कॉन्फ़्रेंस प्लानिंग चेकलिस्ट: 6 महीने पहले से इवेंट के अगले दिन तक
चरणबद्ध कॉन्फ़्रेंस प्लानिंग चेकलिस्ट, छह महीने पहले से अगले दिन तक: वेन्यू, स्पीकर, स्पॉन्सर, प्रमोशन, प्रोडक्शन और फ़ॉलो-अप।
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कॉन्फ़्रेंस प्लानिंग चेकलिस्ट काम को चरणों में बाँटती है: छह महीने पहले आप तारीख़, वेन्यू, बजट और टीम तय करते हैं; चार महीने पहले कॉल फ़ॉर पेपर्स खोलते हैं और स्पॉन्सरशिप बेचना शुरू करते हैं; दो महीने पहले एजेंडा प्रकाशित करते हैं और प्रमोशन तेज़ करते हैं; आख़िरी हफ़्तों में लॉजिस्टिक्स पक्की करते हैं; और अगले दिन लोगों को धन्यवाद देते हैं, स्पॉन्सरों को रिपोर्ट भेजते हैं और बजट बंद करते हैं। नीचे दिए चरणों को शुरुआती बिंदु मानें और समय अपने इवेंट के आकार के अनुसार ढालें; छोटे कम्युनिटी मीटअप को कम तैयारी-समय चाहिए, अंतरराष्ट्रीय स्पीकरों वाली बहु-दिवसीय कॉन्फ़्रेंस को ज़्यादा।
6 महीने पहले: नींव
कॉन्सेप्ट और टीम
- इवेंट का उद्देश्य, ऑडियंस और फ़ॉर्मेट तय करें (एक दिन, दो दिन, ट्रैक, वर्कशॉप)।
- नाम चुनें और जाँचें कि डोमेन और सोशल हैंडल उपलब्ध हैं।
- मुख्य टीम और ज़िम्मेदार तय करें: कंटेंट, स्पॉन्सर, प्रोडक्शन, मार्केटिंग, स्वयंसेवक, वित्त।
- सहमति बनाएँ कि फ़ैसले कैसे लिए जाएँगे और टीम कहाँ बातचीत करेगी (एक ग्रुप चैट, एक साझा फ़ोल्डर)।
तारीख़ और वेन्यू
- स्थानीय कैलेंडर जाँचें: सार्वजनिक छुट्टियाँ, स्कूल की छुट्टियाँ, चुनाव, बड़े स्थानीय आयोजन और आपके niche की दूसरी कॉन्फ़्रेंस।
- कम से कम दो वेन्यू देखें। क्षमता, कमरे, इंटरनेट, बिजली, सुगमता, लोकेशन और परिवहन जाँचें।
- पूछें कि क्या शामिल है: ऑडियो, स्क्रीन, फ़र्नीचर, सफ़ाई, सुरक्षा, कैटरिंग का एकाधिकार।
- वेन्यू को लिखित समझौते और स्पष्ट रद्दीकरण नीति के साथ रिज़र्व करें।
बजट
- ख़र्च की मदों, आय स्रोतों और आकस्मिक रिज़र्व के साथ बजट का मसौदा बनाएँ। हमारा कॉन्फ़्रेंस बजट टेम्पलेट देखें।
- टिकट मूल्य की रणनीति तय करें (मुफ़्त, पेड, अर्ली बर्ड, छात्र)।
- तय करें कि पैसा कैसे प्राप्त करेंगे और इनवॉइस किस मुद्रा में जारी करेंगे।
ऑनलाइन उपस्थिति
- तारीख़, शहर और वेटलिस्ट के साथ प्री-लॉन्च पेज प्रकाशित करें।
- इवेंट के लिए सोशल मीडिया अकाउंट और ईमेल पता बनाएँ।
5 महीने पहले: कंटेंट और स्पॉन्सर
- कीनोट स्पीकरों को आमंत्रित करें। यात्रा की व्यवस्था और आप क्या कवर करते हैं, इसकी पुष्टि करें।
- कॉल फ़ॉर पेपर्स लिखें और खोलें: विषय, फ़ॉर्मेट, तारीख़ें, स्पीकरों को क्या मिलता है।
- स्पॉन्सरशिप डेक और पैकेज तैयार करें।
- स्पॉन्सरों की टारगेट सूची बनाएँ और आउटरीच शुरू करें।
- संभावित मीडिया पार्टनरों और कम्युनिटी पार्टनरों से संपर्क करें।
- आचार संहिता लिखें।
4 महीने पहले: गति
- कॉल फ़ॉर पेपर्स को कम्युनिटी, विश्वविद्यालयों और पार्टनर चैनलों में प्रमोट करें।
- स्पॉन्सरों से फ़ॉलो-अप करें; इच्छुक लोगों के साथ कॉल तय करें।
- ऑडियो-विज़ुअल, कैटरिंग, प्रिंटिंग, फ़ोटोग्राफ़ी और वीडियो के कोटेशन लें।
- अगर आप शुल्क ले रहे हैं, तो रजिस्ट्रेशन या टिकट बिक्री खोलें।
- पहले पुष्ट स्पीकरों की घोषणा करें।
- सोशल मीडिया पर नियमित कंटेंट कैलेंडर शुरू करें।
3 महीने पहले: चयन और संरचना
- कॉल फ़ॉर पेपर्स बंद करें और अपनी कमेटी के साथ समीक्षा करें।
- वादा की गई तारीख़ पर स्वीकृति, वेटलिस्ट और अस्वीकृति के ईमेल भेजें।
- स्पीकरों की पुष्टि करें और बायो, फ़ोटो और अंतिम एब्स्ट्रैक्ट इकट्ठा करें।
- यात्रा करने वाले स्पीकरों के लिए फ़्लाइट और होटल बुक करें; तारीख़ पास आने पर क़ीमतें आमतौर पर बढ़ती हैं।
- स्पष्ट डिलीवरेबल्स के साथ मीडिया पार्टनरशिप समझौतों पर हस्ताक्षर करें।
- स्वयंसेवकों को जोड़ें और उनकी भूमिकाएँ तय करें।
- अगर कोई हो, तो इन्फ़्लुएंसर पार्टनरशिप और एक्रेडिटेशन के नियम तय करें।
2 महीने पहले: एजेंडा और प्रमोशन
- दिन और कमरे के अनुसार पूरा एजेंडा प्रकाशित करें।
- सभी स्पीकरों को वेबसाइट और इवेंट ऐप पर प्रकाशित करें।
- बचे हुए स्पॉन्सर सौदे पूरे करें और लोगो व ब्रांड दिशानिर्देश इकट्ठा करें।
- आहार विकल्पों सहित कैटरिंग मेन्यू की पुष्टि करें।
- ऑडियो-विज़ुअल ज़रूरतों की पुष्टि करें: माइक्रोफ़ोन, स्क्रीन, रिकॉर्डिंग, स्ट्रीमिंग।
- बैज, बैनर, साइनेज और स्टेज स्क्रीन डिज़ाइन करें।
- प्रतिभागी के सफ़र की योजना बनाएँ: रजिस्ट्रेशन डेस्क, साइनेज, कॉफ़ी एरिया, स्पॉन्सर बूथ।
- प्रमोशन बढ़ाएँ: स्पीकर स्पॉटलाइट, पार्टनर पोस्ट, कम्युनिटी रिमाइंडर।
1 महीने पहले: सब कुछ पक्का करें
- प्रिंटिंग ऑर्डर इतने समय के साथ भेजें कि सुधार की गुंजाइश रहे।
- सभी सप्लायरों की पुष्टि लिखित में लें, पहुँचने के समय और संपर्कों के साथ।
- स्पीकरों को उनकी गाइड भेजें: वेन्यू, पहुँचने का समय, स्लाइड फ़ॉर्मेट, संपर्क।
- स्पॉन्सरों को उनकी गाइड भेजें: बूथ का आकार, सेटअप का समय, बिजली, इंटरनेट, डिलीवरी।
- मीडिया पार्टनरों और इन्फ़्लुएंसरों को ब्रीफ़ करें: पास, इंटरव्यू के मौक़े, फ़िल्मिंग के नियम।
- स्वयंसेवकों को प्रशिक्षित करें और रन-ऑफ़-शो साझा करें।
- आकस्मिक योजना तैयार करें: स्पीकर का रद्द होना, बिजली कटना, इंटरनेट फ़ेल होना, खुले में हो तो बारिश।
- अपने शहर में लागू परमिट, बीमा और वेन्यू की आवश्यकताएँ जाँचें।
1 हफ़्ता पहले
- रजिस्टर्ड प्रतिभागियों को पता, कार्यक्रम और क्या लाना है, इसके साथ रिमाइंडर भेजें।
- कैटरिंग की अंतिम संख्या की पुष्टि करें।
- स्पीकरों की फ़्लाइट और पिकअप समय दोबारा पक्का करें।
- वेबसाइट, ऐप और एजेंडा को मोबाइल पर टेस्ट करें।
- रजिस्ट्रेशन डेस्क तैयार करें: बैज सूचियाँ, प्रिंटर, अतिरिक्त लैनयार्ड।
- आपातकालीन संपर्कों की सूची बनाएँ: वेन्यू, सप्लायर, चिकित्सा सेवाएँ, टीम लीड।
- उद्घाटन, स्पॉन्सर धन्यवाद और सामान्य घोषणाओं के लिए स्लाइड तैयार करें।
एक दिन पहले
- सेटअप के लिए वेन्यू जाएँ: स्टेज, स्क्रीन, साउंड चेक, साइनेज, बूथ।
- इंटरनेट को सिर्फ़ एक लैपटॉप से नहीं, कई डिवाइस के साथ टेस्ट करें।
- सभी स्पीकरों की स्लाइड्स स्टेज कंप्यूटर पर बैकअप के साथ लोड करें।
- टीम और स्वयंसेवकों को आख़िरी बार ब्रीफ़ करें।
- रेडियो, फ़ोन और बैटरियाँ चार्ज करें।
- सो जाएँ।
इवेंट का दिन
- टीम जल्दी पहुँचे; अंतिम वॉक-थ्रू।
- रजिस्ट्रेशन पर्याप्त स्टाफ़ के साथ समय पर खुले।
- स्टेज मैनेजर सेशन को समय पर चलाए।
- एक व्यक्ति स्पीकर संभाले, एक स्पॉन्सर, एक मीडिया।
- फ़ोटोग्राफ़र स्पीकरों, स्पॉन्सरों के बूथ और ब्रांडेड क्षेत्रों को कैप्चर करे।
- सोशल मीडिया पर लाइव अपडेट पोस्ट करें।
- समस्याओं पर नज़र रखें और उन्हें चुपचाप सुलझाएँ।
- स्टेज से स्पॉन्सरों, पार्टनरों, स्पीकरों और स्वयंसेवकों को धन्यवाद दें।
अगले दिन
- स्पीकरों, स्पॉन्सरों, पार्टनरों, मीडिया, इन्फ़्लुएंसरों और स्वयंसेवकों को धन्यवाद संदेश भेजें।
- इवेंट की यादें ताज़ा रहते प्रतिभागियों को छोटा सर्वे भेजें।
- फ़ोटो साझा करें और, तैयार होने पर, रिकॉर्डिंग भी।
- सारी कवरेज और पोस्ट के लिंक इकट्ठा करें।
- सप्लायरों को भुगतान करें और हर ख़र्च दर्ज करें।
दो हफ़्ते बाद
- हर स्पॉन्सर को फ़ोटो और मापे जा सकने वाले आँकड़ों के साथ रिपोर्ट भेजें।
- असली आँकड़ों के साथ बजट बंद करें।
- टीम रेट्रोस्पेक्टिव करें: क्या काम किया, क्या नहीं, क्या बदलना है।
- प्रमुख स्पॉन्सरों और पार्टनरों से अगले संस्करण के बारे में पूछें।
- अगर तारीख़ तय हो तो उसकी घोषणा करें, और वेटलिस्ट खुली रखें।
इस चेकलिस्ट के उपयोग के सुझाव
- हर मद को एक ज़िम्मेदार दें। बिना ज़िम्मेदार की चेकलिस्ट सिर्फ़ इच्छा-सूची है।
- तय तारीख़ों से पीछे की ओर काम करें। प्रिंटिंग, फ़्लाइट और वीज़ा की समय-सीमाएँ कड़ी होती हैं।
- इसे एक साझा जगह रखें जहाँ पूरी टीम स्थिति देख सके।
- अपने शहर के अनुसार ढालें। छोटे शहरों में सप्लायर कम हो सकते हैं, इसलिए उन्हें पहले बुक करें; राजधानियों में ज़्यादा प्रतिस्पर्धी इवेंट हो सकते हैं।
BuildAConf इस सूची की कई मदों को एक ही जगह कवर करता है: वेटलिस्ट के साथ प्री-लॉन्च पेज, इवेंट वेबसाइट और इंस्टॉल होने वाला ऐप, कॉल फ़ॉर पेपर्स, एजेंडा, और स्पॉन्सरों व पार्टनरों को प्रस्ताव। अपना इवेंट मुफ़्त में बनाएँ: buildaconf.com।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
कॉन्फ़्रेंस की प्लानिंग कितना पहले शुरू करनी चाहिए?
कुछ सौ प्रतिभागियों वाली एक या दो दिन की कॉन्फ़्रेंस के लिए लगभग छह महीने आरामदायक तैयारी-समय है। बड़े इवेंट्स, या अंतरराष्ट्रीय स्पीकरों और कॉर्पोरेट स्पॉन्सरों वाले इवेंट्स को और पहले शुरू करने से फ़ायदा होता है; छोटे कम्युनिटी इवेंट जल्दी आयोजित हो सकते हैं।
सबसे ज़्यादा भूली जाने वाली चीज़ क्या है?
प्रतिभागियों, स्पॉन्सरों और स्ट्रीमिंग के लिए इंटरनेट क्षमता और बिजली। सेटअप के दौरान एक साथ कई डिवाइस के साथ टेस्ट करें, और अगर स्ट्रीमिंग या वर्कशॉप इस पर निर्भर हैं तो वेन्यू से डेडिकेटेड लाइन माँगें।
एजेंडा कब प्रकाशित करना चाहिए?
जैसे ही वह स्थिर हो जाए, आदर्श रूप से इवेंट से लगभग दो महीने पहले। प्रकाशित एजेंडा टिकट बिक्री में मदद करता है, स्पॉन्सरों को भरोसा देता है और यात्रा करने वाले प्रतिभागियों को योजना बनाने देता है।
इवेंट के अगले दिन मुझे क्या करना चाहिए?
सभी शामिल लोगों को धन्यवाद दें, प्रतिभागियों को छोटा सर्वे भेजें, फ़ोटो साझा करें, कवरेज के लिंक इकट्ठा करें और सप्लायरों को भुगतान करें। फिर दो हफ़्ते के भीतर स्पॉन्सरों को रिपोर्ट दें और असली आँकड़ों के साथ बजट बंद करें।