Qué pedir a cambio como media partner y cómo dejarlo por escrito

Como media partner, lo razonable es pedir a cambio lo que te permite hacer un buen trabajo y crecer: acreditación de prensa para tu equipo, acceso a entrevistas con speakers u organizadores, presencia de tu logo en el sitio y materiales del evento, información útil para tu cobertura y, si aplica, un espacio físico. Lo importante es que el pedido sea proporcional a lo que aportas y que todo quede por escrito, con entregables y fechas de ambos lados. Esta guía detalla cada beneficio y te da una plantilla de acuerdo.

El principio: un canje equilibrado

Una alianza de medios es un intercambio. El organizador recibe difusión y cobertura; tú recibes acceso, contenido y visibilidad. Si pides mucho más de lo que aportas, el organizador dirá que no o aceptará a regañadientes. Si pides muy poco, la alianza no te sirve.

Antes de pedir, ordena tu oferta: qué vas a publicar, cuándo y en qué canales. Si aún no la armaste, empieza por cómo ser media partner de un evento.

Qué pedir: los beneficios más comunes

1. Acreditación de prensa

Es la base de cualquier alianza de medios. Define:

Cuántas personas (periodista, fotógrafo, camarógrafo).
Qué días y qué espacios cubre (salas, zona de sponsors, eventos paralelos, fiesta de cierre).
Si incluye acceso a la sala de prensa, wifi dedicado, enchufes y un lugar para trabajar.
Si hay restricciones para grabar charlas o fotografiar en ciertos espacios.

2. Entrevistas

Las entrevistas son el contenido más valioso que puedes sacar de un evento:

Entrevistas con speakers, antes o durante el evento.
Entrevista con el organizador para una nota previa.
Acceso a sponsors o asistentes destacados, si aceptan.

Pide que el organizador facilite el contacto, pero entiende que no puede obligar a nadie. Lo razonable es “el organizador presentará la solicitud a los speakers y coordinará horarios con quienes acepten”.

3. Logo y visibilidad

Logo en la sección de aliados o medios del sitio del evento.
Logo en pantallas, banner o material impreso, si el evento los tiene para aliados.
Menciones en redes del evento: anuncio de la alianza y agradecimiento posterior.
Mención desde el escenario, si se hace para aliados.

Pide ver dónde y de qué tamaño aparece tu logo. “Visibilidad” sin detalle no es un beneficio verificable.

4. Información y datos

Comunicados de prensa y kit de prensa antes que el público general.
Anuncios en exclusiva o con anticipación (un speaker, un lanzamiento).
Datos del evento para tu cobertura: cantidad de asistentes registrados, países representados, temas. Pide que te indiquen si son datos medidos o estimados para poder citarlos correctamente.
Agenda final con tiempo para planificar la cobertura.

Sobre datos de asistentes (nombres, correos): no es algo que debas esperar. En muchos países hay normas de protección de datos personales que limitan compartirlos sin consentimiento. Si te interesa sumar suscriptores, mejor pide una forma de invitar a los asistentes a suscribirse, por ejemplo con un enlace en la app o en un correo del evento.

5. Espacio físico

En algunos eventos un medio puede tener:

Una mesa o stand pequeño para grabar entrevistas o mostrar su medio.
Un rincón para grabar podcast o video.
Espacio para material impreso.

Es un beneficio de más valor; pídelo si tu aporte lo justifica y si realmente lo vas a usar.

6. Otros beneficios posibles

Entradas para sortear entre tu audiencia.
Un código de descuento para tu comunidad, si el evento vende entradas.
Participación como moderador de un panel o en una actividad del programa.
Contenido exclusivo: grabaciones, fotos oficiales con permiso de uso, presentaciones de speakers.

Cómo calibrar lo que pides

Una forma práctica de ordenar tu pedido:

Lo que aportas	Pedido razonable (orientativo)
Difusión básica en redes	Acreditación, logo en la sección de medios
Notas previas + cobertura del día	Lo anterior + entrevistas facilitadas + kit de prensa anticipado
Serie de contenido, newsletter, episodio dedicado, crónica	Lo anterior + menciones destacadas + espacio para grabar
Producción de contenido oficial (video resumen, transmisión)	Puede justificar un acuerdo pagado o un canje mayor

La tabla es orientativa: cada evento valora distinto cada beneficio. Si tu aporte crece hasta parecerse a un servicio profesional, como producir el video oficial, ya no es un canje simple; conviene tratarlo como un acuerdo comercial aparte.

Cómo dejarlo por escrito

Un canje sin papel termina en malentendidos. No hace falta un contrato largo; puede ser un correo o un documento firmado por ambas partes. Esto es orientación general, no asesoría legal: si el acuerdo es grande o involucra pagos, consulta a un abogado.

Qué debe incluir

Partes: nombre del medio y de la entidad organizadora, con responsables.
Vigencia: desde cuándo y hasta cuándo.
Entregables del medio: qué publicas, en qué canal y en qué fecha.
Entregables del evento: acreditaciones, entrevistas, logo, menciones, espacio, con fechas.
Materiales: logos, textos, fotos y fecha en que cada parte los envía.
Uso de marca y contenido: quién puede usar qué (por ejemplo, si el evento puede republicar tu nota, o si tú puedes usar fotos oficiales).
Independencia editorial: aclara que la alianza no significa que el evento apruebe tu contenido. Puedes aceptar revisar datos factuales, pero no ceder el control editorial.
Cancelación o cambios: qué pasa si el evento se pospone o pasa a virtual, o si no puedes cumplir.
Informe: qué métricas compartes después y cuándo.

Plantilla breve

Acuerdo de media partnership – [Evento] y [Medio]

Vigencia: [fecha inicio] a [fecha fin]

El medio se compromete a:
- [Nota de anuncio] en [sitio] antes del [fecha].
- [Menciones en newsletter] en las ediciones del [fechas].
- [Cobertura el día del evento] en [redes].
- [Crónica posterior] antes del [fecha].
- Enviar informe con enlaces y métricas antes del [fecha].

El evento se compromete a:
- [N] acreditaciones de prensa para [días/espacios].
- Facilitar solicitudes de entrevista con [speakers/organizadores].
- Logo del medio en [sección del sitio / pantallas] desde el [fecha].
- [Menciones en redes]: anuncio de la alianza y agradecimiento.
- Kit de prensa y agenda final antes del [fecha].

Independencia editorial: el medio conserva el control editorial
de su contenido.

Cambios o cancelación: [qué pasa].

Contactos: [nombre, correo, teléfono de cada parte].

Durante y después: haz valer el acuerdo

Antes del evento, confirma por escrito los nombres de tus acreditados y las entrevistas agendadas.
Ten a mano el acuerdo el día del evento por si surge alguna duda en la acreditación.
Si algo prometido no se cumple, plantéalo con calma y por escrito después del evento; propón una compensación razonable para la próxima edición.
Envía tu informe aunque nadie lo pida. Es tu mejor argumento para pedir más la próxima vez.

Errores comunes

Aceptar un “después vemos” en lugar de beneficios concretos.
Pedir listas de asistentes sin considerar la protección de datos.
Ceder control editorial sin darte cuenta.
No definir fechas para los entregables del evento.
Comprometer más cobertura de la que tu equipo puede producir.

Cómo te ayuda BuildAConf

En BuildAConf puedes postular como media partner desde el sitio de cada evento y tener tu medio en el catálogo público de medios, donde los organizadores pueden invitarte. Si tu perfil ya existe a partir de información pública, puedes reclamarlo con un correo del dominio de tu medio. Los acuerdos de canje con medios no tienen comisión.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pedir que el evento me pague además del canje?

Puedes proponerlo si produces contenido o servicios que van más allá de la difusión. En ese caso, sepáralo como un acuerdo comercial con precio y entregables propios, distinto de la alianza de medios.

¿El evento puede pedirme revisar mis notas antes de publicarlas?

Puede pedirlo, pero no estás obligado a aceptarlo. Una opción equilibrada es permitir la verificación de datos factuales, como nombres, fechas y cifras, sin ceder la decisión editorial.

¿Qué hago si el evento no cumple lo acordado?

Documenta qué faltó, escríbelo con calma al responsable y propón una solución, por ejemplo una mención extra después del evento o mejores condiciones en la próxima edición. Tener el acuerdo por escrito facilita esta conversación.

¿Cuántas acreditaciones debería pedir?

Las que tu cobertura realmente necesita. Si vas a grabar entrevistas, una persona para el contenido y otra para la cámara es un pedido lógico; pedir de más para invitar a amigos daña la relación.