कॉन्फ़्रेंस का मीडिया पार्टनर कैसे बनें

किसी कॉन्फ़्रेंस का मीडिया पार्टनर बनने के लिए आयोजक को दिखाएँ कि आपका आउटलेट उसी ऑडियंस तक पहुँचता है जिसे वे चाहते हैं, कवरेज और प्रमोशन का एक ठोस पैकेज प्रस्तावित करें, और बदले में स्पष्ट लाभ माँगें, जैसे प्रेस पास, इंटरव्यू और लोगो प्लेसमेंट। जल्दी पिच करें, जब आयोजक अभी अपनी कम्युनिकेशन योजना बना रहे हों, और समझौता लिखित में रखें, भले ही कोई पैसा न बदले। जो आउटलेट अपने वादे निभाते हैं और नतीजे साझा करते हैं, उन्हें हर साल दोबारा बुलाया जाता है।

मीडिया पार्टनरशिप क्या है (और क्या नहीं है)

मीडिया पार्टनरशिप आमतौर पर बार्टर समझौता होता है: आउटलेट इवेंट का प्रचार और कवरेज करता है, और इवेंट आउटलेट को विज़िबिलिटी और एक्सेस देता है। यह पेड विज्ञापन नहीं है, और सकारात्मक कवरेज की गारंटी भी नहीं है। अच्छी पार्टनरशिप संपादकीय स्वतंत्रता का सम्मान करती हैं: इवेंट की सामग्री के बारे में क्या प्रकाशित करना है, यह आउटलेट तय करता है, जबकि प्रमोशनल सामग्री पर साफ़ लेबल लगाया जाता है।

मीडिया पार्टनर ये हो सकते हैं:

न्यूज़ साइटें और डिजिटल पत्रिकाएँ
न्यूज़लेटर
पॉडकास्ट और YouTube चैनल
इंडस्ट्री ब्लॉग
Telegram, WhatsApp या Discord पर कम्युनिटी चैनल
रेडियो और टीवी कार्यक्रम

आयोजकों के लिए मीडिया पार्टनर किसी खास ऑडियंस तक पहुँचने के सबसे किफ़ायती तरीक़ों में से एक हैं। इस रिश्ते को आयोजक के नज़रिए से देखना चाहें तो इवेंट्स के लिए मीडिया पार्टनरशिप पढ़ें।

किसे पिच करनी चाहिए

आप अच्छे उम्मीदवार हैं अगर:

आपकी ऑडियंस इवेंट के विषय और क्षेत्र से मेल खाती है।
आप नियमित रूप से प्रकाशित करते हैं और हाल का काम दिखा सकते हैं।
आप अपनी ऑडियंस के बारे में ईमानदारी से बता सकते हैं: वे कौन हैं, कहाँ हैं, और आप उन तक किन चैनलों से पहुँचते हैं।

बड़ा होना ज़रूरी नहीं है। कोलंबिया के फ़िनटेक पर केंद्रित एक न्यूज़लेटर, बोगोटा की फ़िनटेक कॉन्फ़्रेंस के लिए किसी सामान्य अंतरराष्ट्रीय साइट से ज़्यादा उपयोगी हो सकता है।

क्या ऑफ़र करें

अपनी डिलीवरेबल्स का एक मेन्यू बनाएँ। ठोस और व्यावहारिक रहें।

ऑफ़र	ठोस डिलीवरेबल का उदाहरण
घोषणा	इवेंट की घोषणा करता एक लेख या पोस्ट, लिंक के साथ
न्यूज़लेटर प्लेसमेंट	इवेंट से पहले तय संख्या के अंकों में उल्लेख
सोशल प्रमोशन	नामित अकाउंट्स पर तय संख्या में पोस्ट
इंटरव्यू	इवेंट से पहले स्पीकरों के इंटरव्यू
लाइव कवरेज	इवेंट के दिन पोस्ट, स्टोरीज़ या लाइव थ्रेड
इवेंट के बाद की कवरेज	इवेंट के बाद रीकैप लेख या एपिसोड
कम्युनिटी पहुँच	अपने Telegram या WhatsApp चैनल में इवेंट साझा करना
डिस्काउंट कोड	अपनी ऑडियंस के लिए कोड, अगर इवेंट में पेड टिकट हैं

ऐसे रीच के आँकड़ों का वादा न करें जिन्हें आप साबित नहीं कर सकते। अगर आप ऑडियंस के आँकड़े साझा करते हैं, तो बताएँ कि वे कहाँ से आए हैं (आपका एनालिटिक्स टूल, प्लेटफ़ॉर्म इनसाइट्स) और किस तारीख़ के हैं।

बदले में क्या माँगें

मीडिया पार्टनर के लिए उचित लाभ:

अपने रिपोर्टरों, फ़ोटोग्राफ़रों या होस्ट के लिए प्रेस पास।
इवेंट वेबसाइट के मीडिया पार्टनर सेक्शन में लोगो और लिंक।
इवेंट के अपने कम्युनिकेशन में उल्लेख।
स्पीकरों और आयोजकों तक इंटरव्यू एक्सेस, आदर्श रूप से साइट पर कोई शांत जगह।
पहले से जानकारी: एजेंडा, स्पीकर घोषणाएँ और ख़बरें सार्वजनिक होने से पहले, तय एम्बार्गो के तहत।
बड़े इवेंट्स में बूथ या टेबल, कंटेंट रिकॉर्ड करने या पाठकों से मिलने के लिए।

वही माँगें जो आपके संपादकीय काम के लिए उपयोगी हो, सिर्फ़ वह नहीं जो अच्छा दिखता है।

पिच करने के लिए इवेंट्स कैसे खोजें

अपनी इंडस्ट्री और क्षेत्र में इवेंट की घोषणाओं को फ़ॉलो करें।
कॉन्फ़्रेंस वेबसाइटों पर “मीडिया पार्टनर” या “प्रेस” पेज, या पार्टनर आवेदन फ़ॉर्म देखें।
उन प्लेटफ़ॉर्म को देखें जो आने वाली कॉन्फ़्रेंस सूचीबद्ध करते हैं और मीडिया आवेदन स्वीकार करते हैं।
जिन आयोजकों को आप पहले से जानते हैं, उनसे पूछें कि वे आगे कौन से इवेंट कर रहे हैं।

जल्दी पिच करें। आयोजक अपना कम्युनिकेशन कैलेंडर महीनों पहले बना लेते हैं, और सबसे अच्छे स्लॉट भर जाते हैं।

पिच टेम्पलेट

इसे छोटा रखें। आयोजकों को बहुत सारे संदेश मिलते हैं।

विषय: [इवेंट का नाम] के लिए मीडिया पार्टनरशिप प्रस्ताव — [आउटलेट का नाम]

नमस्ते [नाम],

मैं [नाम] हूँ, [आउटलेट] में [भूमिका], जो [देश/भाषा] में [ऑडियंस] के लिए [विषय] को कवर करने वाला [आउटलेट का प्रकार] है।

हमें लगता है कि [इवेंट का नाम] हमारे पाठकों के लिए बहुत उपयुक्त है क्योंकि [एक ठोस कारण]।

हमारा प्रस्ताव: - [डिलीवरेबल 1, संख्या और तारीख़ों के साथ] - [डिलीवरेबल 2] - [डिलीवरेबल 3]

बदले में हम माँगेंगे: - [प्रेस पास, संख्या] - [मीडिया पार्टनर सेक्शन में लोगो और लिंक] - [इंटरव्यू एक्सेस]

हमारी कवरेज के हालिया उदाहरण: [लिंक]।

हम इसे आपकी कम्युनिकेशन योजना के अनुसार बदलने को तैयार हैं। क्या अगले हफ़्ते एक छोटी कॉल हो सकती है?

[नाम, संपर्क, आउटलेट का लिंक]

आयोजक की भाषा में लिखें। मेक्सिको के इवेंट को स्पेनिश में या ब्राज़ील के इवेंट को पुर्तगाली में भेजी गई पिच सम्मान दिखाती है और फ़ैसला आसान बनाती है।

समझौता लिखित में रखें

बार्टर डील के लिए भी एक छोटा लिखित समझौता ज़रूरी है। इसमें शामिल करें:

दोनों पक्षों की डिलीवरेबल्स, तारीख़ों के साथ।
प्रमोशनल सामग्री पर लेबल कैसे लगाया जाएगा।
पहले से दी गई जानकारी के लिए एम्बार्गो के नियम।
लोगो और ब्रांड एसेट्स का उपयोग।
दोनों तरफ़ के संपर्क व्यक्ति, इवेंट के दिन के लिए भी।

अक्सर ऐसा ईमेल काफ़ी होता है जिसकी दोनों पक्ष पुष्टि करें। कोऑर्डिनेशन की कई बातें WhatsApp पर होंगी; सुनिश्चित करें कि अंतिम समझौता ऐसी जगह हो जहाँ दोनों पक्ष उसे बाद में ढूँढ सकें।

डिलीवर करें और रिपोर्ट दें

इवेंट के बाद आयोजक को एक छोटी रिपोर्ट भेजें:

आपने जो कुछ प्रकाशित किया उसके लिंक।
अपने टूल्स से मापे जा सकने वाले नतीजे, उनके स्रोत के साथ।
फ़ोटो या क्लिप जिन्हें वे दोबारा इस्तेमाल कर सकते हैं, अगर इस पर सहमति हुई हो।
अगले संस्करण के लिए विचार।

यही रिपोर्ट एक बार की पार्टनरशिप को सालाना पार्टनरशिप में बदलती है।

अपना आउटलेट प्रोफ़ाइल क्लेम करना

कुछ प्लेटफ़ॉर्म सार्वजनिक रूप से उपलब्ध डेटा से मीडिया आउटलेट्स के सार्वजनिक प्रोफ़ाइल बनाते हैं, ताकि आयोजक उन्हें खोज सकें। BuildAConf पर मीडिया कैटलॉग के मीडिया प्रोफ़ाइल को आउटलेट क्लेम कर सकता है: आप अपने आउटलेट के डोमेन के ईमेल पते से स्वामित्व की पुष्टि करते हैं। क्लेम होने के बाद प्रोफ़ाइल आपके नियंत्रण में होती है और आप इवेंट्स में मीडिया पार्टनर के रूप में आवेदन कर सकते हैं।

आम ग़लतियाँ

दर्जनों इवेंट्स को भेजी गई सामान्य पिच, जिसमें इवेंट का नाम ग़लत होता है।
ऐसी रीच का वादा जिसे मापा नहीं जा सकता।
कवरेज योजना के बिना बहुत सारे पास माँगना।
प्रमोशनल सामग्री बिना लेबल के प्रकाशित करना।
इवेंट के बाद लिंक साझा किए बिना ग़ायब हो जाना।

BuildAConf में मीडिया संस्थान सीधे इवेंट की वेबसाइट से मीडिया पार्टनर के रूप में आवेदन कर सकते हैं, मीडिया कैटलॉग में सार्वजनिक प्रोफ़ाइल रख सकते हैं और अपने डोमेन के ईमेल से मौजूदा प्रोफ़ाइल क्लेम कर सकते हैं। स्वीकृत मीडिया पार्टनर इवेंट साइट पर बार्टर डील के रूप में दिखते हैं, बिना किसी कमीशन के। और जानें: buildaconf.com/para-medios।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या मीडिया पार्टनर को भुगतान मिलता है?

आमतौर पर नहीं। ज़्यादातर मीडिया पार्टनरशिप बार्टर होती हैं: एक्सेस और विज़िबिलिटी के बदले कवरेज और प्रमोशन। पेड प्लेसमेंट विज्ञापन होते हैं और उन पर वैसा ही लेबल लगना चाहिए।

क्या छोटा आउटलेट मीडिया पार्टनर बन सकता है?

हाँ। आयोजक उस केंद्रित ऑडियंस को महत्व देते हैं जो इवेंट से मेल खाती हो। सक्रिय पाठकों वाला कोई niche न्यूज़लेटर या कम्युनिटी चैनल किसी बड़ी सामान्य साइट से ज़्यादा उपयोगी हो सकता है।

क्या मीडिया पार्टनरशिप का मतलब है कि हमें सकारात्मक कवरेज ही लिखनी होगी?

नहीं। घोषणाओं जैसी प्रमोशनल सामग्री पर लेबल होना चाहिए, लेकिन सामग्री की संपादकीय कवरेज स्वतंत्र रहनी चाहिए। सहमति देने से पहले आयोजक से इस पर खुलकर बात करें।

कॉन्फ़्रेंस को कितनी जल्दी पिच करनी चाहिए?

जितनी जल्दी हो सके, आदर्श रूप से जब इवेंट की पहली बार घोषणा हो। आयोजक कम्युनिकेशन और पार्टनर स्लॉट बहुत पहले से तय कर लेते हैं, और देर से की गई पिच को अक्सर मीडिया सेक्शन पहले से भरा मिलता है।