لاطینی امریکا میں کانفرنس کے لیے اسپانسرز کیسے ڈھونڈیں

کانفرنس کے لیے اسپانسرز ڈھونڈنے کا آغاز ان کمپنیوں کی مختصر فہرست سے کریں جو پہلے ہی آپ کے آڈیئنس تک پہنچنا چاہتی ہیں، انہیں مخصوص نتائج (لیڈز، بھرتی، برانڈ کی نمائش) کے گرد بنے پیکجز پیش کریں، اور عمومی ڈیک کے بجائے ٹھوس تجویز کے ساتھ کسی نامزد شخص سے رابطہ کریں۔ لاطینی امریکا میں ہاں کہنے کے سب سے زیادہ امکان والی کمپنیاں مقامی بینک اور فِن ٹیکس، ٹیلی کام آپریٹرز، بھرتی کرنے والی سافٹ ویئر فرمیں، یونیورسٹیاں اور آپ کے شہر میں موجود علاقائی برانڈز ہیں۔ سیلز سائیکل کئی ہفتوں کا متوقع رکھیں، اور منصوبہ بنائیں کہ آپ کی اسپانسر آمدنی کا بڑا حصہ چند ڈیلز سے آئے گا۔

اپنے آڈیئنس سے آغاز کریں، اسپانسر فہرست سے نہیں

اسپانسرز کانفرنس کی ادائیگی نہیں کرتے۔ وہ ہال میں موجود لوگوں تک رسائی کی ادائیگی کرتے ہیں۔ ایک بھی ای میل لکھنے سے پہلے تین سوالوں کا جواب ایک ایک جملے میں دینے کے قابل ہوں:

• کون شرکت کرتا ہے؟ کردار، سینیارٹی، صنعتیں، شہر۔ "سانتا کروز اور لا پاز کے ڈویلپرز اور پروڈکٹ سے وابستہ لوگ" بہتر ہے بجائے "ٹیک کے شوقین" کے۔
• وہ کیوں آتے ہیں؟ سیکھنا، بھرتی، نیٹ ورکنگ، گاہک ڈھونڈنا۔
• اسپانسر ان کے ساتھ کیا کر سکتا ہے؟ بھرتی، فروخت، پروڈکٹ لانچ، لیڈز جمع کرنا، ساکھ بنانا۔

اگر یہ آپ کا پہلا ایڈیشن ہے تو آپ کے پاس ماضی کی حاضری کا ڈیٹا نہیں۔ جو آپ کے پاس ہے وہ استعمال کریں: آپ کے کمیونٹی چینلز (واٹس ایپ گروپس، ٹیلیگرام، میٹ اپس) کا سائز، پہلے سے تصدیق شدہ اسپیکرز، ایونٹ کی تشہیر کرنے والی پارٹنر کمیونٹیز، اور آپ کے پری لانچ صفحے کی ویٹنگ لسٹ۔ ایمانداری سے بتائیں کہ کون سے اعداد پیش گوئیاں ہیں۔

40 سے 80 کمپنیوں کی ہدفی فہرست بنائیں

اچھی فہرست مخصوص ہوتی ہے۔ امیدواروں کو امکان کے درجوں میں گروپ کریں:

1. گرم: وہ کمپنیاں جن کے ملازمین بول رہے ہیں، جنہوں نے ملتے جلتے مقامی ایونٹس کو اسپانسر کیا، اور جو پہلے ہی آپ کے آڈیئنس کو فروخت کرتی ہیں۔
2. منطقی: آپ کے ملک میں بینک، فِن ٹیکس، ٹیلی کامز، کلاؤڈ اور سافٹ ویئر وینڈرز، کو ورکنگ اسپیسز، یونیورسٹیاں، اور حکومتی انوویشن ایجنسیاں۔
3. خواہشی: علاقائی یا عالمی برانڈز جن کا لاطینی امریکا میں دفتر ہو۔ ان میں زیادہ وقت لگتا ہے اور وہ اکثر بجٹ ایک سال پہلے طے کرتے ہیں۔

نام کہاں سے ملیں:

• آپ کے ملک اور پڑوسی ممالک کی دیگر کانفرنسوں کی اسپانسر دیواریں۔
• LinkedIn کی جاب پوسٹس: لیما میں دس انجینئرز بھرتی کرنے والی کمپنی لیما کی ڈویلپر کانفرنس کی فطری اسپانسر ہے۔
• مقامی چیمبرز آف کامرس، ٹیک ایسوسی ایشنز اور اسٹارٹ اپ ایکو سسٹم کے نقشے۔
• آپ کے اپنے اسپیکرز اور کمیونٹی لیڈرز۔ ہر ایک سے پوچھیں: "آپ کی کمپنی میں ایونٹس کا فیصلہ کون کرتا ہے؟"

ہر کمپنی کے لیے لکھیں کہ آپ کس سے رابطہ کریں گے (مارکیٹنگ، ایمپلائر برانڈنگ، ڈویلپر ریلیشنز، یا چھوٹی مارکیٹس میں کنٹری مینیجر)، اسے کیوں دلچسپی ہوگی، اور کون سا پیکج موزوں ہے۔

نتائج کے گرد پیکجز ڈیزائن کریں

پہلی بار کے زیادہ تر آرگنائزرز کسی اور ایونٹ سے "گولڈ، سلور، برونز" نقل کر لیتے ہیں۔ درجے ٹھیک ہیں، لیکن ہر درجے کا مواد اس سے میل کھانا چاہیے جو اسپانسرز واقعی چاہتے ہیں:

اسپانسر کا ہدف	کیا شامل کریں
بھرتی	کافی ایریا کے قریب بوتھ، ویب سائٹ پر جاب بورڈ، ٹیلنٹ سیشن کا سلاٹ، اختتام میں ذکر
لیڈ جنریشن	بوتھ، ورکشاپ سلاٹ، اوپٹ اِن لیڈ فہرست (شرکاء کی رضامندی کے ساتھ)، رجسٹریشن کے ساتھ قرعہ اندازی
برانڈ کی نمائش	اسٹیج اسکرینز، ویب سائٹ اور ایپ پر لوگو، کسی ہال یا آفٹر پارٹی کے نام کے حقوق
تھاٹ لیڈرشپ	کی نوٹ یا پینل میں نشست، آپ کے مواد کے معیار کی شرط کے تحت
کمیونٹی کی خیر سگالی	طلبہ کے لیے اسکالرشپ ٹکٹس، ہیکاتھون انعام کی اسپانسرشپ

دو اصول رکھیں۔ پہلا، مواد کے جائزے کے بغیر کبھی بولنے کا سلاٹ نہ بیچیں؛ حاضرین سیلز پچ بھانپ لیتے ہیں اور آپ کا اگلا ایڈیشن متاثر ہوتا ہے۔ دوسرا، چھوٹے پیکجز شامل کریں۔ لاطینی امریکا کے کئی شہروں میں مقامی کمپنی کے پاس کافی بریک، لینیارڈز یا طلبہ اسکالرشپ کا بجٹ ہو سکتا ہے، مگر نمایاں درجے کا نہیں۔ چھوٹی ڈیلز مل کر بڑھتی ہیں اور اگلے سال اکثر بڑی ہو جاتی ہیں۔

اپنی لاگت اور اپنی مارکیٹ کو سامنے رکھ کر قیمت طے کریں

اپنے بجٹ سے آغاز کریں: ٹکٹ آمدنی کے بعد آپ کو اسپانسرز سے کیا پورا کروانا ہے؟ اس فرق کو درجوں میں تقسیم کریں، پھر قیمتوں کو اس سے جانچیں جو مقامی کمپنیاں دیگر مارکیٹنگ (بل بورڈ، ریڈیو مہم، تجارتی میلے کا بوتھ) پر خرچ کرتی ہیں۔ اس کرنسی میں قیمت بتائیں جس میں آپ کا اسپانسر بجٹ بناتا ہے۔ ملٹی نیشنلز اکثر امریکی ڈالر میں بجٹ بناتے ہیں، جبکہ مقامی کمپنیاں مقامی کرنسی میں بناتی ہیں اور انہیں مقامی ادارے کی انوائس درکار ہو سکتی ہے۔ جلد طے کریں کہ آپ رقم کیسے وصول کریں گے اور انوائس کیسے جاری کریں گے، کیونکہ یہ قیمت سے زیادہ ڈیلز میں تاخیر کرتا ہے۔

اِن کائنڈ اسپانسرشپ بھی قبول کریں: وینیو، کیٹرنگ، پرنٹنگ، انٹرنیٹ، اسپیکرز کا سفر۔ معاہدے میں اس کی مناسب قدر درج کریں تاکہ دونوں فریق جانیں کہ کیا تبادلہ ہوا۔

ایسا آؤٹ ریچ لکھیں جس کا جواب ملے

اسپانسر کی ای میل فون کی اسکرین پر سما جانی چاہیے۔ شامل کریں کہ آپ کون ہیں، ایونٹ ایک سطر میں، یہ کمپنی کیوں، ایک یا دو موزوں پیکجز، اور واضح اگلا قدم۔ ڈیک منسلک کریں یا اس کا لنک دیں؛ اسے ای میل میں پیسٹ نہ کریں۔

پھر فالو اپ کریں۔ چند دن کے وقفے سے مختصر، شائستہ فالو اپس معمول کی بات ہیں اور متوقع ہیں؛ بہت سے جوابات دوسرے یا تیسرے رابطے کے بعد آتے ہیں۔ اگر کوئی مشترکہ رابطہ ہو تو لاطینی امریکا میں واٹس ایپ پر تعارف اکثر کولڈ ای میل سے تیز ہوتا ہے، لیکن باقاعدہ تجویز ای میل پر منتقل کریں تاکہ فیصلہ ساز اسے اندرونی طور پر فارورڈ کر سکے۔ تیار استعمال الفاظ کے لیے ہمارے اسپانسر ای میل ٹیمپلیٹس دیکھیں۔

میٹنگ کو گفتگو کی طرح چلائیں، پچ کی طرح نہیں

جب کوئی اسپانسر کال پر راضی ہو تو پہلا نصف سوال پوچھنے میں گزاریں:

• اس مارکیٹ میں اس سال آپ کے اہداف کیا ہیں؟
• آپ نے پہلے کون سے ایونٹس اسپانسر کیے، اور کیا کام آیا؟
• اس کی منظوری کسے دینی ہے، اور آپ کا بجٹ کب بند ہوتا ہے؟
• اگلے سال آپ کو تجدید کرنے پر کیا آمادہ کرے گا؟

پھر پیکج کو ڈھالیں۔ اگر انہیں بھرتی چاہیے تو لینیارڈ پر لوگو کی جگہ ٹیلنٹ سیشن اور جاب بورڈ لسٹنگ رکھ دیں۔ کال کو تحریری خلاصے اور فیصلے کی تاریخ کے ساتھ ختم کریں۔

ڈیل مکمل کریں اور اسے دستاویزی شکل دیں

اپنی ویب سائٹ پر لوگو لگانے سے پہلے تحریری طور پر یہ ہونا چاہیے:

• پیکج کا نام، فوائد کی فہرست، اور ہر ایک کی ڈیڈ لائنز (لوگو فائلیں، بوتھ سیٹ اپ، اسپیکر کا نام)۔
• رقم، کرنسی، ادائیگی کا طریقہ، انوائس کی تفصیلات اور آخری تاریخ۔
• ایونٹ کے ملتوی یا منسوخ ہونے کی صورت میں کیا ہوگا۔
• ایونٹ کے دوران ہر طرف سے رابطہ شخص کون ہے۔

ہر ڈیل کو ایک ہی جگہ اسٹیٹس کے ساتھ ٹریک کریں: رابطہ کیا، گفتگو میں، تجویز بھیجی، قبول، ادا شدہ، ڈیلیور شدہ۔ اسپانسرز آپس میں بات کرتے ہیں، اور جب ڈیلز بکھرے ہوئے ای میل تھریڈز میں ہوں تو ایک ہی "ایکسکلوسیو" زمرہ دو کمپنیوں سے وعدہ کر دینا آسان غلطی ہے۔

ڈیلیور کریں، رپورٹ دیں اور تجدید کروائیں

اگلے سال کی اصل اسپانسر سیل اس ایونٹ کے دوران اور بعد میں ہوتی ہے۔ ہر بوتھ اور برانڈڈ جگہ کی تصاویر لیں، وہ اعداد جمع کریں جو واقعی ناپے جا سکتے ہیں (اسکین کیے گئے بوتھ وزیٹرز، ورکشاپ کے شرکاء، جاب بورڈ کلکس)، اور دو ہفتوں کے اندر ہر اسپانسر کو مختصر رپورٹ بھیجیں۔ پوچھیں کہ وہ کیا بدلنا چاہیں گے اور کیا وہ اگلے ایڈیشن کے لیے اپنا زمرہ محفوظ کروانا چاہتے ہیں۔ تجدید نئے اسپانسرز کے مقابلے میں مکمل کرنا کہیں سستا ہے۔

بچنے کی عام غلطیاں

• 200 کمپنیوں کو ایک ہی بلک ای میل بھیجنا۔
• لاگت جاننے سے پہلے درجوں کی قیمت لگانا۔
• آڈیئنس کے ایسے اعداد کا وعدہ کرنا جنہیں آپ ثابت نہ کر سکیں۔
• ایونٹ سے دو مہینے پہلے تک آغاز کا انتظار کرنا۔
• لوگو فائلیں اور برانڈ گائیڈ لائنز مانگنا پرنٹنگ کے ہفتے تک بھول جانا۔

BuildAConf آپ کو اپنا ایونٹ رجسٹر کرنے، کمپنیوں کے پول کو ملک، شہر اور صنعت کے لحاظ سے فلٹر کرنے، اور ہر ایک کو درجے، فوائد اور رقم کے ساتھ تحریری تجویز بھیجنے دیتا ہے۔ جب کوئی اسپانسر پلیٹ فارم کے ذریعے قبول کرتا اور ادائیگی کرتا ہے تو اس کا لوگو آپ کی ایونٹ ویب سائٹ اور ایپ پر اس کے درجے میں خود بخود شائع ہو جاتا ہے۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

اسپانسرز کی تلاش کتنا پہلے شروع کرنی چاہیے؟

جیسے ہی آپ کے پاس تاریخ، وینیو اور واضح آڈیئنس ہو، مثالی طور پر ایونٹ سے پانچ سے چھ ماہ پہلے۔ بڑی کمپنیوں کو اس سے بھی زیادہ وقت لگ سکتا ہے کیونکہ ان کے بجٹ سالانہ طے ہوتے ہیں، جبکہ چھوٹے مقامی کاروبار بعض اوقات ہفتوں میں فیصلہ کر لیتے ہیں۔

اگر میری کانفرنس نئی ہو اور حاضری کی کوئی تاریخ نہ ہو تو؟

وہ بیچیں جو آپ ثابت کر سکتے ہیں: تصدیق شدہ اسپیکرز، آپ کی کمیونٹی کا سائز اور سرگرمی، ایونٹ کی تشہیر کرنے والے پارٹنر ادارے، اور پری لانچ سائن اپس۔ تجدید کے آپشن کے بدلے کم بانی اسپانسر قیمت پیش کریں، اور واضح رہیں کہ کون سے اعداد اندازے ہیں۔

کیا مجھے اِن کائنڈ اسپانسرز قبول کرنے چاہییں؟

جی ہاں، خاص طور پر وینیو، کیٹرنگ، انٹرنیٹ، پرنٹنگ اور سفر کے لیے، جو اکثر سب سے بڑے اخراجات ہوتے ہیں۔ تحریری طور پر مناسب قدر طے کریں اور اِن کائنڈ اسپانسر کو اس قدر کے متناسب نمائش دیں، جیسا کہ آپ نقد اسپانسر کو دیں گے۔

کمپنی کے اندر مجھے کس سے رابطہ کرنا چاہیے؟

بڑی کمپنیوں میں مارکیٹنگ، برانڈ، ایمپلائر برانڈنگ یا ڈویلپر ریلیشنز تلاش کریں۔ چھوٹی مارکیٹس میں کنٹری مینیجر یا بانی اکثر براہِ راست فیصلہ کرتا ہے۔ جب بھی ممکن ہو اپنے اسپیکرز اور کمیونٹی ممبرز سے گرمجوش تعارف مانگیں۔