کانفرنسز کے لیے میڈیا پارٹنر کیسے بنیں

کسی کانفرنس کا میڈیا پارٹنر بننے کے لیے منتظم کو دکھائیں کہ آپ کا ادارہ اسی آڈیئنس تک پہنچتا ہے جو وہ چاہتے ہیں، کوریج اور پروموشن کا ایک واضح پیکج تجویز کریں، اور بدلے میں واضح فوائد مانگیں، جیسے پریس پاس، انٹرویوز اور لوگو کی جگہ۔ جلدی پچ کریں، جب منتظمین ابھی اپنی کمیونیکیشن کی منصوبہ بندی کر رہے ہوں، اور معاہدہ تحریری رکھیں چاہے کوئی رقم ادا نہ ہو۔ جو ادارے اپنے وعدے پورے کرتے ہیں اور نتائج شیئر کرتے ہیں، انہیں ہر سال دوبارہ مدعو کیا جاتا ہے۔

میڈیا پارٹنرشپ کیا ہے (اور کیا نہیں)

میڈیا پارٹنرشپ عموماً بارٹر معاہدہ ہوتی ہے: ادارہ ایونٹ کی تشہیر اور کوریج کرتا ہے، اور ایونٹ ادارے کو نمایاں موجودگی اور رسائی دیتا ہے۔ یہ ادائیگی والا اشتہار نہیں ہے، اور نہ ہی مثبت کوریج کی ضمانت۔ اچھی پارٹنرشپس ادارتی آزادی کا احترام کرتی ہیں: ایونٹ کے مواد کے بارے میں کیا شائع کرنا ہے، یہ ادارہ خود طے کرتا ہے، جبکہ پروموشنل مواد پر واضح لیبل لگایا جاتا ہے۔

میڈیا پارٹنرز یہ ہو سکتے ہیں:

نیوز سائٹس اور ڈیجیٹل میگزین
نیوز لیٹرز
پوڈکاسٹس اور YouTube چینلز
انڈسٹری بلاگز
Telegram، WhatsApp یا Discord پر کمیونٹی چینلز
ریڈیو اور ٹی وی پروگرام

منتظمین کے لیے میڈیا پارٹنرز کسی مخصوص آڈیئنس تک پہنچنے کے سب سے سستے طریقوں میں سے ایک ہیں۔ اگر آپ اس تعلق کو منتظم کے نقطۂ نظر سے دیکھنا چاہتے ہیں تو ایونٹس کے لیے میڈیا پارٹنرشپس پڑھیں۔

کسے پچ کرنا چاہیے

آپ اچھے امیدوار ہیں اگر:

آپ کی آڈیئنس ایونٹ کے موضوع اور خطے سے مطابقت رکھتی ہے۔
آپ باقاعدگی سے شائع کرتے ہیں اور حالیہ کام دکھا سکتے ہیں۔
آپ اپنی آڈیئنس کے بارے میں ایمانداری سے بتا سکتے ہیں: وہ کون ہیں، کہاں ہیں، اور آپ ان تک کن چینلز سے پہنچتے ہیں۔

بڑا ہونا ضروری نہیں۔ کولمبیا میں فن ٹیک پر مرکوز ایک نیوز لیٹر بوگوتا کی فن ٹیک کانفرنس کے لیے کسی عمومی بین الاقوامی سائٹ سے زیادہ مفید ہو سکتا ہے۔

کیا پیش کریں

اپنی پیشکشوں کا ایک مینو بنائیں۔ مخصوص اور حقیقت پسندانہ رہیں۔

پیشکش	مخصوص ڈیلیوریبل کی مثال
اعلان	ایونٹ کا اعلان کرنے والا ایک مضمون یا پوسٹ، لنک کے ساتھ
نیوز لیٹر میں جگہ	ایونٹ سے پہلے طے شدہ تعداد کے شماروں میں ذکر
سوشل پروموشن	نامزد اکاؤنٹس پر طے شدہ تعداد میں پوسٹس
انٹرویوز	ایونٹ سے پہلے اسپیکرز کے انٹرویوز
لائیو کوریج	ایونٹ کے دن پوسٹس، اسٹوریز یا لائیو تھریڈ
ایونٹ کے بعد کوریج	ایونٹ کے بعد خلاصہ مضمون یا ایپیسوڈ
کمیونٹی تک رسائی	ایونٹ کو اپنے Telegram یا WhatsApp چینل میں شیئر کرنا
ڈسکاؤنٹ کوڈ	اپنی آڈیئنس کے لیے کوڈ، اگر ایونٹ کے ٹکٹ ادائیگی والے ہوں

ایسی رسائی کے اعداد کا وعدہ نہ کریں جنہیں آپ ثابت نہ کر سکیں۔ اگر آپ آڈیئنس کے اعداد و شمار شیئر کریں تو بتائیں کہ وہ کہاں سے آئے ہیں (آپ کا اینالیٹکس ٹول، پلیٹ فارم انسائٹس) اور کس تاریخ سے ہیں۔

بدلے میں کیا مانگیں

میڈیا پارٹنر کے لیے مناسب فوائد:

آپ کے رپورٹرز، فوٹوگرافرز یا میزبانوں کے لیے پریس پاس۔
ایونٹ کی ویب سائٹ پر میڈیا پارٹنرز کے سیکشن میں لوگو اور لنک۔
ایونٹ کی اپنی کمیونیکیشن میں ذکر۔
اسپیکرز اور منتظمین تک انٹرویو کی رسائی، بہتر ہے کہ موقع پر ایک پرسکون جگہ ملے۔
پیشگی معلومات: ایجنڈا، اسپیکرز کے اعلانات اور خبریں عوام تک آنے سے پہلے، طے شدہ ایمبارگو کے تحت۔
بڑے ایونٹس میں بوتھ یا ٹیبل، تاکہ مواد ریکارڈ کیا جا سکے یا قارئین سے ملا جا سکے۔

وہ مانگیں جو آپ کے ادارتی کام کے لیے مفید ہو، صرف وہ نہیں جو اچھا دکھائی دے۔

پچ کرنے کے لیے ایونٹس کیسے تلاش کریں

اپنی انڈسٹری اور خطے میں ایونٹ کے اعلانات کو فالو کریں۔
کانفرنس ویب سائٹس پر "میڈیا پارٹنرز" یا "پریس" صفحہ، یا پارٹنر درخواست فارم دیکھیں۔
ایسے پلیٹ فارمز دیکھیں جو آنے والی کانفرنسز کی فہرست دیتے ہیں اور میڈیا درخواستیں قبول کرتے ہیں۔
جن منتظمین کو آپ پہلے سے جانتے ہیں ان سے پوچھیں کہ وہ اگلا کون سا ایونٹ کر رہے ہیں۔

جلدی پچ کریں۔ منتظمین اپنا کمیونیکیشن کیلنڈر مہینوں پہلے بناتے ہیں، اور بہترین جگہیں بھر جاتی ہیں۔

پچ ٹیمپلیٹ

اسے مختصر رکھیں۔ منتظمین کو بہت سے پیغامات ملتے ہیں۔

موضوع: [ایونٹ کا نام] کے لیے میڈیا پارٹنرشپ کی تجویز — [ادارے کا نام]

السلام علیکم [نام]،

میں [نام] ہوں، [ادارے] میں [عہدہ]، جو [ممالک/زبان] میں [آڈیئنس] کے لیے [موضوع] کی کوریج کرنے والا [ادارے کی قسم] ہے۔

ہمارا خیال ہے کہ [ایونٹ کا نام] ہمارے قارئین کے لیے بہت موزوں ہے کیونکہ [ایک مخصوص وجہ]۔

ہماری تجویز: - [ڈیلیوریبل 1، تعداد اور تاریخوں کے ساتھ] - [ڈیلیوریبل 2] - [ڈیلیوریبل 3]

بدلے میں ہم یہ مانگیں گے: - [پریس پاس، تعداد] - [میڈیا پارٹنرز سیکشن میں لوگو اور لنک] - [انٹرویو کی رسائی]

ہماری کوریج کی حالیہ مثالیں: [لنکس]۔

ہم اسے آپ کے کمیونیکیشن پلان کے مطابق ڈھالنے کو تیار ہیں۔ کیا اگلے ہفتے ایک مختصر کال ممکن ہوگی؟

[نام، رابطہ، ادارے کا لنک]

منتظم کی زبان میں لکھیں۔ میکسیکو کے ایونٹ کو ہسپانوی میں یا برازیل کے ایونٹ کو پرتگالی میں پچ بھیجنا احترام ظاہر کرتا ہے اور فیصلہ آسان بناتا ہے۔

معاہدہ تحریری رکھیں

بارٹر ڈیل کے لیے بھی مختصر تحریری معاہدہ ضروری ہے۔ اس میں شامل کریں:

ہر فریق کے ڈیلیوریبلز، تاریخوں کے ساتھ۔
پروموشنل مواد پر لیبل کیسے لگایا جائے گا۔
پیشگی معلومات کے لیے ایمبارگو کے قواعد۔
لوگوز اور برانڈ اثاثوں کا استعمال۔
دونوں طرف کے رابطہ افراد، بشمول ایونٹ کے دن۔

ایک ایسی ای میل جس کی دونوں فریق تصدیق کریں اکثر کافی ہوتی ہے۔ بہت سی کوآرڈینیشن کی تفصیلات WhatsApp پر طے ہوں گی؛ یقینی بنائیں کہ حتمی معاہدہ کسی ایسی جگہ ہو جہاں دونوں فریق اسے بعد میں تلاش کر سکیں۔

ڈیلیور کریں اور رپورٹ دیں

ایونٹ کے بعد منتظم کو ایک مختصر رپورٹ بھیجیں:

جو کچھ آپ نے شائع کیا اس کے تمام لنکس۔
اپنے ٹولز سے قابلِ پیمائش نتائج، ان کے ماخذ کے ساتھ۔
تصاویر یا کلپس جنہیں وہ دوبارہ استعمال کر سکیں، اگر اس پر اتفاق ہوا ہو۔
اگلے ایڈیشن کے لیے خیالات۔

یہی رپورٹ ایک بار کی پارٹنرشپ کو سالانہ پارٹنرشپ میں بدلتی ہے۔

اپنی آؤٹ لیٹ پروفائل کلیم کرنا

کچھ پلیٹ فارمز عوامی طور پر دستیاب ڈیٹا سے میڈیا اداروں کی عوامی پروفائلز بناتے ہیں تاکہ منتظمین انہیں تلاش کر سکیں۔ BuildAConf پر میڈیا کیٹلاگ میں موجود میڈیا پروفائلز کو ادارہ کلیم کر سکتا ہے: آپ اپنے ادارے کے ڈومین کے ای میل ایڈریس سے ملکیت کی تصدیق کرتے ہیں۔ کلیم ہونے کے بعد پروفائل آپ کے کنٹرول میں ہوتی ہے اور آپ ایونٹس میں میڈیا پارٹنر کے طور پر درخواست دے سکتے ہیں۔

عام غلطیاں

درجنوں ایونٹس کو بھیجی گئی عمومی پچز، جن میں ایونٹ کا نام غلط ہو۔
ایسی رسائی کا وعدہ جسے ناپا نہ جا سکے۔
کوریج پلان کے بغیر بہت سے پاس مانگنا۔
پروموشنل مواد کو لیبل لگائے بغیر شائع کرنا۔
ایونٹ کے بعد لنکس شیئر کیے بغیر غائب ہو جانا۔

BuildAConf میڈیا اداروں کو ایونٹ کی ویب سائٹ سے براہِ راست میڈیا پارٹنر کے طور پر درخواست دینے، میڈیا کیٹلاگ میں عوامی پروفائل رکھنے اور اپنے ڈومین کی ای میل سے موجودہ پروفائل کلیم کرنے دیتا ہے۔ قبول شدہ میڈیا پارٹنرز ایونٹ سائٹ پر بارٹر ڈیلز کے طور پر نظر آتے ہیں، بغیر کسی کمیشن کے۔ مزید جانیں: buildaconf.com/para-medios۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

کیا میڈیا پارٹنرز کو ادائیگی ہوتی ہے؟

عموماً نہیں۔ زیادہ تر میڈیا پارٹنرشپس بارٹر ہوتی ہیں: کوریج اور پروموشن کے بدلے رسائی اور نمایاں موجودگی۔ ادائیگی والی جگہیں اشتہار ہیں اور ان پر اسی طرح لیبل لگنا چاہیے۔

کیا چھوٹا ادارہ میڈیا پارٹنر بن سکتا ہے؟

جی ہاں۔ منتظمین ایسی مخصوص آڈیئنس کو اہمیت دیتے ہیں جو ایونٹ سے مطابقت رکھتی ہو۔ متحرک قارئین والا کوئی مخصوص نیوز لیٹر یا کمیونٹی چینل کسی بڑی عمومی سائٹ سے زیادہ مفید ہو سکتا ہے۔

کیا میڈیا پارٹنرشپ کا مطلب ہے کہ ہمیں مثبت کوریج لکھنی ہوگی؟

نہیں۔ اعلانات جیسے پروموشنل مواد پر لیبل ہونا چاہیے، لیکن مواد کی ادارتی کوریج آزاد رہنی چاہیے۔ معاہدہ کرنے سے پہلے منتظم کے ساتھ اس پر کھل کر بات کریں۔

کانفرنس کو کتنی جلدی پچ کرنا چاہیے؟

جتنی جلدی ممکن ہو، بہتر ہے کہ جب ایونٹ کا پہلی بار اعلان ہو۔ منتظمین کمیونیکیشن اور پارٹنر سلاٹس بہت پہلے طے کر لیتے ہیں، اور دیر سے آنے والی پچز کو اکثر میڈیا سیکشن پہلے ہی بھرا ہوا ملتا ہے۔