的错误。

交付、汇报与续约

明年真正的赞助销售，发生在本届活动期间及之后。给每个展位和品牌空间拍照，收集你能够真正衡量的数字（扫描的展位访客、工作坊参与者、招聘板点击量），并在两周内给每位赞助商发送一份简短的报告。询问他们想改变什么，以及是否想为下一届预留他们的类别。续约的成本远低于签下新赞助商。

需要避免的常见错误

向 200 家公司发送同一封群发邮件。
在了解成本之前就给层级定价。
承诺无法支撑的受众数字。
等到活动前两个月才开始。
直到印刷的那一周才想起索要标志文件和品牌规范。

BuildAConf 让你可以登记你的活动，按国家、城市和行业筛选公司库，并向每家公司发送一份包含层级、权益和金额的书面方案。当赞助商通过平台接受并付款后，其标志会按所属层级自动发布到你的活动网站和应用上。

常见问题

应该提前多久开始寻找赞助商？

一旦有了日期、场地和明确的受众就开始，最好在活动前五到六个月。大公司可能需要更长时间，因为它们的预算按年度规划，而小型本地企业有时几周内就能做出决定。

如果我的会议是新的，没有参会历史怎么办？

出售你能证明的东西：已确认的演讲嘉宾、社群的规模和活跃度、推广活动的合作组织，以及预发布阶段的报名人数。提供较低的创始赞助商价格，换取续约选择权，并明确说明哪些数字是估算。

我应该接受实物赞助商吗？

应该，尤其是场地、餐饮、网络、印刷和差旅，这些往往是最大的开支。以书面形式约定公允价值，并给予实物赞助商与该价值相称的曝光，就像对待现金赞助商一样。

我应该联系公司内部的哪个人？

在较大的公司，寻找市场、品牌、雇主品牌或开发者关系部门。在较小的市场，通常由国家经理或创始人直接决定。尽可能请你的演讲嘉宾和社群成员做熟人引荐。