Como organizar uma chamada de palestrantes (CFP) passo a passo

Para organizar uma chamada de palestrantes (call for papers, ou CFP), defina primeiro os temas e formatos que você quer na agenda, publique um formulário curto com prazo claro, divulgue nas comunidades certas, avalie as propostas com critérios escritos e responda a todas as pessoas, aceitas ou não. Uma boa chamada não serve só para encher a agenda: ela traz vozes novas, mostra para patrocinadores que a comunidade está ativa e reduz a dependência dos mesmos palestrantes de sempre.

Chamada aberta, convite ou os dois?

Há três formas de montar a agenda:

Só convite. Você escolhe cada palestrante. Rápido e previsível, mas tende a repetir os mesmos nomes.
Só chamada aberta. Qualquer pessoa envia uma proposta. Traz diversidade e surpresas, mas exige tempo de avaliação.
Misto. Você convida as palestras de abertura e encerramento e algumas pessoas-chave, e abre o resto. É o formato mais comum em conferências de comunidade.

Muitos eventos brasileiros de tecnologia usam chamadas abertas há anos. A Python Brasil 2025, por exemplo, publicou sua chamada de propostas em uma página própria, para atividades de vários níveis e temas, com o evento presencial em São Paulo de 21 a 27 de outubro de 2025 e transmissão ao vivo.

Passo 1: defina o que você quer receber

Antes de abrir o formulário, escreva:

Trilhas ou temas. Três a seis trilhas costumam bastar. Descreva cada uma em uma ou duas frases, com exemplos do que entra e do que não entra.
Formatos. Palestra longa, palestra curta, lightning talk, workshop, painel. Diga a duração de cada um.
Público. Iniciante, intermediário, avançado. Diga se o evento quer conteúdo para todos os níveis.
Idioma. Português, espanhol, inglês. Em eventos com público de vários países da América Latina, aceitar propostas em espanhol amplia muito o leque de palestrantes.
O que o evento oferece. Ingresso, passagem, hospedagem, cachê. Seja explícito: muitas pessoas não enviam proposta porque não sabem se terão como pagar a viagem.

Passo 2: monte um formulário curto

Pergunte só o que você vai usar para decidir e para publicar:

Campo	Por que
Título	Vai para a agenda
Resumo público	Vai para o site, 500 a 800 caracteres
Descrição para a banca	Estrutura, o que o público vai aprender
Formato e trilha	Para distribuir na grade
Nível	Para equilibrar a agenda
Mini bio e foto	Vai para o site
Palestras anteriores ou vídeo (opcional)	Ajuda a avaliar quem já palestrou
Necessidades de viagem e acessibilidade	Para orçar e se preparar
Cidade de origem	Para orçar passagens

Evite pedir dados que você não vai usar. Cada campo extra é um motivo para alguém desistir no meio.

Passo 3: defina datas realistas

Um cronograma típico tem cinco marcos:

Abertura da chamada.
Encerramento (com data e horário, incluindo fuso: lembre que o Brasil tem mais de um e que palestrantes de outros países vão ler o prazo).
Avaliação.
Comunicação das decisões.
Publicação da agenda.

Deixe tempo entre a decisão e o evento para que as pessoas aceitas consigam autorização no trabalho, comprem passagens com preço razoável e preparem a palestra. Prorrogar o prazo uma vez é comum; prorrogar várias vezes passa a impressão de que ninguém está enviando.

Passo 4: divulgue onde estão os palestrantes

Comunidades e meetups da sua área: grupos de WhatsApp e Telegram, Discord, listas de e-mail.
LinkedIn, com um post pessoal dos organizadores, não só da página do evento.
Palestrantes de edições anteriores, pedindo que indiquem outras pessoas.
Grupos de diversidade em tecnologia, que costumam ter pessoas preparadas que não recebem convite.
Universidades e grupos de pesquisa, se o evento tiver trilha acadêmica.
Comunidades de outros países da América Latina, se o evento aceitar propostas em espanhol.

Uma mensagem pessoal funciona melhor que um post genérico: “Vi sua palestra sobre X no meetup Y, acho que caberia na nossa trilha Z. A chamada fecha em {{data}}”.

Passo 5: avalie com critérios escritos

Combine os critérios antes de ler a primeira proposta. Um exemplo de grade simples, com nota de 1 a 5 por proposta:

Relevância para o público do evento.
Clareza: dá para entender o que o público vai aprender?
Originalidade: traz algo que não se vê em todo evento?
Encaixe na agenda: equilibra trilhas, níveis e formatos.

Avaliação anônima

Esconder nome, empresa e bio na primeira rodada reduz o peso de “quem é a pessoa” e aumenta o peso de “o que ela propõe”. Ferramentas como o pretalx, software de código aberto usado por muitas conferências, permitem escolher entre avaliação anônima e aberta por evento. Uma prática comum é fazer a primeira rodada às cegas e só na segunda olhar o perfil, para equilibrar a agenda.

Quem avalia

Pelo menos duas ou três pessoas por proposta.
Pessoas de diferentes áreas e perfis.
Quem tem conflito de interesse (mesma empresa, amizade próxima) se declara e não avalia aquela proposta.

Passo 6: decida e monte a agenda

Ordene as propostas pela nota média, mas não monte a agenda só pela nota. Verifique:

Equilíbrio entre trilhas e níveis.
Repetição de temas.
Diversidade de palestrantes (gênero, região, empresa, nível de experiência).
Custos de viagem que cabem no orçamento.

Guarde uma lista de espera: alguém sempre desiste.

Passo 7: comunique as decisões

Aceitos: envie a confirmação com prazo para aceitar, as informações práticas (data, sala provisória, duração, equipamento, apoio de viagem) e um pedido de foto e bio finais.

Não aceitos: responda a todos. Um e-mail educado, sem promessas vazias, que agradece e, se possível, explica o motivo geral (“recebemos muitas propostas sobre X”). Quem recebe resposta tende a enviar de novo no ano seguinte.

Lista de espera: diga com clareza que a pessoa está em lista de espera e até quando você pode chamá-la.

Passo 8: cuide de quem vai palestrar

Uma conversa ou mensagem de alinhamento antes do evento.
Prazo para enviar os slides, se houver tradução ou legendas.
Orientação sobre o local, a sala, o microfone e o tempo.
Ensaio técnico no dia, se possível.
Depois do evento: agradecimento, link da gravação e feedback do público.

Erros comuns na chamada de palestrantes

Formulário longo, com campos que ninguém vai ler.
Prazo confuso, sem fuso horário.
Não dizer o que o evento cobre (passagem, hospedagem).
Avaliar sem critérios e decidir “no feeling”.
Não responder a quem não foi aceito.
Publicar a agenda tão tarde que o público não consegue se programar.

No BuildAConf, a chamada de palestrantes faz parte do site do evento: os palestrantes enviam propostas, sua equipe dá notas de 1 a 5 na caixa de entrada do organizador, pode aceitar várias de uma vez e, com um clique, a palestra entra na agenda e aparece no site e no app. Você também pode convidar pessoas do catálogo de palestrantes com um link pessoal. Saiba mais em buildaconf.com.

Perguntas frequentes

Quanto tempo a chamada de palestrantes deve ficar aberta?

Tempo suficiente para a divulgação chegar às comunidades e para as pessoas escreverem com calma, geralmente algumas semanas. Mais importante que a duração é anunciar o prazo com clareza e lembrar a comunidade perto do fim.

Devo pagar os palestrantes?

Depende do orçamento e do tipo de evento. Em eventos de comunidade é comum cobrir ingresso e, quando possível, passagem e hospedagem. O essencial é dizer na chamada exatamente o que o evento oferece, para ninguém descobrir depois.

Como aumentar a diversidade de palestrantes?

Divulgue em grupos de diversidade, convide pessoalmente, aceite formatos curtos para quem palestra pela primeira vez, ofereça mentoria para preparar a palestra e use avaliação anônima na primeira rodada.

O que fazer se chegarem poucas propostas?

Prorrogue uma vez, com divulgação direcionada, e complete a agenda com convites. Envie mensagens pessoais para quem palestrou em meetups da sua cidade: muita gente só envia proposta quando alguém pede.