लैटिन अमेरिका में कॉन्फ़्रेंस के लिए स्पॉन्सर कैसे खोजें

कॉन्फ़्रेंस के लिए स्पॉन्सर खोजने के लिए उन कंपनियों की छोटी सूची से शुरू करें जो पहले से आपके ऑडियंस तक पहुँचना चाहती हैं, उन्हें ख़ास नतीजों (लीड्स, भर्ती, ब्रांड विज़िबिलिटी) के इर्द-गिर्द बने पैकेज दें, और सामान्य डेक की जगह किसी नामित व्यक्ति से ठोस प्रस्ताव के साथ संपर्क करें। लैटिन अमेरिका में हाँ कहने की सबसे ज़्यादा संभावना वाली कंपनियाँ हैं स्थानीय बैंक और फ़िनटेक, टेलीकॉम ऑपरेटर, भर्ती कर रही सॉफ़्टवेयर फ़र्में, विश्वविद्यालय और आपके शहर में मौजूद क्षेत्रीय ब्रांड। सेल्स साइकिल कई हफ़्तों की मानें, और यह भी मानकर चलें कि स्पॉन्सर राजस्व का ज़्यादातर हिस्सा मुट्ठी भर डील से आएगा।

स्पॉन्सर कॉन्फ़्रेंस के लिए पैसा नहीं देते। वे हॉल में बैठे लोगों तक पहुँच के लिए पैसा देते हैं। एक भी ईमेल लिखने से पहले तीन सवालों के जवाब एक-एक वाक्य में देने लायक बनें:

कौन आता है? भूमिकाएं, वरिष्ठता, इंडस्ट्री, शहर। "सांता क्रूज़ और ला पाज़ के डेवलपर और प्रोडक्ट लोग" "टेक के शौकीन" से बेहतर है।
वे क्यों आते हैं? सीखना, भर्ती, नेटवर्किंग, ग्राहक खोजना।
स्पॉन्सर उनके साथ क्या कर सकता है? भर्ती, बिक्री, प्रोडक्ट लॉन्च, लीड्स इकट्ठा करना, साख बनाना।

अगर यह आपका पहला एडिशन है, तो आपके पास पिछली उपस्थिति का डेटा नहीं है। जो आपके पास है उसका इस्तेमाल करें: आपके कम्युनिटी चैनलों का आकार (WhatsApp ग्रुप, Telegram, मीटअप), पहले से पक्के स्पीकर्स, इवेंट का प्रचार करने वाली साझेदार कम्युनिटी, और प्री-लॉन्च पेज की वेटिंग लिस्ट। ईमानदारी से बताएं कि कौन से आँकड़े अनुमान हैं।

40 से 80 कंपनियों की टारगेट लिस्ट बनाएं

अच्छी सूची ख़ास होती है। उम्मीदवारों को संभावना के स्तरों में बाँटें:

गर्म: वे कंपनियाँ जिनके कर्मचारी बोल रहे हैं, जिन्होंने मिलते-जुलते स्थानीय इवेंट्स को स्पॉन्सर किया, और जो पहले से आपके ऑडियंस को बेचती हैं।
तर्कसंगत: आपके देश के बैंक, फ़िनटेक, टेलीकॉम, क्लाउड और सॉफ़्टवेयर वेंडर, को-वर्किंग स्पेस, विश्वविद्यालय और सरकारी इनोवेशन एजेंसियाँ।
महत्वाकांक्षी: LatAm ऑफ़िस वाले क्षेत्रीय या वैश्विक ब्रांड। इनमें ज़्यादा समय लगता है और अक्सर बजट एक साल पहले तय हो जाते हैं।

नाम कहाँ से खोजें:

आपके देश और पड़ोसी देशों के दूसरे कॉन्फ़्रेंस की स्पॉन्सर वॉल।
LinkedIn की नौकरी पोस्ट: लीमा में दस इंजीनियर भर्ती कर रही कंपनी लीमा के डेवलपर कॉन्फ़्रेंस के लिए स्वाभाविक स्पॉन्सर है।
स्थानीय चैंबर ऑफ़ कॉमर्स, टेक एसोसिएशन और स्टार्टअप इकोसिस्टम मैप।
आपके अपने स्पीकर्स और कम्युनिटी लीडर। हर एक से पूछें: "आपकी कंपनी में इवेंट्स का फ़ैसला कौन करता है?"

हर कंपनी के लिए लिखें कि आप किससे संपर्क करेंगे (मार्केटिंग, एम्प्लॉयर ब्रांडिंग, डेवलपर रिलेशंस, या छोटे बाज़ारों में कंट्री मैनेजर), उन्हें इसकी परवाह क्यों होगी, और कौन सा पैकेज फ़िट बैठता है।

नतीजों के इर्द-गिर्द पैकेज बनाएं

ज़्यादातर पहली बार के ऑर्गनाइज़र किसी दूसरे इवेंट से "गोल्ड, सिल्वर, ब्रॉन्ज़" नक़ल कर लेते हैं। टियर ठीक हैं, लेकिन हर टियर की सामग्री उससे जुड़ी होनी चाहिए जो स्पॉन्सर्स सच में चाहते हैं:

स्पॉन्सर का लक्ष्य	क्या शामिल करें
भर्ती	कॉफ़ी एरिया के पास बूथ, वेबसाइट पर जॉब बोर्ड, टैलेंट सेशन का स्लॉट, समापन में ज़िक्र
लीड जनरेशन	बूथ, वर्कशॉप स्लॉट, ऑप्ट-इन लीड लिस्ट (एटेंडीज़ की सहमति से), रजिस्ट्रेशन के साथ रैफ़ल
ब्रांड विज़िबिलिटी	स्टेज स्क्रीन, वेबसाइट और ऐप पर लोगो, किसी हॉल या आफ़्टर-पार्टी के नामकरण का अधिकार
थॉट लीडरशिप	कीनोट या पैनल में जगह, आपके कंटेंट की गुणवत्ता कसौटी के अधीन
कम्युनिटी के प्रति सद्भाव	छात्रों के लिए स्कॉलरशिप टिकट, हैकथॉन के पुरस्कार की स्पॉन्सरशिप

दो नियम रखें। पहला, कंटेंट की समीक्षा के बिना कभी स्पीकिंग स्लॉट न बेचें; एटेंडीज़ सेल्स पिच पहचान लेते हैं और आपके अगले एडिशन को नुक़सान होता है। दूसरा, छोटे पैकेज रखें। लैटिन अमेरिका के कई शहरों में किसी स्थानीय कंपनी के पास कॉफ़ी ब्रेक, लैनयार्ड या छात्र स्कॉलरशिप का बजट हो सकता है, पर मुख्य टियर का नहीं। छोटी डील जुड़ती जाती हैं और अक्सर अगले साल बढ़ती हैं।

अपनी लागत और अपने बाज़ार को ध्यान में रखकर कीमत तय करें

अपने बजट से शुरू करें: टिकट राजस्व के बाद आपको स्पॉन्सर्स से क्या कवर कराना है? उस अंतर को टियर्स में बाँटें, फिर कीमतों को इस कसौटी पर परखें कि स्थानीय कंपनियाँ दूसरी मार्केटिंग (होर्डिंग, रेडियो कैंपेन, ट्रेड-फ़ेयर बूथ) पर कितना खर्च करती हैं। कोटेशन उस करेंसी में दें जिसमें आपका स्पॉन्सर बजट बनाता है। बहुराष्ट्रीय कंपनियाँ अक्सर अमेरिकी डॉलर में बजट बनाती हैं, जबकि स्थानीय कंपनियाँ स्थानीय करेंसी में बनाती हैं और उन्हें किसी स्थानीय संस्था का इनवॉइस चाहिए हो सकता है। पहले से तय करें कि पैसा कैसे लेंगे और इनवॉइस कैसे जारी करेंगे, क्योंकि यह कीमत से ज़्यादा डील्स को टालता है।

वस्तु-रूप में स्पॉन्सरशिप भी स्वीकार करें: वेन्यू, केटरिंग, प्रिंटिंग, इंटरनेट, स्पीकर्स की यात्रा। समझौते में उसकी उचित कीमत लिखें ताकि दोनों पक्षों को पता रहे कि क्या अदला-बदली हुई।

ऐसा आउटरीच लिखें जिसका जवाब मिले

स्पॉन्सर ईमेल फ़ोन की स्क्रीन पर समा जाना चाहिए। उसमें शामिल करें कि आप कौन हैं, इवेंट एक पंक्ति में, यही कंपनी क्यों, एक या दो फ़िट बैठते पैकेज, और अगला साफ़ कदम। डेक अटैच करें या लिंक दें; उसे ईमेल में पेस्ट न करें।

फिर फ़ॉलो-अप करें। कुछ दिनों के अंतर पर छोटे, शालीन फ़ॉलो-अप सामान्य हैं और अपेक्षित भी; कई जवाब दूसरे या तीसरे संपर्क के बाद आते हैं। अगर कोई साझा परिचित है, तो लैटिन अमेरिका में WhatsApप पर परिचय अक्सर कोल्ड ईमेल से तेज़ होता है, लेकिन औपचारिक प्रस्ताव को ईमेल पर ले जाएं ताकि निर्णयकर्ता उसे भीतर फ़ॉरवर्ड कर सके। तैयार शब्दों के लिए हमारे स्पॉन्सर ईमेल टेम्पलेट देखें।

मीटिंग को पिच नहीं, बातचीत की तरह चलाएं

जब कोई स्पॉन्सर कॉल के लिए राज़ी हो जाए, तो पहला आधा समय सवाल पूछने में लगाएं:

इस बाज़ार में इस साल के आपके लक्ष्य क्या हैं?
पहले आपने कौन से इवेंट्स स्पॉन्सर किए, और क्या काम आया?
इसे कौन मंज़ूर करेगा, और आपका बजट कब बंद होता है?
अगले साल आप दोबारा क्यों जुड़ेंगे?

फिर पैकेज को ढालें। अगर उन्हें भर्ती चाहिए, तो लैनयार्ड पर लोगो की जगह टैलेंट सेशन और जॉब बोर्ड लिस्टिंग दें। कॉल से लिखित सारांश और फ़ैसले की तारीख़ के साथ निकलें।

डील पक्की करें और उसे दर्ज करें

अपनी वेबसाइट पर लोगो लगाने से पहले लिखित में रखें:

पैकेज का नाम, फ़ायदों की सूची, और हर एक की समय-सीमाएं (लोगो फ़ाइलें, बूथ सेटअप, स्पीकर का नाम)।
राशि, करेंसी, भुगतान का तरीका, इनवॉइस का ब्योरा और देय तारीख़।
इवेंट स्थगित या रद्द होने पर क्या होगा।
इवेंट के दौरान हर तरफ़ से संपर्क व्यक्ति कौन है।

हर डील को एक जगह स्टेटस के साथ ट्रैक करें: संपर्क किया, बातचीत में, प्रस्ताव भेजा, स्वीकार, भुगतान हुआ, डिलीवर हुआ। स्पॉन्सर्स आपस में बात करते हैं, और जब डील बिखरे ईमेल थ्रेड में हों तो एक ही "एक्सक्लूसिव" श्रेणी का दो कंपनियों से वादा कर देना आसान ग़लती है।

डिलीवर करें, रिपोर्ट दें और रिन्यू कराएं

अगले साल की असली स्पॉन्सर बिक्री इसी इवेंट के दौरान और बाद में होती है। हर बूथ और ब्रांडेड जगह की फ़ोटो लें, वे आँकड़े इकट्ठा करें जो सच में मापे जा सकते हैं (स्कैन हुए बूथ विज़िटर, वर्कशॉप एटेंडीज़, जॉब बोर्ड क्लिक), और दो हफ़्ते के भीतर हर स्पॉन्सर को छोटी रिपोर्ट भेजें। पूछें कि वे क्या बदलेंगे और क्या अगले एडिशन के लिए अपनी श्रेणी आरक्षित करना चाहेंगे। नए स्पॉन्सर्स की तुलना में रिन्यूअल पक्का करना कहीं सस्ता है।

इन आम ग़लतियों से बचें

एक ही मास ईमेल 200 कंपनियों को भेजना।
अपनी लागत जाने बिना टियर्स की कीमत तय करना।
ऐसे ऑडियंस के आँकड़ों का वादा करना जिन्हें आप साबित न कर सकें।
इवेंट से दो महीने पहले तक शुरू करने का इंतज़ार करना।
लोगो फ़ाइलें और ब्रांड गाइडलाइन छपाई के हफ़्ते तक माँगना भूल जाना।

BuildAConf में आप अपना इवेंट रजिस्टर करते हैं, कंपनियों के पूल को देश, शहर और इंडस्ट्री से फ़िल्टर करते हैं, और हर एक को टियर, फ़ायदों और राशि के साथ लिखित प्रस्ताव भेजते हैं। जब कोई स्पॉन्सर प्लेटफ़ॉर्म के ज़रिए स्वीकार करके भुगतान करता है, तो उसका लोगो आपकी इवेंट वेबसाइट और ऐप पर उसके टियर में अपने आप प्रकाशित हो जाता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

स्पॉन्सर खोजना कितना पहले शुरू करना चाहिए?

जैसे ही आपके पास तारीख़, वेन्यू और स्पष्ट ऑडियंस हो, आदर्श रूप से इवेंट से पाँच से छह महीने पहले। बड़ी कंपनियों को और भी ज़्यादा समय लग सकता है क्योंकि उनके बजट सालाना तय होते हैं, जबकि छोटे स्थानीय कारोबार कभी-कभी हफ़्तों में फ़ैसला कर लेते हैं।

अगर मेरा कॉन्फ़्रेंस नया है और उपस्थिति का इतिहास नहीं है तो?

वही बेचें जो साबित कर सकें: पक्के स्पीकर्स, आपकी कम्युनिटी का आकार और सक्रियता, इवेंट का प्रचार करने वाले साझेदार संगठन, और प्री-लॉन्च साइन-अप। रिन्यूअल के विकल्प के बदले कम संस्थापक-स्पॉन्सर कीमत दें, और साफ़ बताएं कि कौन से आँकड़े अनुमान हैं।

क्या वस्तु-रूप के स्पॉन्सर स्वीकार करने चाहिए?

हाँ, ख़ासकर वेन्यू, केटरिंग, इंटरनेट, प्रिंटिंग और यात्रा के लिए, जो अक्सर सबसे बड़ी लागतें होती हैं। लिखित में उचित मूल्य तय करें और वस्तु-रूप स्पॉन्सर को उस मूल्य के अनुपात में विज़िबिलिटी दें, ठीक वैसे ही जैसे नकद स्पॉन्सर को देते।

कंपनी के भीतर किससे संपर्क करना चाहिए?

बड़ी कंपनियों में मार्केटिंग, ब्रांड, एम्प्लॉयर ब्रांडिंग या डेवलपर रिलेशंस को खोजें। छोटे बाज़ारों में अक्सर कंट्री मैनेजर या कोई फ़ाउंडर सीधे फ़ैसला करता है। जब भी संभव हो, अपने स्पीकर्स और कम्युनिटी सदस्यों से गर्मजोशी वाला परिचय माँगें।