Cómo seleccionar speakers y evaluar propuestas de charlas

Para seleccionar speakers de forma justa, define primero qué necesita tu agenda (temas, niveles, formatos), luego evalúa cada propuesta con una rúbrica de 1 a 5 aplicada por al menos dos o tres revisores, y recién al final arma el programa equilibrando calidad, variedad de temas y diversidad de voces. Combina speakers invitados, que aseguran algunos nombres fuertes, con una convocatoria abierta, que trae perspectivas nuevas. Y responde a todos, también a quienes no quedaron.

Este artículo trata de cómo decidir. Cómo redactar y difundir la convocatoria (CFP) lo cubrimos en otra guía del blog.

Antes de leer propuestas: define el programa que buscas

Si empiezas a leer propuestas sin criterio, terminarás eligiendo las que mejor están escritas, no las que tu público necesita. Antes de abrir la bandeja, escribe:

• Ejes temáticos y cuántas charlas quieres por eje.
• Niveles: cuántas charlas introductorias, intermedias y avanzadas.
• Formatos: charlas largas, charlas relámpago, talleres, paneles.
• Cupo total: número de espacios en la agenda, descontando keynotes, pausas y apertura.
• Restricciones: idioma de las charlas, si aceptas speakers remotos, si cubres pasajes o alojamiento.

Este documento es el que compartes con tu comité de selección. Sin él, cada revisor evalúa contra su propia idea del evento.

Invitados vs. convocatoria abierta

	Speakers invitados	Convocatoria abierta (CFP)
Para qué sirve	Asegurar keynotes y nombres que atraen público y sponsors	Descubrir voces nuevas, conocer a la comunidad, cubrir temas que no anticipaste
Riesgo	Repetir siempre a las mismas personas	Muchas propuestas de calidad dispar, más trabajo de revisión
Cuándo	Primero, antes de abrir el CFP	Después de tener confirmadas las keynotes

Una práctica común es reservar una parte pequeña de la agenda para invitados (keynotes y algún panel) y dejar el resto para la convocatoria. Así el CFP no se percibe como un trámite cuyo resultado ya estaba decidido.

Al invitar, sé claro desde el primer mensaje: fecha, duración de la charla, tema sugerido, qué cubre el evento (pasajes, alojamiento, honorarios o nada) y fecha límite para responder.

La rúbrica de 1 a 5

Una rúbrica simple y conocida por todos los revisores hace que los puntajes sean comparables. Propuesta de criterios:

Criterio	1	3	5
Relevancia para el público	Fuera de tema	Relacionado, pero genérico	Responde a una necesidad clara de tu público
Claridad de la propuesta	No se entiende qué contará	Se entiende el tema, no el recorrido	Objetivo, estructura y conclusiones claros
Originalidad	Repite contenido muy difundido	Enfoque conocido con algo propio	Experiencia o ángulo que nadie más trae
Experiencia del speaker en el tema	No se evidencia	Experiencia general	Experiencia práctica directa
Aporte práctico	Solo teoría o promoción	Algunas ideas aplicables	El público se lleva algo que puede usar

Puedes usar el promedio de estos criterios o un solo puntaje global de 1 a 5 guiado por esta tabla. Lo importante es que todos usen la misma escala.

Reglas para el comité

• Al menos dos o tres revisores por propuesta. Un solo revisor convierte la selección en una opinión personal.
• Revisión independiente: cada uno puntúa sin ver los puntajes de los demás.
• Conflictos de interés: quien trabaja con el speaker, es su amigo cercano o es su jefe no puntúa esa propuesta.
• Revisión anónima cuando sea posible: ocultar nombre y empresa en la primera ronda reduce el sesgo hacia nombres conocidos. Después, en la segunda ronda, puedes ver quién es para revisar experiencia y equilibrio del programa.
• Comentarios breves: una línea que explique el puntaje ayuda a decidir los casos dudosos y a dar feedback.
• Charlas comerciales: define una regla clara. Muchas conferencias no aceptan charlas que sean una presentación de producto, salvo en espacios de sponsors identificados como tales.

De los puntajes al programa

Los puntajes no son la agenda. Son una lista ordenada que el comité usa en una reunión de cierre:

1. Acepta las propuestas con puntaje alto y sin discrepancias entre revisores.
2. Discute las de puntaje medio o con revisores muy en desacuerdo. Un 5 y un 1 sobre la misma propuesta merece conversación.
3. Revisa el equilibrio: ¿están cubiertos todos los ejes? ¿hay charlas para principiantes? ¿hay demasiadas charlas de la misma empresa?
4. Revisa la diversidad de voces (siguiente sección).
5. Arma una lista de suplentes ordenada. Siempre hay bajas de último momento.

Diversidad: cómo aplicarla sin bajar el nivel

Un programa diverso no es una cuota que se cumple al final, es algo que se trabaja desde el inicio:

• Difunde la convocatoria en comunidades diversas: grupos de mujeres en tecnología, comunidades de otras ciudades del país, universidades públicas y privadas, comunidades de pueblos originarios si es relevante para tu temática.
• Diversidad geográfica: en países con capitales dominantes, invitar speakers de ciudades intermedias enriquece el programa y amplía el público.
• Speakers primerizos: ofrece mentoría para preparar la charla, o un espacio de charlas relámpago para quienes hablan por primera vez.
• Cuidado con los paneles homogéneos: revisa la composición de cada panel antes de publicarlo.
• Accesibilidad para speakers: escenario accesible, tiempo extra si alguien lo necesita, opción de charla remota cuando el viaje es una barrera.
• Cubre costos cuando puedas: pagar pasajes o alojamiento abre la puerta a speakers que no tienen una empresa que los financie.

El objetivo es que la mejor charla posible sobre cada tema llegue a tu escenario, y eso solo pasa si la convocatoria llega a todas las personas que podrían darla.

Comunicar aceptaciones y rechazos

Responder bien es parte de la reputación del evento. Las personas rechazadas hoy pueden ser tus speakers, sponsors o asistentes mañana.

Aceptación

Incluye: título de la charla aceptada, fecha y horario (o cuándo se publicará la agenda), duración, qué cubre el evento, fecha límite para confirmar y qué necesitas (foto, bio, presentación). Pide confirmación explícita.

Rechazo

• Envíalo en la misma fecha que las aceptaciones, no semanas después.
• Agradece el tiempo invertido en la propuesta.
• Explica el contexto: cuántas propuestas llegaron en relación con los espacios disponibles, sin dar cifras que no tengas.
• Si puedes, da una línea de feedback basada en los comentarios del comité.
• Ofrece algo: una entrada con descuento, un espacio en la lista de suplentes, una invitación a postular en la próxima edición.

Plantilla breve:

Hola, [nombre]: gracias por enviar “[título]” a [evento]. Este año recibimos muchas más propuestas que espacios disponibles y no pudimos incluir la tuya en el programa. [Feedback opcional en una línea]. Nos encantaría verte en el evento y que vuelvas a postular en la próxima edición. Si se libera un espacio, te escribiremos.

Una vez cerrada la selección, publica el programa pronto: los speakers confirmados son tus mejores difusores.

En BuildAConf la convocatoria llega a una bandeja donde tu equipo puntúa cada propuesta de 1 a 5, aceptas en bloque y la charla pasa a la agenda con un clic. Para invitados, puedes enviar enlaces personales o buscar perfiles por tema, idioma y ciudad en el directorio de speakers.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos revisores necesita cada propuesta?

Al menos dos, idealmente tres. Con un número impar es más fácil desempatar. Si recibes muchas propuestas, reparte la carga para que cada revisor lea un subconjunto, pero asegura que cada propuesta tenga varios puntajes independientes.

¿Conviene hacer la revisión anónima?

En la primera ronda, sí, cuando sea posible: ocultar nombre y empresa reduce el sesgo hacia personas conocidas. En la ronda final puedes ver quién es cada speaker para revisar experiencia, equilibrio del programa y conflictos de interés.

¿Qué hago si un sponsor quiere una charla?

Decide la regla antes de vender patrocinios. Una opción es ofrecer un espacio identificado como charla de sponsor, fuera del proceso de selección. Si la charla va en el programa general, debe pasar por la misma rúbrica que las demás.

¿Debo dar feedback a todas las propuestas rechazadas?

No es obligatorio, pero una línea de feedback es muy valorada, sobre todo por speakers primerizos. Si no tienes tiempo para todos, al menos responde a quienes lo pidan y envía el rechazo en la misma fecha que las aceptaciones.