كيف تجد رعاة لمؤتمر في أمريكا اللاتينية

للعثور على رعاة لمؤتمر، ابدأ بقائمة قصيرة من الشركات التي ترغب أصلًا في الوصول إلى جمهورك، وقدّم لها باقات مبنية على نتائج محددة (عملاء محتملون، أو توظيف، أو ظهور للعلامة التجارية)، وتواصل مع شخص محدد الاسم بعرض ملموس بدلًا من عرض عام. وفي أمريكا اللاتينية، أكثر الشركات احتمالًا لقول نعم هي البنوك المحلية وشركات التقنية المالية، ومشغّلو الاتصالات، وشركات البرمجيات التي توظف، والجامعات، والعلامات الإقليمية الموجودة في مدينتك. توقّع دورة مبيعات تمتد عدة أسابيع، وخطط لأن يأتي معظم إيرادات الرعاة من حفنة من الصفقات.

ابدأ بجمهورك لا بقائمة الرعاة

الرعاة لا يدفعون ثمن المؤتمر. بل يدفعون مقابل الوصول إلى الأشخاص الموجودين في القاعة. قبل أن تكتب بريدًا واحدًا، يجب أن تستطيع الإجابة عن ثلاثة أسئلة بجملة لكل منها:

• من يحضر؟ الأدوار والأقدمية والقطاعات والمدن. «مطورون ومختصون في المنتجات من سانتا كروز ولاباز» أفضل من «محبي التقنية».
• لماذا يأتون؟ التعلم أو التوظيف أو التواصل المهني أو البحث عن عملاء.
• ماذا يستطيع الراعي أن يفعل معهم؟ التوظيف أو البيع أو إطلاق منتج أو جمع عملاء محتملين أو بناء السمعة.

إذا كانت هذه نسختك الأولى، فلا توجد لديك بيانات حضور سابقة. استخدم ما لديك: حجم قنوات مجتمعك (مجموعات واتساب، وتيليغرام، واللقاءات)، والمتحدثين المؤكَّدين، والمجتمعات الشريكة التي ستروّج للفعالية، وقائمة الانتظار في صفحة ما قبل الإطلاق. كن صادقًا في تحديد الأرقام التي هي توقعات.

ابنِ قائمة استهداف من 40 إلى 80 شركة

القائمة الجيدة محددة. قسّم المرشحين إلى مستويات بحسب الاحتمال:

1. دافئة: شركات يتحدث موظفوها في الفعالية، وشركات رعت فعاليات محلية مشابهة، وشركات تبيع أصلًا لجمهورك.
2. منطقية: البنوك، وشركات التقنية المالية، وشركات الاتصالات، ومزودو الحوسبة السحابية والبرمجيات، ومساحات العمل المشتركة، والجامعات، وجهات الابتكار الحكومية في بلدك.
3. طموحة: علامات إقليمية أو عالمية لها مكتب في أمريكا اللاتينية. تستغرق وقتًا أطول وكثيرًا ما تحدد ميزانياتها قبل عام.

أين تجد الأسماء:

• جدران الرعاة في مؤتمرات أخرى في بلدك والبلدان المجاورة.
• إعلانات الوظائف على LinkedIn: شركة توظف عشرة مهندسين في ليما هي راعٍ طبيعي لمؤتمر مطورين في ليما.
• الغرف التجارية المحلية والجمعيات التقنية وخرائط منظومة الشركات الناشئة.
• متحدثوك وقادة مجتمعك. اسأل كلًا منهم: «من في شركتك يقرر بشأن الفعاليات؟»

لكل شركة، دوّن الشخص الذي ستتواصل معه (التسويق، أو علامة صاحب العمل، أو علاقات المطورين، أو مدير البلد في الأسواق الأصغر)، ولماذا قد يهتم، وأي باقة تناسبه.

صمّم الباقات حول النتائج

ينسخ معظم المنظِّمين المبتدئين «ذهبي وفضي وبرونزي» من فعالية أخرى. لا بأس بالمستويات، لكن محتوى كل مستوى ينبغي أن يطابق ما يريده الرعاة فعلًا:

هدف الراعي	ما يجب تضمينه
التوظيف	جناح قرب منطقة القهوة، ولوحة وظائف على الموقع، وفقرة جلسة عن المواهب، وذكر في الختام
توليد العملاء المحتملين	جناح، وفقرة ورشة، وقائمة عملاء محتملين بالموافقة المسبقة (بموافقة الحضور)، وسحب على جائزة مرتبط بالتسجيل
ظهور العلامة التجارية	الشعار على شاشات المنصة والموقع والتطبيق، وحقوق تسمية قاعة أو الحفل الختامي
الريادة الفكرية	كلمة رئيسية أو مقعد في جلسة حوارية، بشرط استيفاء معيار جودة المحتوى لديك
حسن النية تجاه المجتمع	تذاكر منح للطلاب، ورعاية جائزة هاكاثون

التزم بقاعدتين. الأولى: لا تبع فقرة تحدث أبدًا دون مراجعة المحتوى؛ فالحضور يلاحظون العروض الترويجية وتتضرر نسختك القادمة. والثانية: ضمّن باقات صغيرة. ففي مدن أمريكية لاتينية كثيرة قد تكون لدى شركة محلية ميزانية لاستراحة قهوة أو حبال تعليق البطاقات أو منحة طالب، لكن ليس للمستوى الأعلى. والصفقات الصغيرة تتراكم وكثيرًا ما تكبر في العام التالي.

سعّر مع مراعاة تكاليفك وسوقك

ابدأ من ميزانيتك: ما الذي تحتاج الرعاة إلى تغطيته بعد إيرادات التذاكر؟ وزّع هذه الفجوة على المستويات، ثم قارن الأسعار بما تنفقه الشركات المحلية على التسويق الآخر (لوحة إعلانية، أو حملة إذاعية، أو جناح في معرض تجاري). سعّر بالعملة التي يضع بها الراعي ميزانيته. غالبًا ما تضع الشركات متعددة الجنسيات ميزانياتها بالدولار الأمريكي، بينما تضعها الشركات المحلية بالعملة المحلية وقد تحتاج إلى فاتورة من كيان محلي. قرّر مبكرًا كيف ستستلم الأموال وتصدر الفواتير، لأن ذلك يؤخر صفقات أكثر مما يفعل السعر.

اقبل أيضًا الرعاية العينية: القاعة، والضيافة، والطباعة، والإنترنت، وسفر المتحدثين. ضع لها قيمة عادلة في الاتفاق ليعرف الطرفان ما جرى تبادله.

اكتب رسائل تحصل على ردود

ينبغي أن يتسع بريد الراعي في شاشة الهاتف. ضمّنه من أنت، والفعالية في سطر، ولماذا هذه الشركة، وباقة أو اثنتين مناسبتين، وخطوة تالية واضحة. أرفق العرض أو ضع رابطه؛ ولا تلصقه داخل البريد.

ثم تابع. المتابعات القصيرة المهذبة بفارق أيام قليلة أمر معتاد ومتوقع؛ وتصل ردود كثيرة بعد اللمسة الثانية أو الثالثة. وإذا كانت لديك جهة اتصال مشتركة، فالتعريف عبر واتساب أسرع غالبًا من البريد البارد في أمريكا اللاتينية، لكن انقل العرض الرسمي إلى البريد ليتمكن صاحب القرار من تمريره داخليًا. وللاطلاع على صياغات جاهزة، راجع قوالب رسائل الرعاة.

أدر الاجتماع كحوار لا كعرض

عندما يوافق راعٍ على مكالمة، اقضِ النصف الأول في طرح الأسئلة:

• ما أهدافكم لهذا العام في هذا السوق؟
• أي فعاليات رعيتموها سابقًا، وما الذي نجح؟
• من يجب أن يوافق على هذا، ومتى تُغلق ميزانيتكم؟
• ما الذي سيجعلكم تجددون في العام القادم؟

ثم كيّف الباقة. إذا أرادوا التوظيف، فاستبدل الشعار على حبل البطاقات بجلسة عن المواهب وإدراج في لوحة الوظائف. وأنهِ المكالمة بملخص مكتوب وموعد للقرار.

أتمّ الصفقة ووثّقها

قبل أن تضع أي شعار على موقعك، احرص على أن يكون لديك مكتوبًا:

• اسم الباقة وقائمة المزايا والمواعيد النهائية لكل منها (ملفات الشعار، وتجهيز الجناح، واسم المتحدث).
• المبلغ والعملة وطريقة الدفع وتفاصيل الفاتورة وتاريخ الاستحقاق.
• ما يحدث إذا أُجّلت الفعالية أو أُلغيت.
• من جهة الاتصال في كل طرف أثناء الفعالية.

تتبّع كل صفقة في مكان واحد بحالة: تم التواصل، قيد الحوار، أُرسل العرض، قُبل، مدفوع، سُلّم. يتحدث الرعاة إلى بعضهم، ومن السهل أن تعد شركتين بفئة «حصرية» واحدة عندما تتناثر الصفقات في سلاسل بريد متفرقة.

سلّم وقدّم تقريرًا وجدّد

يحدث بيع العام القادم الحقيقي للرعاة أثناء هذه الفعالية وبعدها. صوّر كل جناح وكل مساحة تحمل علامة تجارية، واجمع الأرقام التي يمكنك قياسها فعلًا (زوار الجناح الذين مُسحت بطاقاتهم، وحضور الورشة، والنقرات على لوحة الوظائف)، وأرسل إلى كل راعٍ تقريرًا قصيرًا خلال أسبوعين. اسأل عمّا كانوا سيغيرونه وهل يريدون حجز فئتهم للنسخة القادمة. إتمام التجديدات أرخص بكثير من استقطاب رعاة جدد.

أخطاء شائعة يجب تجنبها

• إرسال البريد الجماعي نفسه إلى 200 شركة.
• تسعير المستويات قبل معرفة تكاليفك.
• وعد بأرقام جمهور لا تستطيع إثباتها.
• الانتظار حتى شهرين قبل الفعالية للبدء.
• نسيان طلب ملفات الشعارات وإرشادات العلامة التجارية حتى أسبوع الطباعة.

يتيح لك BuildAConf تسجيل فعاليتك، وتصفية مجموعة من الشركات بحسب البلد والمدينة والقطاع، وإرسال عرض مكتوب لكل منها بالمستوى والمزايا والمبلغ. وعندما يقبل الراعي ويدفع عبر المنصة، يُنشر شعاره في مستواه على موقع فعاليتك وتطبيقها تلقائيًا.

الأسئلة الشائعة

متى أبدأ البحث عن الرعاة؟

ابدأ بمجرد أن يكون لديك موعد وقاعة وجمهور واضح، ويفضَّل قبل الفعالية بخمسة إلى ستة أشهر. قد تحتاج الشركات الكبيرة وقتًا أطول لأن ميزانياتها تُخطط سنويًا، بينما تقرر الشركات المحلية الصغيرة أحيانًا خلال أسابيع.

ماذا لو كان مؤتمري جديدًا وبلا سجل حضور؟

بِع ما تستطيع إثباته: المتحدثون المؤكَّدون، وحجم مجتمعك ونشاطه، والمؤسسات الشريكة التي تروّج للفعالية، والتسجيلات في مرحلة ما قبل الإطلاق. قدّم سعرًا أقل لراعٍ مؤسِّس مقابل خيار التجديد، وكن واضحًا في أي الأرقام تقديرات.

هل أقبل الرعاة العينيين؟

نعم، خاصة للقاعة والضيافة والإنترنت والطباعة والسفر، وهي غالبًا أكبر التكاليف. اتفقوا كتابةً على قيمة عادلة وامنح الراعي العيني ظهورًا يتناسب مع تلك القيمة، تمامًا كما تفعل مع راعٍ نقدي.

بمن أتصل داخل الشركة؟

في الشركات الكبرى، ابحث عن التسويق أو العلامة التجارية أو علامة صاحب العمل أو علاقات المطورين. وفي الأسواق الأصغر، غالبًا ما يقرر مدير البلد أو المؤسس مباشرةً. اطلب من متحدثيك وأعضاء مجتمعك تعريفات دافئة كلما أمكن.